Fiche Métier : Comptable dans la fonction publique

Qu’est-ce qu’un Comptable dans la fonction publique ?

Le Comptable est également appelé le gestionnaire budgétaire, le responsable comptabilité, le comptable général ou le responsable consolidation. Les appellations sont identiques qu’il exerce dans la fonction publique ou dans une entreprise privée. Ce fonctionnaire appartient au réseau du Trésor public. Il lui revient d’enregistrer l’ensemble des entrées et des sorties d’argent dans la caisse. Autrement dit, il est le premier responsable de la tenue des comptes. Par ailleurs, il est l’interface privilégié de ses collaborateurs et des fournisseurs.  

Dans certains cas, le Comptable dans la fonction publique peut être amené à intervenir sur la comptabilité analytique. Grâce à cette dernière, il peut améliorer les processus existants et analyser les activités prioritaires les plus coûteuses. En ce sens, il effectue le suivi de l’évolution des coûts des prestations affectées aux ressources humaines. Cela permet d’entretenir une relation entre les prises de décisions politiques au niveau budgétaire et leur impact sur lesdites prestations.  

Le métier de Comptable dans la fonction publique est essentiel dans la gestion budgétaire et la recherche d’économies. Le responsable comptabilité doit avoir à sa portée des informations analytiques exactes et en temps réel telles que la connaissance du processus et du coût des activités (salaires, achat de biens et de marchandises, etc.) pour une administration bien gérée.

Quel est son rôle ?

Le rôle du Comptable dans la fonction publique ne se résume pas seulement au domaine comptable, il est également de nature administrative. Son rôle varie selon la taille et l’organisation de l’administration publique où il évolue. L’activité peut être spécialisée ou polyvalente selon l’envergure de l’établissement : mairies, préfectures, ministères, hôpitaux, conseils régionaux et généraux, intercommunautés, etc.

Pour fonctionner correctement, une administration doit consommer des biens et des services au quotidien. Elle doit recevoir un certain nombre de factures. Celles-ci sont traitées en fonction des procédés des dépenses publiques.

Ce professionnel des chiffres s’occupe de la liquidation, du suivi, du classement et de l’archivage de toutes ces factures qui circulent au sein de l’administration publique. À ce titre, il est en charge :

• des factures journalières courantes (gaz, électricité, traiteur, outillage, autoroute, etc.)

• de contrats plus importants – comme les marchés publics par exemple. Il peut s’agir ici du carburant, de l’entretien des véhicules de fonction, du nettoyage des locaux, de la réparation ou remplacement des mobiliers de bureau, des médicaments, etc.). En général, ces dépenses sont liées le plus souvent aux besoins internes. 

Qu’il s’agisse du premier ou du second cas, le comptable doit réunir, coordonner et vérifier ces données comptables avant tout mandatement. Dans cette optique, il peut s’aider de progiciels comptables dédiés pour sa tenue comptable. Ces derniers disposent des fonctionnalités performantes. Via ce progiciel, le gestionnaire budgétaire peut suivre au jour le jour la santé financière de l’établissement. Ce type de logiciels favorise l’amélioration de l’administration sous tous les aspects :

• saisie des écritures comptables

• automatisation des tâches

• réduction voire absence de ressaisies des pièces comptables

• diminution des erreurs comptables

• classement et archivage des documents comptables.

Mandatement des factures

Le Comptable dans la fonction publique se doit de vérifier chaque facture qui passe devant lui. Pour ce faire, il doit la rapprocher du bon de commande qui a été établi en amont. Il doit veiller à la conformité des écritures et à la véracité des pièces administratives nécessaires. Une fois que l’émission de mandat est réalisée, il peut ensuite envoyer la facture au service des finances. C’est ce dernier qui se charge ensuite de le transmettre au payeur.  

Émission des titres de recettes

En général, les titres de recettes sont émis par les ordonnateurs. Ils mentionnent un ordre à recouvrer adressé au comptable public. Matériellement, ces titres sont sur un support électronique ou un support en papier. L’ordre à recouvrer est établi en quatre exemplaires dont le premier exemplaire est conservé par l’agent de gestion comptable afin de suivre le recouvrement de la créance. Toutefois, en fonction de la structure d’accueil, le comptable public peut assurer le traitement comptable des recettes.  

Suivi des stocks et des bases de données

Simultanément avec les procédures d’achat, le comptable dans la fonction publique tient des tableaux de bord. Ces derniers sont indispensables pour noter des changements et des faits nouveaux… Ainsi, il est plus aisé pour l’agent de gestion comptable de cerner la présence de surconsommations, d’anomalies ou d’éventuelles fuites, etc. Il dispose donc d’un listing qui est mis à jour quotidiennement.   

Préparation et veille permanente sur les crédits et bilans budgétaires

Le comptable public peut tenir les comptes en comptabilité générale ou en comptabilité analytique. Il est aussi à même d’établir des documents comptables légaux, à savoir les rapports d’activités, les opérations de clôture, les situations trimestrielles ou encore la liasse fiscale. En parallèle avec le suivi budgétaire traditionnel, le comptable dans la fonction publique peut également observer une situation comptable s’il détecte une quelconque anomalie.     

Quelles sont ses missions ?

Ses missions et ses attributions sont exposées dans le Règlement Général sur la Comptabilité Publique ou RGCP. Le Comptable dans la fonction publique est en charge du :

Recouvrement des ordres de recette

Le comptable public agit sur la demande d’un ordonnateur. C’est ce dernier qui donne l’ordre du paiement, mais ne l’effectue pas. Il peut également ordonner un encaissement, mais n’est pas habilité à le demander. Dans les cas de procédures au comptant contrairement aux procédures en droits constatés, c’est le comptable qui encaisse directement les recettes. Il n’a pas besoin de l’autorisation de l’ordonnateur. C’est ce qui se passe pour les impôts indirects, les redevances ou les recettes auto-liquidées.

Si des difficultés de recouvrement se présentent, l’ordonnateur émet un ordre de recette qui permet au comptable public d’engager les procédures civiles d’exécution pour récupérer la créance chez le débiteur.   

Recouvrement des dépenses

Dans un premier temps, c’est le comptable dans la fonction publique qui réceptionne les ordres de paiement. Cet ordre à payer le fournisseur est une instruction formulée par l’ordonnateur.

En second lieu, le comptable public effectue les vérifications nécessaires, celles-ci sont nommées « diligences ». Il contrôle la régularité de l’ordre de dépense et des pièces justificatives y afférentes. Par exemple, il doit vérifier que la dépense demandée correspond parfaitement à la prestation réalisée. Tout cela doit se terminer par le paiement.  

En ce qui concerne l’exécution des dépenses publiques, il peut exister des procédures dérogatoires comme les fonds spéciaux, les dépenses non définitives, les régies de dépenses ou les fonds alloués aux pouvoirs publics constitutionnels.    

Quelles sont les qualités et les compétences requises pour devenir Comptable dans la fonction publique ?

Le monde des chiffres fait partie intégrante du quotidien du comptable dans la fonction publique. On lui demande d’avoir une excellente connivence avec les chiffres. Ces derniers sont ses alliés de travail, il peut être difficile de travailler et de réussir avec des outils que l’on n’apprécie pas.

Honnêteté, franchise et organisation sont des qualités nécessaires pour le comptable public. Il doit également disposer d’une certaine rigueur dans son travail, car il n’est pas facile de faire un suivi des marchés ainsi que de leur évolution. Une erreur commise sur une écriture comptable peut avoir des conséquences néfastes. Il se doit donc d’être méthodique. Ce professionnel doit avoir un sens du contact accru. En effet, il est amené à communiquer avec les fournisseurs et les agents des services au quotidien.

Le comptable dans la fonction publique doit se familiariser avec les normes et les procédures financières et comptables afin de mener sa fonction à bien. Les logiciels informatiques spécialisés ne devraient avoir aucun secret pour lui. Dans cette perspective, il doit se former aux nouvelles évolutions fiscales, sociales et juridiques.  

Le comptable public doit être de nature curieuse et élargir son champ de connaissance dès que la possibilité se présente. Toutefois, on lui exige d’être prudent et discret dans sa manière de travailler.

Comment devenir Comptable dans la fonction publique ?  

Études et formation

Pour accéder au métier de Comptable dans la fonction publique, vous pouvez vous inscrire dans une formation de comptabilité de gestion classique juste après le baccalauréat. Il y a de nombreux niveaux de compétence : BTS Comptabilité et gestion des organisations, DUT Gestion des entreprises et des administrations, option Finances-comptabilité ou un DCG (Diplôme de comptabilité et gestion) de niveau BAC +3. Il s’avère judicieux de multiplier les stages pour accumuler de l’expérience. Les comptables expérimentés sont très demandés.

Les postulants aux carrières administratives peuvent se spécialiser dans les comptes publics et passer un concours dans la fonction publique. Plusieurs déclinaisons du métier sont possibles selon le type d’établissement.   

Évolutions possibles

Le comptable peut évoluer vers un poste de contrôleur de gestion ou de chef comptable.

Cegos propose une formation à ce métier via un cursus professionnalisant.