Fiche Métier : Responsable Paie dans la Fonction Publique

Qu’est-ce qu’un Responsable Paie dans la Fonction Publique ?

Le Responsable Paie dans la fonction publique est également appelé Gestionnaire de Paie ou Collaborateur paie. Il lui revient d’établir les bulletins de paie. À ce titre, il réunit, analyse et traite les données et éléments qui sont liés à chaque salarié dans un établissement public. En outre, il doit posséder une connaissance accrue du domaine et disposer de compétences spécifiques afin de mettre en œuvre des fiches de paie conformes distribuées dans les dates fixées.

Rattaché à la direction des ressources humaines ou au Responsable de la gestion des rémunérations, le Gestionnaire paie dans la fonction publique doit maîtriser la préparation de la paie, la comptabilisation et l’établissement des fiches de salaires. Pour cela, il doit intervenir sur le paramétrage et l’usage d’un logiciel de paie. Il est le premier responsable de tout ce qui touche aux rémunérations des agents publics. En cas d’erreurs, il doit réaliser des mesures correctrices dans les brefs délais.

Par ailleurs, le collaborateur paie doit savoir réagir aux attentes et répondre aux requêtes des agents publics concernant leur bulletin de paie comme le calcul du Supplément Familial de Traitement ou SFT, les primes, les avantages en nature, les incidences de la maternité, les incidences en paie des fins de contrat, les congés maladie sur la paie, etc.

Dans certains cas, le Responsable Paie dans la fonction publique peut être amené à élaborer une fiche de poste ou un contrat de travail. Il peut également participer aux activités administratives et à des démarches techniques pour l’établissement des salaires. Il lui arrive aussi d’effectuer quelques tâches en matière de bureautique. Enfin, pour que son travail fonctionne correctement, il est en étroite relation avec les différents services de la Direction des ressources humaines, le Trésor Public, la Direction des Affaires Étrangères, le Pôle Emploi et les organismes sociaux.   

Quel est son rôle ?

Avant toute chose, le Responsable Paie dans la fonction publique doit savoir identifier l’environnement de la paie et mettre en pratique les réglementations législatives qui sont applicables dans ce domaine. Il doit se familiariser avec les spécificités de la paie relatives aux statuts existants, aux positions statutaires et au temps de travail. C’est lui qui détermine la rémunération, qu’il s’agisse d’un titulaire ou d’un contractuel.

Rôle de conseiller

Le Responsable Paie dans la fonction publique est habilité à répondre aux questions des salariés concernant leur paie : charges sociales et congés. Honnête et organisé, cet expert des chiffres sait comment traiter les nombreuses opérations qui passent devant lui en évitant des erreurs qui pourraient engendrer des conflits d’ordre social.  

Rôle de gestionnaire

Le Collaborateur Paie doit connaître, mais aussi et surtout comprendre les cotisations et les rubriques de la fiche de paie (les mentions obligatoires, celles qui sont interdites ou facultatives) afin de mieux appréhender les process des outils de paie. Le bulletin de paie n’a aucun secret pour lui, en particulier la prescription des actions relatives aux rémunérations des agents publics.   

Force de proposition, le Collaborateur paie peut être l’instigateur du choix d’un logiciel de paie pour faire évoluer les systèmes. Il peut également être à l’origine d’extractions sur les fichiers de paie à la demande de sa hiérarchie. La tenue du tableau de bords sociaux lui incombe pour pouvoir nourrir les indicateurs essentiels à la DRH et pour la réalisation du bilan social.     

Rôle d’organisateur

Le Responsable paie dans la fonction publique gère l’organisation du travail via un calendrier de la paie mensuel qu’il se doit de respecter. Dans cette optique, il doit adapter des procédures de contrôle et de vérification aussi strictes que pointues. Toutefois, son rôle ne se résume pas à la simple organisation. Le RPFP a un rôle d’accompagnement, de manager, de conseil au quotidien, mais également de gestionnaire. Par conséquent, il doit faire preuve de patience et de polyvalence. Il doit aussi avoir une certaine souplesse d’esprit.   

Quelles sont ses missions ?

Quel que soit le contexte ou le type de structure dans laquelle il évolue, le Responsable paie dans la fonction publique se voit confier les missions suivantes :

Préparer et suivre le calcul ainsi que le contrôle de la paie des agents publics

C’est le Responsable Paie qui se charge de la rémunération principale des fonctionnaires. Celle-ci comporte le traitement indiciaire, le supplément familial de traitement et l’indemnité de résidence. La rémunération de l’agent public est déterminée par rapport à son appartenance à un corps, à son emploi dans la fonction publique territoriale ou encore à son emploi dans la fonction publique de l’État et la fonction publique hospitalière.

Établir la paie des salariés titulaires et non-titulaires

La paie du secteur public fonctionne sur une notion d’indice. La paie des salariés titulaires est donc une paie indiciaire contrairement aux contractuels qui ne perçoivent pas de salaire fixé par des grilles indiciaires. Le Collaborateur Paie détermine la rémunération du contractuel en se basant sur ses diplômes et son expérience professionnelle. Néanmoins, les contractuels peuvent recevoir les primes et les indemnités versées aux titulaires qu’ils remplacent.  

Gérer le traitement en paie des dossiers de maladie et d’accident de service des salariés

Dans le cas où le salarié est sujet à une maladie ou un accident de service fait l’objet d’un arrêt de travail, le Collaborateur paie doit lui délivrer une attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières. Le salarié doit présenter la feuille d’accident qui lui a été remise au praticien à l’hôpital. Il pourra ensuite bénéficier du remboursement des frais médicaux dans la limite des tarifs conventionnels.  

Réaliser les déclarations des cotisations mensuelles, trimestrielles ou annuelles

Ces déclarations effectuées par le Responsable Paie dans la fonction publique permettent aux organismes fiscaux et sociaux de définir les droits des agents publics, à savoir la retraite, l’assurance maladie, etc. Elles sont également utilisées pour calculer le taux de cotisation applicable à l’établissement public.  

Traiter les documents relatifs à la gestion du personnel

Le Responsable paie doit conserver et mettre à jour des documents liés à l’embauche, la paie (le double des bulletins de paie), la durée de travail (les décomptes journaliers et récapitulatif mensuel et annuel des heures et jours travaillés) ou encore à la rupture du contrat. Les données à gérer sont nombreuses et variées, c’est pourquoi, le Collaborateur paie doit mettre en avant son sens aigu de l’organisation.   

Établir les dossiers d’allocation chômage

Il revient au Responsable Paie dans la fonction publique de déterminer les cas qui ont droit aux allocations chômage, car l’indemnisation ne se fait pas d’une manière automatique. Le Collaborateur paie doit maîtriser parfaitement les différentes situations dites légitimes qui sont encadrées par la réglementation. Seules ces situations légitimes peuvent percevoir l’allocation chômage. C’est lui qui fait le calcul de l’allocation chômage du salarié.  

Quelles sont les qualités et les compétences requises pour devenir Responsable Paie dans la Fonction Publique?

La patience et la franchise sont les qualités nécessaires du Collaborateur paie pour s’épanouir dans son métier. Il doit également disposer d’une bonne dose de curiosité et de créativité. Évidemment, il doit aimer les chiffres, car il y est confronté à longueur de journée.

En contact permanent avec les agents publics, le Gestionnaire de paie doit être capable de répondre le plus rapidement possible à leurs besoins. Il doit penser à tous les détails même les plus minimes pour satisfaire ces derniers. Il doit avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, tableaux croisés dynamiques, BO, Outlook, logiciel paie, tableur, etc.), du droit du travail et du droit de la Sécurité Sociale.  

Il doit également se montrer disponible et doit avoir un sens de l’écoute hors du commun. Pour cela, il doit avoir d’excellentes qualités relationnelles. Il doit également être autonome et sait prendre les choses en main notamment en cas d’imprévu et/ou d’erreurs.  

Son métier connaît un surcroît d’activités lorsque la fin de mois est là. Il doit donc avoir une bonne résistance physique et une bonne résistance au stress pour la préparation des paies.  

Comment devenir Responsable Paie dans la Fonction Publique ?

La voie classique reste la licence paie et administration du personnel ou un master 2 en ressources humaines ou en gestion.

Les établissements publics apprécient particulièrement les gestionnaires de paie qui ont une expérience réussie au sein de prestataires dans ce domaine ou dans un cabinet d’expertise comptable. Cependant, cela n’est pas obligatoire, mais peut s’avérer être des tremplins intéressants.

Grâce à la formation que nous dispensons chez Cegos, vous pouvez vous familiariser et évoluer dans la filière comptable au sein d’un organisme public. À l’issue de cette formation, le dispositif de paie et les différents éléments à traiter dans la constitution du bulletin de paie feront partie intégrante de votre vocabulaire.  

Les gestionnaires paie peuvent évoluer vers des postes de responsables paie. Ils peuvent également se spécialiser sur des fonctions d’experts. Avec quelques années d’expérience en sus, ils peuvent aspirer à un poste de responsable ressources humaines dans un premier temps. Le poste de directeur des ressources humaines est accessible après plusieurs années en tant que RRH.