Organiser un événement écoresponsable, quelle que soit sa taille, c’est prendre le risque d’accentuer son impact écologique pour une entreprise. Or, pour s’inscrire dans une démarche RSE, ces rendez-vous peuvent être repensés comme autant de défis à relever pour maîtriser les impacts générés. Tour d’horizon de toutes les choses auxquelles penser.
- Événement écoresponsable : de quoi parle-t-on et pourquoi en ce moment ?
- Quels sont les bénéfices d’un événement éco-conçu ?
- Quels critères suivre pour organiser un événement écoresponsable ?
- Comment bien choisir ses prestataires et quelles sont les normes et certifications à connaître ?
- Quelles sont les plus grandes difficultés rencontrées ?
- Comment se positionner par rapport à la compensation carbone ?
- Comment évaluer et communiquer sur les impacts de la démarche ?
Événement écoresponsable : de quoi parle-t-on et pourquoi en ce moment ?
Les chiffres deviennent vite vertigineux. Selon l’ADEME, une manifestation rassemblant 1 000 personnes consomme en moyenne 100 kg de papier, 30 000 litres d’eau, 200 kWh d’énergie - soit 3 ans d’éclairage avec une ampoule économique - et crée 500 kg de déchets. « L'événementiel est un secteur qui a longtemps été pointé du doigt à cause des déchets générés et de son impact environnemental important, confirme Olivia Stauffer, consultante et formatrice en communication responsable. Mais depuis quelques années, la filière évolue de manière vertueuse. »
Car les temps ont changé, le 6e rapport du GIEC (Groupe intergouvernemental d'experts sur l'évolution du climat) a sonné l’alarme et le cadre législatif s’est étoffé. Depuis 2019 et l’entrée en vigueur de la loi PACTE, de nouvelles dispositions visent à renforcer la responsabilité sociétale des entreprises et la prise en compte des enjeux sociaux et environnementaux. La loi Énergie et Climat, votée en 2019, fixe l’objectif de neutralité carbone en 2050.
« Dans cet esprit, un événement écoresponsable vise à améliorer les performances environnementales et sociales d’une entreprise en intégrant tous les acteurs de cet événement, poursuit notre experte. Cela représente toute une chaîne d’acteurs, des prestataires jusqu’au public. Cette réflexion ne peut se faire qu’en concertation avec les parties prenantes. »
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Quels sont les bénéfices d’un événement éco-conçu ?
Organiser un événement écoresponsable, ce n’est pas seulement obéir aux exigences de la loi. « D’une manière générale, c’est être acteur de la transition et intégrer les enjeux RSE de l’entreprise aux actions opérationnelles qu’elle met en place », résume Olivia Stauffer. Par le biais d’un événement responsable l’entreprise va pouvoir sensibiliser ses publics à des usages plus vertueux. Enfin l’événementiel responsable, c’est aussi l’occasion de valoriser son engagement. « C’est une opportunité pour réaliser un bilan d’impact en concertation avec les parties prenantes engagées et communiquer son engagement », précise notre experte.
En termes d’image, le bénéfice sera double. Auprès des visiteurs et des clients, un événement écoresponsable devient ainsi la vitrine d’un engagement, voire d’un défi relevé pour améliorer son bilan carbone d’année en année. En même temps, il profite à la marque employeur et peut participer à l’attractivité d’une entreprise et à la fidélisation des salariés.
Quels critères suivre pour organiser un événement écoresponsable ?
Dès lors, impossible d’organiser un événement sans se poser les bonnes questions. Pour cela, Olivia Stauffer définit cinq axes de réflexion.
1. Bien choisir un lieu par rapport aux transports
En effet, 80 % des émissions de GES dans l’événementiel sont liées au transport. « C’est la partie stratégique de l’événement. Le lieu doit être accessible en transports en commun et en mobilité douce, mais aussi aux personnes à mobilité réduite. » Pour le reste, il faudra encourager le covoiturage via des plateformes. On peut aussi mettre à disposition des participants des bornes de vélo éphémères. « Et on peut même leur proposer de calculer l’impact de leur transport avec certains questionnaires en ligne. »
2. Un site géré de manière responsable
« Il s’agira de choisir un lieu qui prend en compte la gestion de l’eau, de l’énergie et des déchets. Concrètement, c’est un site avec des interrupteurs détecteurs de présence par exemple, des lampes à économie d’énergie, des réducteurs de débit sur les robinets ou encore des bornes Wi-Fi pour éviter les connexions en 4G ou 5G très énergivores. »
3. Du matériel responsable
« On a connu des périodes noires dans le domaine de l’événementiel ou les stands étaient quasiment jetés après l’événement », se souvient notre consultante. Ne jamais oublier la règle des 3 R : réduire, réutiliser et recycler. « On va privilégier des stands adaptables à différents événements et salons. Et si on doit les faire fabriquer, voir sur le long terme et utiliser des matériaux écoconçus ou recyclables. »
4. Penser au flux de déchets
Au 1er janvier 2025, les déchets seront concernés par le "tri 9 flux" et devront être triés à la source. « Cela comprend le compostage des déchets organiques par exemple. »
5. Une restauration durable, évidemment
« Enfin, choisir des produits locaux, de saison, biologiques est un levier très intéressant. L’idée est aussi de limiter la viande avec une offre végétarienne. » Par la même occasion, il s’agit aussi de privilégier la vaisselle réutilisable, de prévoir le traitement des bacs à huiles, des eaux usées. Et bien sûr d’encourager tous les acteurs à éviter le gaspillage…
Comment bien choisir ses prestataires et quelles sont les normes et certifications à connaître ?
Avant de choisir un prestataire, il faut avoir une idée de ce que l’on cherche. Pour cela, la première étape est de définir un cahier des charges en cohérence avec les valeurs de l’entreprise et son engagement RSE. La priorité est de recourir à des prestataires et des matériaux proches du site choisi. « Après, il s’agit de vérifier que les prestataires contactés ont bien les preuves de ce qu’ils avancent. » On demandera ainsi à un imprimeur des certifications avec des chiffres d’analyse d’impact.
Pour rappel, il y a de nombreux labels et certifications dans le secteur de l’événementiel. Nous pouvons en citer trois :
- L’Iso 20121 : cette norme internationale a été élaborée pour promouvoir une consommation responsable et atténuer les effets négatifs sur les infrastructures et les services.
- Le LEAD (Label Événement à ambition durable) : ce label permet de qualifier un événement durable sur la base d’un référentiel d’excellence.
- Le Label Prestadd : proposé par le syndicat des métiers de l’audiovisuel et de l’événementiel, ce label a pour but de fournir aux structures œuvrant dans les domaines du spectacle et de l’événement un outil les guidant dans leurs démarches en faveur du développement durable.
Quelles sont les plus grandes difficultés rencontrées ?
Organiser un événement écoresponsable relève parfois du défi. « Globalement, il faut réussir à concilier une certaine sobriété avec quelque chose d’attractif, résume Olivia Stauffer. Mais pour cela, il faut parfois faire œuvre de créativité. Si on annonce par exemple à ses salariés que l’on va organiser un événement végétarien, certains vont peut-être un peu traîner des pieds. Il va falloir réussir à les convaincre et à les évangéliser sur ces sujets. »
Le frein financier, en outre, n’est pas à négliger. « Bien sûr, prévoir un stand éco-conçu en France, composé de bois issus exclusivement de forêts régionales gérées durablement, c’est plus cher qu’un stand fabriqué en Chine. Mais à chaque fois, il faut montrer l’impact de ses actions. » À ce titre, il ne peut y avoir d’événementiel responsable que si l’entreprise est déjà embarquée dans une démarche RSE.
Enfin, il y a des difficultés matérielles réelles. « Trouver un lieu accessible à tous, facile d’accès en transport en commun ou proche d’une gare n’est pas toujours évident. » Et là encore, il faut faire preuve de créativité. Si jamais tout le monde ne peut se déplacer, pourquoi ne pas réinventer le rendez-vous en forme phygitale, c’est-à-dire en hybride, avec des possibilités de participation à distance ? « Il y a actuellement plein d’expériences très immersives, notamment avec le métavers, qui permet aux participants de vivre des expériences ensemble et à distance. »
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Comment se positionner par rapport à la compensation carbone ?
« Attention à ne pas travailler à l’envers, prévient notre experte. On aime parler de compensation carbone dans le domaine de l’événementiel. Cependant, ce n’est pas une solution en soi. » Pour rappel, le principe de la compensation consiste, quand une tonne de gaz à effet de serre a été émise par exemple, à la compenser en aidant les projets dans le monde permettant d’absorber ces gaz. « On a déjà vu, dans l’événementiel, des sociétés qui ne limitaient pas leur démarche en se disant qu’elles compenseraient ensuite. Or la compensation doit arriver en fin de chaîne, quand toutes les solutions ont été explorées, et uniquement pour le reliquat. »
Comment évaluer et communiquer sur les impacts de la démarche ?
À charge ensuite, pour l’entreprise, de valoriser son impact. « Il faut juste que la communication soit cohérente avec l’événement, rappelle Olivia Stauffer. Si on choisit du print, on choisit une communication low impact, en travaillant le grammage du papier et avec des encres végétales par exemple. Et pour ses emailings, on prépare bien sa base de données et on limite le poids des envois. »
Enfin, la consultante rappelle 4 règles-clés pour le message envoyé.
- Tenir des propos concrets et chiffrés en travaillant avec des prestataires externes qui vont certifier les chiffres que l’on donne.
- Établir des équivalences et des comparaisons pour être pédagogique, sur les économies réalisées.
- Associer toutes les parties prenantes au bilan.
- Ne pas communiquer de façon disproportionnée et afficher toujours une certaine humilité. « Car on a toujours une marge de progression sur ces sujets… », conclut notre spécialiste.
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