La facilitation est un sujet qui suscite beaucoup d’intérêt chez les managers. Car cela n’aura échappé à personne : le contexte actuel complexe invite les entreprises à revisiter leurs façons de travailler. Pour trouver des solutions innovantes face aux transformations, les managers – en première ligne – ont tout intérêt à capitaliser sur l’intelligence collective de leur équipe. À condition, toutefois, qu’ils sachent la faire émerger, via une posture de facilitateur. On vous en dit un peu plus sur cette méthode.
La facilitation en intelligence collective, c’est quoi ?
« L’intelligence collective émerge de la diversité », rappelle régulièrement la conférencière américaine Margaret Wheatley. C’est en effet la diversité des perspectives qui permet aujourd’hui aux entreprises de relever de nouveaux défis, de trouver des solutions aux enjeux actuels, de réinventer leur business… Autrement dit, l’intelligence collective est un levier essentiel dans la réussite d’un processus de transformation. Dans un contexte où les entreprises évoluent sans certitude, il est intéressant pour les managers de se pencher sur une approche : la facilitation en intelligence collective.
Cette méthode capitalise sur les ressources qui émergent d’un collectif, lorsque celui-ci est dans une phase de co-créativité. Elle cherche donc à exploiter le potentiel de toutes les personnes présentes, dans un but commun. « Le rôle d’un facilitateur est d’organiser et de structurer les interactions pour que les équipes s’approprient les défis qui les concernent et trouvent ensemble des solutions par le biais de conversations fructueuses », explique Fabienne Ravalec-Hirel, consultante en management, leadership et intelligence collective chez Cegos. La facilitation permet de traiter de sujets complexes en rassemblant plusieurs points de vue. Et dans le même temps, elle permet d’engager le collectif et d’apprendre les uns des autres. En résumé, elle favorise le partage de connaissances, l’émergence de nouvelles idées, la prise de décisions éclairées, l’élaboration de solutions concrètes…
La posture subtile des facilitateurs en intelligence collective
« La facilitation est avant tout un état d’esprit, des qualités et postures transformantes. Elles supposent, pour un ou une manager, d’être prêt à développer un leadership participatif orienté vers l’autonomisation des collaborateurs. Cela exige également pour les managers d’adopter une position basse vis-à-vis du contenu échangé par son équipe », explique Fabienne Ravalec-Hirel. Via sa posture, le facilitateur, ou la facilitatrice, amène un groupe sur le chemin qui peut conduire à l’émergence d’une solution. Lors d’une séance de facilitation, les facilitateurs doivent être en mesure de créer un environnement de confiance favorisant des conversations constructives. Leur rôle est d’encourager les membres d’une équipe à s’investir sur le sujet, en se connectant à ses expériences et/ou ses idées, à participer activement à l’échange, à développer une écoute mutuelle entre pairs, à proposer des idées novatrices, sans prendre parti. « La posture des facilitateurs est clé. Elle consiste à être pleinement présent à ce qui se dit, à ce qui se vit au sein du collectif et nécessite d’activer ses capacités d’écoute de ses ressentis, d’observation, de faire silence tout en guidant les processus de conversations », précise notre experte.
Le rôle du facilitateur, ou de la facilitatrice, est enfin d’établir une communication efficace – la clé de la facilitation – par sa manière d’accueillir les conversations. Il incarne donc la confiance, la clarté, la conscience, la co-responsabilité et l’"apprenance". En cela, «la posture du facilitateur nourrit celle du manager », souligne Fabienne Hirel-Ravalec. En toute logique, une facilitation ne s’improvise pas : elle nécessite, pour les facilitateurs, une bonne préparation, ne serait-ce que pour définir clairement et préalablement les objectifs attendus de la collaboration d’un groupe.
Dans quels contextes la facilitation en intelligence collective est-elle pertinente ?
Il y a de très nombreux contextes où la facilitation en intelligence collective peut vous être utile. Par exemple :
- Partager le sens et les finalités d’un nouveau défi
- Clarifier un cadre d’action commun
- Résoudre des problèmes complexes
- Prendre des décisions importantes
- Établir la confiance au sein d’une nouvelle équipe
- Faciliter une réunion importante
- Faire évoluer la qualité des interactions et générer des conversations courageuses
- Élaborer un plan d’action concret
- Animer un séminaire de cohésion ou un atelier de créativité,
- ...
La nécessaire adaptation des organisations face à l’évolution permanente de leur environnement (économique, sociétal, technologique…) implique que les équipes aient la capacité de s’approprier les défis qui les concernent. Développer sa dimension de "manager facilitateur" est devenu crucial.
En se formant à la facilitation, les managers peuvent espérer insuffler une culture de l’entraide au sein de leur équipe. Et ainsi ils développent la force des liens qui permettent la prise de risque que suppose toute tentative de transformation. « C’est une nouvelle forme de leadership qui valorise l’art du dialogue et considère la conversation comme un levier de changement et de mobilisation », explique-t-elle. En adoptant la posture de facilitateur, les managers créent les conditions de l’inclusion de tous et d’une participation égale lors de réunions. Ces dernières deviennent dès lors le premier espace de transformation à la main des managers. « Ils impulsent du changement en local pour générer du changement au global, dans l’opérationnel du quotidien », précise Fabienne Hirel-Ravalec.
Les outils incontournables de la facilitation en intelligence collective
La facilitation permet d’en finir avec les réunions statiques, désengageantes où la parole est préemptée par une minorité. Il devient ainsi possible de tirer le meilleur parti des échanges d’une équipe. Au-delà de sa posture, le facilitateur, ou la facilitatrice, dispose d’une variété de pratiques à mobiliser. Certaines visent à favoriser l’inclusion, à s’accorder sur un objectif collectif… Tandis que d’autres favorisent le partage de représentations, l’alignement sur une vision commune, la production d’idées, l’engagement des équipes dans un plan d’action…
Les "liberating structures" ont une place de choix parmi les outils qui permettent aux équipes de trouver par elles-mêmes des solutions concrètes et efficaces à leurs enjeux. Il s’agit d’un ensemble de techniques de facilitation qui visent à concevoir autrement la manière de travailler et converser ensemble. Ce sont précisément 33 formats d’échanges,développés par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless dans les années 1990 avec chacun un objectif. Combinées ensemble, ces techniques font évoluer la tournure d’une réunion. Citons notamment :
- 1-2-4-All : générer des idées, résoudre des problèmes de manière inclusive,
- Appreciative interview : faire émerger et partager ce qui fonctionne déjà bien dans l’équipe pour qu’elle s’ouvre aux nouveaux défis,
- Triz : identifier et stopper les comportements inefficaces,
- Conversation café : s’approprier collectivement un défi, en partager une vision commune.
Au-delà du résultat concret lié au sujet traité, la plupart de ces méthodes renforce certaines soft skills chez les participants, notamment l’écoute mutuelle active, le questionnement, l’ouverture aux avis divers, la parole brève, la bienveillance…Elles invitent également les managers à évoluer vers une posture basse, à l’écoute, guidante. « Face à un changement comme une nouvelle stratégie, une restructuration…, les Conversation Cafés créént un espace de dialogue où chacun peut exprimer ses ressentis et la réalité de ce qu’il vit et pense sur le défi à venir », conclut notre experte.
