Depuis le lancement de ChatGPT, l’IA générative connaît un véritable engouement médiatique et une vitesse d’adoption sans précédent. Aucune entreprise ne peut ignorer l’émergence de cette nouvelle technologie. À l’échelle de leurs postes, les managers s’interrogent sur les usages à développer. Dans quels cas de figure l’IA leur est recommandée ? Éléments de réponse avec différents cas de figure.
Les managers dont l’équipe réalise des tâches répétitives
Evidemment dans ce cas, à la question "ai-je besoin d’IA dans mon quotidien", la réponse est un grand oui. Car l’avantage de l’intelligence artificielle, c’est qu’elle peut automatiser des tâches répétitives. Comme : classer des mails, effectuer des relances, sauvegarder un document, actualiser un CRM, prendre un RDV, publier un contenu, gérer un stock, lancer des actions marketing, éditer des factures…
« Lorsqu’un ou une manager entre une information dans un système informatique, un certain nombre de tâches se déclenchent et aboutissent sur des actions différentes en fonction des services de l’entreprise. Une fois la tâche finie, la tâche suivante est suggérée. Lorsqu’une date butoir approche, le système informatique lance un rappel… Dans ces exemples, l’IA génère un workflow automatique », explique Hanelise Wagner, consultante en IA et transformation digitale chez Cegos.
Épaulées par leur DSI, les directions opérationnelles des entreprises utilisent l’IA dans ce contexte de travail depuis plusieurs années. Et cette dernière facilite le flux de travail, soulage les managers (et leur équipe) d’une charge cognitive et réduit drastiquement leur charge de travail. Le rôle des managers consiste ici « à déployer les workflows et à accompagner leur équipe dans l’utilisation de l’IA », indique notre experte.
Dans le cas où les tâches seraient répétitives mais pas encore automatisées, « les managers ont tout intérêt à se demander si l’IA peut être force de propositions ». Les équipes pourront, à leur tour, apporter les compétences techniques nécessaires à l’automatisation de ces tâches.
Dans tous les cas, il est essentiel que les managers comprennent comment fonctionne l’IA, notamment l’IA générative, pour mieux percevoir sa valeur ajoutée au regard du périmètre de leurs missions et de celles de leur équipe.
Les managers dont l’équipe réalise des tâches créatives
Dans le cas d’une équipe qui réalise des tâches créatives, c’est moins évident. Ces tâches non-répétitives peuvent difficilement faire l’objet d’une automatisation de process dans la mesure où leur résultat final est un contenu nouveau. Toutefois, l’IA générative peut être facilitatrice pour les équipes créatives qui manipulent 4 types de données : le texte, l’image, le son et les chiffres.
Les managers peuvent par exemple s’appuyer sur ChatGPT s’ils doivent créer un rapport en un laps de temps court, via des informations qu’ils auront préalablement données dans des prompts. À partir d’une grande quantité de texte, ils peuvent segmenter un contenu en catégories et faciliter leurs analyses. Il leur est également possible d’explorer différentes variations visuelles d’un produit avec une IA générative. Ils peuvent réaliser une recherche sémantique au sein de bases de données via un agent conversationnel…
« Pour savoir si ça vaut le coup de s’appuyer sur l’IA générative, les manager doivent s’intéresser à la nature de la tâche créative, mais aussi au niveau de qualité et de précision qu’ils attendent de cette technologie. Si l’IA peut réaliser la tâche mieux ou plus vite que l’humain, c’est-à-dire dépasser le niveau de qualité et de précision requis, son équipe peut gagner en productivité », explique Hanelise Wagner. Là aussi, les manager doivent être suffisamment matures pour entrevoir le potentiel de l’IA. « Leur compréhension est a minima nécessaire pour pouvoir créer les prompts. Elle l’est aussi pour faire preuve de persuasion quand il s’agit d’acquérir une technologie qui n’est pas encore disponible au sein de l’entreprise et d’accompagner le développement de compétences de ses équipes », illustre-t-elle.
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Les managers qui, contrairement à leur équipe, n’utilisent pas l’IA
Un choix très risqué
Les managers dont les équipes utilisent l’IA et qui ne se sont pas eux-mêmes penchés sur les usages de l’IA peuvent se retrouver dans une situation délicate. D’une part, car l’émergence de ces technologies n’est pas un phénomène de mode mais devient peu à peu incontournable (y compris dans les missions de management).
D’autre part parce qu’en tant que manager, se désintéresser du sujet, c’est prendre le risque de perdre sa légitimité aux yeux de son équipe, voire d’être mis sur la touche pour ne pas avoir soigné son employabilité. C’est d’autant plus périlleux que les managers sont généralement aux commandes lorsqu’il s’agit d’encourager leurs équipes à se former sur les usages émergents qu’offrent les nouvelles technologies. Faire preuve de curiosité est donc un pré-requis essentiel pour les managers.
Certaines limites
Il arrive que les managers choisissent sciemment de ne pas utiliser l’IA. Plusieurs raisons peuvent l’expliquer. « L’usage de l’IA générative peut, par exemple ne pas être conforme aux principes éthiques et légaux », indique Hanelise Wagner. C’est par exemple le cas lorsqu’une équipe se base sur une IA générative pour créer des vidéos à partir d’une image, sans se préoccuper des questions relatives au droit d’auteur ou du respect des informations à caractère personnel. L’usage de l’IA peut également présenter trop de risques, par exemple si l’équipe dévoile, dans ses prompts, des informations confidentielles sur un produit non commercialisé, qui pourrait aller dans les mains de la concurrence. Enfin, le retour sur investissement de l’IA peut, quant à lui, être négatif. « Pour évaluer la valeur ajoutée de l’IA, il faut pouvoir estimer le coût versus le bénéfice, c’est-à-dire comparer les coûts (de licences, de développement interne…) aux économies potentielles en temps et en qualité », dit Hanelise Wagner. Mais ne pas utiliser l’IA pour ces raisons, ne doit pas empêcher les managers de s’intéresser au fonctionnement de l’IA et à d’autres cas d’usages.
IA : les questions à se poser avant de l’adopter pour réaliser une tâche
- Est-ce que la tâche implique la production ou l’analyse de grandes quantités de données ?
- Est-ce que la tâche implique la manipulation de textes, sons, chiffres ou images ?
- Est-ce que l’IA peut atteindre ou dépasser le niveau de qualité requis pour la tâche ?
- Est-ce que la tâche pourrait bénéficier d’une personnalisation à grande échelle ?
- Est-ce que la tâche utilise des multiples variantes d’un même objet ?
- Est-ce que le R.O.I. de l’IA est positif ?
- Est-ce que l’usage de l’IA générative est conforme aux principes éthiques et légaux ?
Si la réponse est "oui" à au moins l’une de ces 6 questions, les managers ont tout intérêt à s’approprier l’IA afin d’en développer l’usage auprès de leur équipe.
