Fiche métier : Responsable Achats

Qu’est-ce qu’un Responsable Achats ?

En collaboration avec la direction générale, un Responsable Achats (RA) s’occupe des aspects organisationnels, contractuels, financiers et logistiques des achats de l’entreprise. En effet, son rôle est d’atteindre les objectifs quantitatifs et qualitatifs de l’établissement, en matière d’acquisition de biens et de services. En outre, il va représenter sa société pendant la négociation et la conclusion d’une affaire commerciale.

Quel est son rôle ?

Sous l’égide de la direction commerciale, le Responsable Achats se charge de toutes les tâches qui impliquent l’action d’acheter. En d’autres mots, il va acquérir les matières premières, les outils et les prestations nécessaires à l’activité de la production. De ce fait, on le situe souvent dans le département commercial et marketing de l’entreprise.
Mis à part cela, le RA participe à des réunions avec ses dirigeants pour discuter des politiques d’achats de la société. Puis, comme représentant de celle-ci, il va décider en son nom lors des opérations commerciales telles que l’appel d’offres, la sélection, la négociation ou la conclusion.
Enfin, il est aussi possible que le RA soit à la tête d’une équipe d’acheteurs et d’agents de terrain. Pour cela, il doit tenir son rôle de manager et doit veiller à la performance de son équipe. D’autre part, il s’occupe aussi de la logistique et de la gestion des risques tout en conservant une bonne relation avec les fournisseurs et les collaborateurs.

Quelles sont ses missions ?

Un Responsable Achats contribue vivement à une bonne dynamique de l’économie de son entreprise. En effet, l’intérêt de ce poste de responsable est de minimiser les dépenses en achat de la compagnie afin de maximiser les bénéfices lors des ventes. D’autre part, les qualités des produits ou services achetés doivent correspondre aux exigences des dirigeants.

Maîtriser l’environnement et les missions des achats

Cette première mission consiste à se repérer dans le domaine commercial, notamment des acquisitions, pour mieux agir. Cela concerne la connaissance de l’entreprise à représenter et des acteurs externes qui participent à toutes les étapes d’une appropriation de bien ou de service.

Connaître son milieu

Cette tâche permet non seulement de se situer dans les secteurs tertiaire et industriel, mais aussi, d’avoir une vision globale du milieu des affaires. En d’autres mots, elle consiste à identifier toutes les missions pour chaque fonction notamment celles du responsable des achats. Ainsi, ce dernier saura quoi faire et comment le faire quand il vient d’accéder au poste.
D'un autre point de vue, cette étape comprend la connaissance de la politique d’achats de l’entreprise. En effet, le nouveau RA va analyser et enquêter sur toutes les données commerciales de sa société. Son but étant de savoir sur quelle problématique il doit agir.

La formation des prix

Le prix s’avère être l’élément clé dans une opération commerciale. Apparemment, c’est la quantité d’argent qui correspond à la valeur d’un produit en vente. Avec le fournisseur, le Responsable achats va définir et négocier le prix pour que chacun d’eux sorte gagnant de la transaction.
Pour cela, le RA doit prendre en compte la qualité, la rentabilité et la nécessité des biens ou services qu’il va acquérir. Il doit aussi anticiper l’impact de son achat dans la finance de l’entreprise. En effet, il a l’obligation de marchander le coût le plus bas pour une qualité maximum, et cela, dans un délai plus court que possible.

Le Marketing d’achats

Cette mission est composée des actions analytiques nécessaires avant d’entamer une acquisition. Elle consiste à optimiser les sources d’information, à analyser les besoins ainsi qu’à connaître les contraintes et les risques du marché. Ces démarches vont alors permettre d’établir la stratégie mercatique utile pour réaliser des achats.

La sélection et le choix des fournisseurs

L’étape de la sélection des fournisseurs est cruciale pour toute la suite des opérations. En effet, plusieurs paramètres de l’achat vont dépendre de ce choix. Cela dit, le responsable des achats doit bien préparer cette tâche afin d’éviter les erreurs.

Le sourcing

Pour anticiper les risques financiers, le RA doit établir des critères sur le choix des fournisseurs. Effectivement, il va créer des liens entre la stratégie marketing d’achats et les candidats listés après l’appel d’offres. Un résultat s’obtient alors après observation des similitudes et permettra ainsi de sortir le ou les approvisionneurs idéaux pour l’entreprise.

La consultation

Après le sourcing, le rôle de l’acheteur est d’approcher le vendeur de façon diplomatique et professionnelle. Le RA va alors constituer les dossiers formels comme la demande de proposition (DP), la demande de qualification (DQ) ou la demande d’information (DI). Il doit aussi adopter les bons comportements et la bonne posture pour être plus crédible et réussir à acheter.

La négociation et la communication de l’acheteur

Avant toute forme de négociation, le responsable des acheteurs va d’abord préparer son entretien, c’est-à-dire qu’il doit fixer, en avance, ses objectifs et ses limites. De plus, il doit bien analyser la situation et les enjeux de l’achat qu’il est sur le point de discuter.
Lors de l’entretien, une bonne communication et des arguments concis vont vraiment l’aider à tirer le plus de profit possible. Il en est de même pour une meilleure gestion des situations difficiles ainsi que l’utilisation des concessions et des contreparties.

La gestion des risques et des relations internes/externes

Cette mission parle des autres disciplines qui participent amplement à la réalisation d’un achat et qui ne concernent pas le commerce. Ces domaines sont d’ordre juridique, qualitatif et managérial. Mis à part cela, la mission évoque aussi les risques à considérer dans chaque étape d’une acquisition.

Les aspects juridiques des achats

Contrairement à un simple commerce entre un détaillant et un consommateur, l’échange entre deux entreprises relève des actions judiciaires. En effet, une vente ou un achat sont réglementés par le Code des marchés publics.
Par ailleurs, le droit est employé lors de la conception du contrat qui va lier l’acheteur et le fournisseur. Les clauses incluses dans les contrats requièrent l’attention du responsable des achats pour bien gérer les risques financiers. En ce sens, ce dernier doit assurer le respect des termes juridiques pendant l’exécution jusqu'à la fin d’un contrat.

La Qualité Achats

La Qualité des achats est définie par des indices de performance imposés par les dirigeants de l’entreprise. Ces critères seront utiles pour les audits d’évaluation fournisseurs et l’amélioration continue des approvisionnements. Cela dit, le RA va dresser un tableau de bord où il pourrait se repérer et trouver des points à modifier pour une meilleure qualité de ses opérations commerciales.

Le management de l’équipe acheteur

Dans cette mission, le responsable des acheteurs prendra la place d’un leader et d’un chef pour atteindre des objectifs collectifs. De ce fait, ses fonctions portent sur la motivation et la délégation de son groupe d’agents de terrain. Quoi qu’il en soit, la bonne performance de ces derniers est très bénéfique pour le manager et aussi pour l’entreprise.

Les compétences requises pour devenir Responsable Achats

Le terme achat fait que ce métier requiert des compétences commerciales. Le titulaire du poste sera amené à les démontrer lors des opérations internes et externes qu’il doit piloter. En effet, ses capacités d’analyse et de négociation vont l’aider à atteindre les objectifs convenus avec ses supérieurs.
Le RA doit, en outre, maîtriser la gestion de projet. Cela concerne la rédaction d’un cahier de charges, l’étude des risques et la sélection des fournisseurs. Apparemment, ces responsabilités le distinguent des autres simples acheteurs et lui permettront d’obtenir ou garder le poste.
Ensuite, il faut aussi préciser que le Responsable Achats a une équipe d’acheteurs à sa disposition. Pour bien mener ces agents, il aura besoin de quelques compétences en management. En effet, son rôle, en tant que manager, est de motiver ainsi que de gérer socialement tous les membres de son groupe pour avancer ensemble.
Pour terminer, le cadre commercial doit connaître les bonnes techniques de communication qui se réfèrent à son domaine. En effet, il doit toujours avoir des arguments précis et concis pendant la négociation, et cela, même dans une situation difficile. La bonne gestion des tensions lors d’un dialogue est une marque de professionnalisme.

La formation pour devenir Responsable Achats

Pour atteindre ce poste, des personnes ont opté pour une licence en commerce, vente et marketing afin de commencer en étant acheteur ou agent commercial. Après des années d’expérience professionnelle dans le milieu, une promotion au poste pourrait aboutir surtout avec l’aide d’une certification.
Notre formation diplômante – Responsable Achats vous permet d’obtenir ce certificat. En effet, c’est un titre de niveau II répertorié au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles). Il vous permettra non seulement d’accéder au poste, mais aussi, de vous spécialiser en achats.
Cette formation professionnelle va vous bénéficier d’une reconnaissance officielle dans le milieu, d’une recommandation auprès des employeurs et d’obtenir le meilleur apprentissage possible en matière de commerce. Elle s’adresse à tous les acheteurs désireux d’élargir leurs responsabilités ainsi qu’au responsable achat souhaitant se perfectionner et avoir un diplôme.

Vous pouvez découvrir notre formation responsable achats qui vous permettra d’atteindre vos objectifs.