Fiche Métier : Assistant Achats

Qu’est-ce qu’un Assistant Achats ?

Un Assistant achat (AA) se charge d’épauler une équipe d’acheteurs au sein d’une entreprise. Autrement dit, il apporte son soutien dans les différentes tâches liées à la réalisation des acquisitions nécessaires à la société. Aussi appelée acheteur junior, cette personne contribue à la bonne performance commerciale de son institution. Pour faire simple, c’est un organisateur qui a le sens de la rigueur et du sérieux.

Quel est son rôle ?

En premier lieu, un Assistant achats participe pleinement à la préparation procédurale des achats. Effectivement, il va se présenter à la réunion avec les dirigeants dans le but de définir les politiques et les plans d’achats de l’entreprise. De ce fait, son rôle consiste à mettre tous les outils nécessaires aux acheteurs pour que ceux-ci puissent œuvrer dans les meilleures conditions.
En second lieu, l’acheteur junior seconde l’acquéreur principal dans toutes les opérations commerciales telles que la réalisation des appels d’offres ainsi que les négociations. De plus, il prend sa responsabilité face au suivi administratif et logistique des acquisitions. Néanmoins, il doit agir sous l’égide de ses supérieurs et en aucun cas, il n’a le droit de décider seul.
Pour finir, l’AA mène éventuellement des tâches qui ne lui sont pas attribuées. Cela varie selon la taille de l’établissement. La personne concernée peut, par exemple, gérer le budget alloué à une famille d’articles.

Quelles sont ses missions ?

Les missions de l’Assistant achat tournent autour de trois axes d’activités principales, à savoir la préparation des étapes commerciales, la gestion des fournisseurs et le suivi des processus.

Aide à la préparation des achats

Cette activité consiste à effectuer des missions relatives à l’assistanat. En d’autres termes, on demandera à l’acheteur junior de rechercher des informations et de rédiger des documents liés aux achats.

Comptes rendus de réunions

Comme l’Assistant achat se présente à la réunion, il va alors prendre des notes. Ainsi, son responsable pourrait se focaliser sur les aspects plus importants du meeting, notamment la prise de parole. Cela dit, ce compte rendu servira de mémoire et de repère pour l’acheteur quand il mènera les opérations.

Contribution à l’étude des marchés

Pour cette fonction, l’AA analyse et transcrit les besoins de l’entreprise. Il effectue aussi des recherches concernant les marchés afin d’enrichir les informations utiles aux achats. Pour cela, il pourrait consulter les sites de commerce ainsi que les forums d’achats disponibles sur le net.

Rédaction d’un cahier des charges

Le cahier des charges définit toutes les actions nécessaires à la réalisation d’un projet d’acquisition. En ce sens, l’acheteur junior mettra toutes les données nécessaires à disposition de son supérieur pour que celui-ci puisse réaliser le document. D’autre part, il pourrait participer directement à la rédaction du cahier en s’appuyant sur des consignes bien claires.

Élaboration d’un appel d’offres

Dans cette mission, l’acheteur demandera à son assistant de réunir les documents nécessaires pour une consultation. En outre, il s’appuiera sur son second pour effectuer les tâches connexes telles que la rédaction des courriers et le dépouille des devis. Cependant, il aurait aussi besoin de son acolyte pour rassembler les critères de choix utiles à l’annonce.

Gestion des fournisseurs

Cette activité permettra de gagner du temps lors des collaborations avec les fournisseurs. Autrement dit, elle dispensera l’acheteur senior des tâches nécessaires pour une bonne organisation de travail.

La base de données fournisseur (BDF)

L’Assistant achat se charge non seulement de mettre en place la BDF, mais aussi de la mettre à jour. En effet, il va créer lui-même cette BDF à partir des informations récoltées. Puis, après chaque recherche de nouveaux sous-traitants, il l’améliorera. L’intérêt de ces actions est de favoriser les choix proposés à son responsable.

Suivi des fournisseurs

Au quotidien, les fournisseurs peuvent s’appuyer sur l’AA afin que ce dernier les soutienne techniquement et administrativement. L’Assistant acheteur répondra à leurs requêtes sur mail et à leurs appels s’ils rencontrent des difficultés à l’approvisionnement. Ainsi, il pourra prévenir à temps ses supérieurs et limitera les dégâts.

Classement des fournisseurs

L’AA dressera un document de classification qui attribue à chaque produit un fournisseur. Il sera alors en mesure de suivre toutes les opérations et d’aider l’acheteur senior à affiner sa sélection de prestataires.

Communication avec les sous-traitants

Si l’acheteur voulait contacter un vendeur ou un prestataire, il passera par son second. En effet, celui-ci peut demander des précisions sur le prix, passer une commande ou décliner une proposition. En résumé, l’assistant peut servir de médiateur entre les deux camps surtout si l’acquéreur s’occupe de plusieurs cas.

Gestion administrative et logistique des achats

Cette dernière partie concerne l’ensemble des activités d’organisation, de planification, de direction et de contrôle nécessaires pour atteindre les objectifs d’achats. L’acheteur travaille en étroite relation avec son assistant pour qu’aucune tâche de gestion soit négligée.

Tenu du tableau de bord des achats (TBA)

L’acheteur utilise un TBA avec l'intention de suivre tous ses achats en cours. Bien qu’il puisse intervenir dans la conception de ce tableau de bord, c’est surtout son assistant qui va le tenir. En effet, l’AA se chargera de dynamiser et de remplir ce reporting qui contient toutes les données des transactions.

Suivi des plannings d’achats

Sur le plan chronologique, cette mission consiste à veiller au bon déroulement de toutes les acquisitions. En d’autres termes, l’AA veillera à ce que la date et le délai affectés à chaque approvisionnement soient respectés. Dans le cas contraire, l’acheteur réfléchira sur les mesures à prendre.

Rédaction de documents réglementaires

Parfois, rédiger un document réglementaire s’avère être lent pour un acheteur alors que son temps est précieux. Il va alors laisser cette tâche au profit de son assistant. Toutefois, il résumera lui-même le contenu à détailler dans cet écrit.

Veille logistique des flux marchandise et humaine

Un Assistant achat se charge de contrôler les flux marchandise et humaine pour éviter toute forme de perte. En effet, un processus d’achat engendre des va-et-vient de tout genre. L’AA doit alors compter sur sa rigueur afin que des soucis ne viennent pas ralentir les opérations commerciales.

Traitement des bons de commande

Tout comme les factures, ces documents permettent de valider des actions commerciales. Effectivement, ces supports en papier ou numériques justifient les modalités d’une demande d’achat. À un nombre important, les bons de commande deviennent difficiles à gérer pour un acheteur. Ce dernier va alors attribuer cette tâche à son second.

Appui aux négociations

Lors d’une négociation avec un fournisseur, l’Assistant achat va épauler son responsable en lui apportant tous les documents nécessaires à l’entretien. Évidemment, il ne pourra pas intervenir dans un marchandage. Par contre, l’acheteur comptera sur ses bons conseils comme il connaît plusieurs informations sur le vendeur et le produit.

Les compétences requises pour devenir Assistant Achats

Tout d’abord, ce métier requiert une bonne capacité de gestion. Autrement dit, il nécessite des techniques organisationnelles de pointe afin de conduire toutes les étapes d’un achat. En dépit du fait que l’acheteur junior ne décide pas, il aide son responsable à le faire. Pour cela, il s’acharnera à offrir de bonnes conditions de travail en se chargeant des classifications de dossiers et des tâches administratives secondaires.
Après, un Assistant achat digne de ce nom est contraint de maîtriser l’informatique et le monde du Web. Grâce aux nouvelles technologies, les entreprises se conforment aux outils digitaux et aux supports numériques, notamment l’internet. Le titulaire du poste doit alors savoir effectuer des recherches sur les sites, mais aussi utiliser les logiciels de gestion et de commerce disponibles sur le marché.
Ensuite, ce travail exige des aptitudes professionnelles telles que les qualités relationnelles, le sens de l’écoute, la patience et la rigueur. Cela dit, l’Assistant devra gérer la pression qui s’abattra sur lui pendant sa période d’adaptation. En réalité, c’est le seul moyen de survivre dans ce poste et de progresser vers une autre responsabilité plus importante.
Pour conclure, on peut affirmer que le métier d’Assistant achat paraît dur et fatiguant, mais c’est un passage obligé pour viser une place plus haute d’acheteur. Néanmoins, une personne peut faire de cette fonction une vraie carrière surtout si elle possède les compétences multiples qui la constituent.

La formation pour devenir Assistant Achats

Une école de commerce reste le moyen le plus sûr, mais long, d’accéder à ce poste. Cependant, un étudiant en gestion ou management pourrait aussi candidater à condition d’avoir des bases de technique commerciale.
Par ailleurs, il existe des formations courtes qui apprennent directement le métier. Cherchez-vous la meilleure d’entre elles ? Optez pour notre formation Assistant achat.
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