Process Communication : comment ce modèle vous aide à être plus efficace

Avec Process Communication, nous pouvons cerner nos atouts et points de vigilance en fonction de notre profil de personnalité. En effet, l’efficacité ne se résume pas à notre capacité d’organisation. Par exemple, la réactivité est aussi un talent très prisé dans nos entreprises en changement permanent.

Exploiter les talents naturels pour gagner en efficacité grâce à Process Communication

Des exemples de talents naturels par Type de Profil Process Communication

Nous ne sommes pas tous efficaces de la même manière.

• Les personnes de Type Analyseur sont douées pour anticiper et planifier.
• Les personnes de Type Promoteur, sont, elles, parfaitement à l’aise dans les situations qui requièrent une bonne part d’improvisation.
• Les personnes de Type Énergiseur se créent un réseau de relations qu’elles savent activer le moment venu.
• Les personnes de Type Imagineur ont une remarquable capacité à approfondir un sujet sous toutes ses facettes.
• Les personnes de Type Empathique sont douées pour comprendre leurs interlocuteurs et deviner ce dont ils ont besoin.
• Les personnes de Type Persévérant savent prendre les décisions qui s’imposent pour faire avancer les projets.

Ce ne sont que quelques exemples. Chaque Type de Personnalité de la Process Com a bien d’autres talents. De plus, l’attribution de ces talents est à nuancer : nous portons tous en nous tous les Types de Personnalité, plus ou moins accessibles en fonction de notre Structure de Personnalité.

Plus nos missions sont en adéquation avec nos talents naturels, plus nous sommes efficaces pour les accomplir sans effort. À nous de les rechercher activement, de les solliciter ou de nous les créer.

Jouer sur la complémentarité des talents

Que faire lorsqu’un talent nous est difficilement accessible ? Cela arrive lorsque le Type de Personnalité associé à ce talent se trouve tout en haut de notre Structure de Personnalité (ou Immeuble), et lorsque l’énergie disponible à cet étage est réduite. Certes, nous pouvons utiliser les talents associés à ce Type de Personnalité, mais seulement pendant un temps limité. Sinon, nous risquons d’entrer sous stress.

Alors, comment faire ? Comment faire lorsque par exemple, une personne de Base Énergiseur avec une énergie faible à l’étage Analyseur doit piloter un projet qui nécessite d’anticiper, planifier, suivre la réalisation des objectifs intermédiaires ? La créativité naturelle de cette personne risque de ne pas suffire pour rattraper les oublis, du moins, pas si ceux-ci sont fréquents.

L’idéal est de s’entourer de personnes aux profils complémentaires du nôtre. De constituer une équipe où tous les talents utiles à la mission seraient réunis. C’est souhaitable pour la réussite du projet. C’est indispensable dès lors que les enjeux sont élevés.

Mais ce n’est pas toujours possible au quotidien.

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Mettre en place des garde-fous pour ne plus perdre en efficacité

Des exemples de points de vigilance par Type de Personnalité Process Communication

• Les personnes de Type Analyseur sont généralement appréciées pour la qualité de leur travail, qu’elles ont à cœur de bien faire. Mais leur tendance au perfectionnisme peut aussi pénaliser leur productivité, si elles passent 80 % de leur temps à peaufiner des détails à faible valeur ajoutée.
• Les personnes de Type Persévérant, très engagées, risquent quant à elles de dépenser une énergie colossale sur des causes perdues.
• Les personnes de Type Imagineur osent difficilement demander de l’aide si elles sont bloquées sur un problème. Elles risquent de passer des heures à essayer de le dénouer seules.
• Les personnes de Type Empathique risquent de se faire grignoter tout leur temps en rendant service à tout le monde, au détriment de leurs propres objectifs.
• Les personnes de Type Promoteur peuvent avoir tendance à ne pas fournir suffisamment d’explications. Elles risquent de se rendre compte après-coup que le travail demandé n’est pas conforme à ce qu’elles voulaient… et le délai risque de ne plus être tenu.
• Les personnes de Type Énergiseur ont tendance à se laisser interrompre avec plaisir, ce qui les empêche d’avancer sur tout travail de fond qui requiert de la concentration, et les met en retard sur les missions à enjeu.

Changer de focale (faire un zoom arrière)

Avoir conscience de nos points de vigilance est une première étape pour les gérer.

Prenons un exemple : une personne de Type Analyseur pourrait se donner un temps limité pour terminer un livrable sans le perfectionner outre mesure. L’astuce, pour y parvenir à son corps défendant, c’est de changer de cadre, comme en photographie. Comparer le livrable non par rapport à lui-même (parfait vs imparfait), mais par rapport à ce qui pourrait être fait à la place sur un autre projet, avec une valeur ajoutée plus grande au regard de l’ensemble de ses missions.

De la même manière, une personne de Type Persévérant pourrait prendre du recul sur ce qu’elle est objectivement en capacité de changer ou d’influencer. Une personne de Type Empathique pourrait se demander dans quelle mesure elle n’entretient pas une forme de dépendance des gens qui la sollicitent sans arrêt.

Le changement de cadre permet de se motiver pour opérer une modification de nos habitudes en profondeur.

Mais il n’est pas toujours suffisant.

Adapter les outils d’efficacité à son profil Process Communication

La plupart des outils d’efficacité ou de gestion de temps ont été conçus par des personnes qui se sentaient à l’aise pour les utiliser. Oui mais. Présentés à des personnes d’autres Types de Personnalité Process Communication , ces outils ont l’allure de "Y’a qu’à…/ Faut qu’on…" inapplicables.

Simplifier les méthodes d’efficacité et de gestion de temps

Prenons l’exemple d’une personne de Type Énergiseur essayant d’utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer ses priorités, selon les conseils de son collègue de Type Analyseur. Elle va la remplir une fois, peut-être intégralement… ou pas. Elle se découragera sans doute la deuxième fois. Trop complexe, trop de données.

Au contraire, en adaptant l’outil à sa manière de fonctionner, elle l’adoptera plus facilement. Au lieu de quatre cases, elle n’en remplit que deux, celles de la "diagonale du fou" : elle oppose les tâches importantes non urgentes, à celles qui sont urgentes mais non importantes. Encore trop complexe ? Soit. Ne conservons que LA tâche prioritaire du jour, face aux sollicitations non urgentes. Plus facile de résister aux sirènes de l’urgence, non ? Surtout en couplant cet outil avec la méthode CAP, afin de ne pas se laisser perturber par les sollicitations de la boîte mail, ne serait-ce que vingt ou trente minutes d’affilée.

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Tester ces méthodes en douceur

Une personne de Type Empathique aura toutes les peines du monde à dire non à une sollicitation. Le recadrage est une partie de la solution au problème. Elle peut se dire que sur le long terme, la personne sera plus autonome, et finalement plus satisfaite si on ne répond pas toutes affaires cessantes à chacun de ses appels au secours.

Oui mais. Dans l’instant, la peur de blesser, la crainte de déplaire est la plus forte. Tant que la personne de Type Empathique n’a pas expérimenté une situation positive, la marche à franchir reste trop haute.

Pour dépasser ce frein, je recommande de commencer par une situation peu risquée : le cas d’une sollicitation sans trop d’enjeux, avec une personne qui vous apprécie. Une fois la sollicitation refusée (avec diplomatie, comme la personne de Type Empathique le fera naturellement avec la sensibilité qui la caractérise), elle pourra constater que le solliciteur ne lui en veut pas. C’est en ressentant le soulagement associé que la croyance ″Si je refuse, ils vont m’en vouloir" peut se transformer en "Je peux dire non posément ET continuer d’être appréciée".

Anticiper les difficultés et agir sur le processus

Prenons un dernier exemple : celui d’une personne de Type Imagineur à qui on a délégué une mission. Survient une difficulté, mettons un choix complexe à faire. La personne a beau savoir qu’il serait préférable de demander de l’aide, que la mission sera plus vite accomplie ainsi, ce recadrage rationnel est difficile. Son état de stress lui dicte d’être forte et de se débrouiller seule.

En anticipant ce genre de difficulté dès le moment de la délégation, la personne de Type Imagineur peut mettre en place un processus adapté avec la personne qui lui délègue la mission. Des points d’avancement rapprochés, une "permission de déranger" à heure convenue à l’avance.

À chacun sa manière d’exceller. Ces conseils sont valables pour chacun d’entre nous, à titre individuel : donnons-nous la permission d’être efficace à notre manière. Ils sont aussi très intéressants pour les managers : ne cherchez pas à imposer vos méthodes. Elles fonctionnent très bien pour vous, et c’est tant mieux. Mais elles peuvent décourager les personnes de votre entourage qui ont une Structure de Personnalité très différente de la vôtre. Cherchez plutôt à savoir ce qui leur conviendra à elles.

La Boîte à outils Process Communication Model®

Retrouvez-y un dossier complet sur ce sujet

Ecrit par

Pascale Bélorgey

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