Une to-do list efficace est une belle promesse : celle d’améliorer son efficacité avec une gestion du temps optimale. Mal conçue, cependant, elle peut vite devenir très frustrante, ou pire, décourageante. D’où l’importance de choisir la forme qui nous convient pour éviter plusieurs écueils et obstacles.
- Savoir structurer et prioriser sa to-do list
- Calibrer sa to-do list pour éviter la procrastination
- Prendre en compte son énergie disponible
- Adapter sa to-do list à une "surcharge de travail qui dure"
- Inclure le temps des imprévus dans sa to-do list
- Savoir intégrer ses dossiers de fond
- Et si mon cerveau n’aime vraiment pas les to-do lists ?
- To-do list digitale ou papier ?
Savoir structurer et prioriser sa to-do list
Qui a dit qu’une to-do list devait ressembler à une liste de tâches ? Certainement pas Marie-Christine Lapierre. « Une to do list, ce n’est pas juste la liste de courses, précise d’emblée cette consultante chez Cegos, spécialiste en gestion du temps. Parce que le risque, à la fin de la journée, est de n’avoir traité que 10 % de cette liste à cause d’imprévus ou d’une mauvaise hiérarchisation des tâches. »
Mais alors quel est le secret pour aborder au mieux sa to-do list ? « Il faut commencer par se poser deux questions essentielles, nous explique notre spécialiste. "Cette tâche est-elle si urgente ?", et "cette tâche est-elle si importante" ». Et il y a un outil qui vous permet justement de visualiser vos tâches à faire selon ces critères d’urgence et d’importance : la matrice d’Eisenhower.
Concrètement, découpez un tableau en 4 cases identifiées de A à D suivant la règle :
A : tâches avec une importance haute et une urgence forte.
B : tâches avec une importance haute, mais une urgence moins forte que celles de la case A.
C : tâches avec une importance moins forte qu’A et B, mais une urgence forte.
D : tâches avec une urgence et une importance mois forte.
L’objectif est de répartir toutes vos tâches dans les 4 cases de cette matrice. Planifiez en priorité les tâches des cadrans B et A, les missions plus importantes en distinguant les niveaux d’urgence. Gérez les tâches du cadran C et D à l'économie : réduisez, négociez le délai pour les faire aux « heures creuses ».
« C’est surtout le cadran B qui va être intéressant, parce que telle tâche peut être très importante, mais pas forcément si urgente. Cela permet de répartir son travail sur la semaine ou plus et pas juste une journée. »
Lire aussi : Tous les secrets de la matrice d’Eisenhower
Calibrer sa to-do list pour éviter la procrastination
Cependant, sommes-nous tous égaux devant une to-do list ? Évidemment que non car chacun fonctionne différemment. Certains sujets vont plus procrastiner que d’autres, c’est-à-dire repousser mentalement certaines tâches et donc réduire l’intérêt et l’efficacité de l’exercice.
« Pour commencer, on peut se limiter à rédiger une liste de tâches qui rentre dans la journéeen estimant bien leur durée, avant de se lancer dans des matrices plus élaborées », observe notre experte. Mais la simplicité n’empêche pas forcément la procrastination. Quel que soit le modèle choisi, Marie-Christine Lapierre recommande ainsi quelques astuces pour surmonter l’obstacle.
« L’idée est d’alterner des activités plaisantes ou ressourçantes, y compris des pauses, avec des tâches que nous jugeons plus fastidieuses. Il faut aussi identifier les tâches les plus motivantes, comme un travail collaboratif pour certains. Efficacité garantie ! Parce que si, dans ma liste, j'ai prévu en premier un reporting qui me pèse, puis la rédaction d’une note de frais. Et enfin, je passe encore une autre tâche que je n'aime pas particulièrement, la to-do list part vite en éclats. »
Ultime bonne pratique :utiliser le langage proactif.
Ce sont des formulations qui nous aident à visualiser la tâche comme accomplie ». « Plutôt que "je dois faire le reporting" qui rappelle les devoirs à l’école, écrire "je vais finaliser le reporting", comme si c'était déjà fait. Les neurosciences ont confirmé cet impact positif du langage pour nous engager à l’action.
Prendre en compte son énergie disponible
Cela aussi, c’est humain. « Des chutes d'énergie, nous en avons tous, confirme notre experte. Une to-do list améliorée consiste à préserver son énergie en posant aussi ses tâches dans la journée en fonction de la chronobiologie. » Il suffit de s’intéresser un peu au sujet pour savoir que l’on est généralement un peu moins efficace intellectuellement en début d’après-midi
« L'efficacité intellectuelle est généralement au maximum entre 9h et 11h. Sachant cela, je peux prévoir de travailler sur un dossier de fond le matin avec la bonne énergie. On peut ensuite placer une réunion de travail avec plusieurs collègues en début d’après-midi. Et si on fait l'inverse, je défie quiconque d’être aussi efficace ! » Bon à savoir pour sa to-do list : on retrouve généralement un niveau intellectuel optimal entre 16h et 18h.
Adapter sa to-do list à une "surcharge de travail qui dure"
L’inconvénient d’une to-do list présentée en matrice ou en liste : elle ne permet pas toujours de gérer les périodes de surcharge de travail chroniques. Car tout est très urgent ET très important. On va alors constamment reporter certaines tâches avec le risque de déprimer et de se décourager, voire de s’épuiser.
Pour y remédier, Marie-Christine Lapierre recommande de tester la méthode "LIMITER". Cet acronyme permet d’aborder sa to-do list en 7 étapes :
- Lister toutes les tâches à faire le lendemain
- Inclure d'emblée une part d’imprévus, 1h ou plus selon son expérience.
- Mettre un ordre de priorité en se demandant « si je ne pouvais faire qu'une seule chose demain, ce serait laquelle ? » Et après ? Etc.
- Indiquer pour chaque tâche la durée estimée, y compris les pauses.
- Totaliser les durées au fur et à mesure.
- Éliminer ou reporter les tâches hors limite.
- Réaliser les tâches dans l'ordre dès le matin.
« Concrètement, une to-do list avec la méthode LIMITER se résume à un tableau à 3 colonnes. » Celui-ci permet de commencer chaque jour par l’essentiel en renonçant d'emblée aux tâches que nous ne ferons pas.
« Il faut bien que l’on comprenne qu’il n’y a pas qu’une to-do list possible, mais plusieurs formats de to-do list en fonction des difficultés de chacun. »
Inclure le temps des imprévus dans sa to-do list
Quelle que soit la méthode choisie, une chose ne change pas : chaque jour, une série d’imprévus viendra perturber notre to-do list. « On ne peut pas prévoir 8 heures d’activité dans une journée. Il faut apprendre à savoir que dans chaque métier, il peut y avoir 20 % ou 50 % d’imprévus. »
Pour établir une to-do list réaliste et ne pas terminer sa journée avec un sentiment de frustration, une solution est de prévoir des tâches qui devraient couvrir 4 heures (si le pourcentage d’imprévus représente 50 %) sans se sentir fautif. Car elles seront réalisées et des imprévus occuperont le reste. « Et s’il y a moins d’imprévus, on peut même arriver à s’avancer ! C’est très satisfaisant pour notre soirée, et très motivant pour aborder le lendemain, » remarque Marie-Christine Lapierre.
Mais il y a imprévu et imprévu… « Une autre piste est d’aborder chaque imprévu conformément à ce que nous apprend la matrice d’Eisenhower. » Pour cela, il faut se poser les bonnes questions. Est-ce que cet imprévu est si important que ça ? Est-ce qu'il est si urgent à traiter ? Et est-ce qu'il doit vraiment passer avant une des tâches de ma to-do list ? En quel cas, si je dis la réponse est oui, où est-ce que je déplace la tâche initialement prévue : dans la journée ou plus tard ? » Efficace, vous verrez !
Savoir intégrer ses dossiers de fond
Une autre bonne astuce : certaines tâches ne rentrent pas bien dans les cases, du moins en apparence. « C’est le cas de dossiers de fond, précise notre experte. Si vous devez réaliser une analyse de marché, par exemple, c’est un travail qui peut prendre plusieurs jours. » Le danger est de présenter la tâche telle quelle, au risque qu’elle soit repoussée pour avoir le plaisir de rayer d’autres tâches plus faciles et plus courtes.
« Dès lors, il n'y a qu'une seule façon de gérer cet écueil. Il faut découper les grosses tâches qui prennent du temps et qui sont importantes en sous-tâches. Il s’agit de découper en sous-objectifs. Par conséquent, il est plus facile d’intégrer régulièrement ¼ ou 1H dans sa to-do list, ce qui nous permet d’accomplir ce dossier de fond en temps et en heure, par petites touches indolores »
Et si mon cerveau n’aime vraiment pas les to-do lists ?
Là aussi ce sont des choses qui arrivent. Que la to-do list soit présentée en matrice ou en simple liste, cela ne marche pas toujours. « Parfois, le cerveau n'aime pas les to-do lists, confirme notre spécialiste. Cela veut dire que ces profils n'aiment pas qu'on leur dise qu'il y a des choses à faire. Mais cela n’empêche pas de faire autrement. »
Il peut y avoir des explications psychologiques ou des questions de neurodiversité en jeu. « On constate qu'il y a 20 % à peu près de la population qui a un cerveau qui ne fonctionne pas de façon linéaire, mais plutôt en "arborescence". »
Dans ces cas, l’important est de tenir compte de la visualisation des tâches à accomplir. « Certains apprécient la matrice d’Eisenhower qui permet une visualisation sous forme de schéma, d’autres seront plus efficaces avec une to-do list améliorée sous forme de Carte Mentale. »
To-do list digitale ou papier ?
Une dernière question enfin, pour la forme… Mais entre le digital et le papier, difficile de trancher de façon définitive. « Personnellement, je n’ai jamais trouvé de modèle en ligne ou de logiciel satisfaisant, conclut Marie-Christine Lapierre. Car on passe plus de temps à les paramétrer et les modifier qu’à faire les tâches elles-mêmes ! ».
Le couple stylo-papier est bien plus rapide, flexible et efficace. Si vous optez pour un format digital, faites simple. Cela peut être la fonction liste de tâches de son smartphone (avec les durées et priorisation pour chaque tâche !), ou un fichier excel pour la to-do list LIMITER.
En complément, l’agenda reste un accessoire indispensable où l’on pourra effacer et décaler certaines tâches à venir. « J’en ai un en format papier. Une autre astuce est d’utiliser les stylos de couleurs effaçables pour couvrir différentes sphères de sa vie, privée et professionnelle. On peut choisir une couleur pour son temps pour soi, aussi. Ainsi, si notre agenda se noircit trop, par exemple, on voit très vite qu’il y a un danger. » Et le besoin de rééquilibrer sa to-do list…
L’exercice d’une to-do list équilibrée est payant. « Il y a vite une forme de bien-être que l’on ressent. Il y a aussi le soir ou en fin de semaine, un sentiment du travail accompli et une satisfaction personnelle. On n'est pas frustré, on a fait l’essentiel, bien géré les priorités. Et on est content de sa journée… »
