1. Se créer des règles simples et efficaces
2. Rester souple pour accueillir les imprévus importants
3. Déléguer l'organisation à un.e assistant.e rél.le ou virtuel.le
Pour certains d'entre nous, les rendez-vous peuvent représenter une part importante de l'emploi du temps. Dès lors, leur organisation devient une tâche à part entière, qui peut avoir une incidence importante sur notre efficacité. Trouver un créneau commun qui tienne compte des délais à tenir, équilibrer l'agenda entre les rendez-vous et les tâches de fond stratégiques, intégrer les urgences... Comment gérer ces rendez-vous pour optimiser notre efficacité sans y consacrer des heures ?
1. Se créer des règles simples et efficaces
L'enjeu ici est de gagner du temps à la fois dans la planification des rendez-vous, et en termes d'efficacité personnelle pour réaliser nos tâches prioritaires. Nous avons donc intérêt à être proactifs et proposer la date et l'horaire qui nous arrange. Et donc, avoir les idées claires sur ce qui est le plus efficace pour nous.
5 règles pour gérer les rendez-vous de notre cœur de métier :
- Règle n°1 : même lorsqu'une journée est libre, proposer les rendez-vous dans l'ordre suivant : 14h, 15h, 11h30. Parce que nous sommes plus efficaces le matin pour travailler seuls sur nos tâches de fond.
- Règle n°2 : négocier la date mais rester ferme sur l'horaire. Nous risquons sinon de regretter le moment venu d'avoir sacrifié nos meilleurs neurones.
- Règle n°3 : Limiter la durée des rendez-vous. Au-delà d'une heure, 80% du temps consommé n'a pas ou peu de valeur ajoutée. Il vaut mieux garder une marge de manœuvre entre deux rendez-vous pour prolonger le cas échéant un échange particulièrement productif.
- Règle n°4 : il y a des exceptions aux règles n°1 et 3. Les rendez-vous de travail en petit comité (deux à cinq personnes grand maximum), sur des sujets de réflexion ou les négociations à fort enjeu seront prioritairement positionnés à la première heure le matin. Ils peuvent durer deux heures, pour avoir le temps d'aboutir à un résultat fini.
- Règle n°5 : positionner les rendez-vous avec les personnes notoirement bavardes juste avant le déjeuner (pour y prolonger les échanges) ou juste avant une réunion importante (dans ce cas, prévenir d'emblée que nous devrons partir 5 minutes avant telle heure).
3 règles pour gérer de façon "économique" les rendez-vous en marge de notre activité
Les sollicitations des collègues, clients ou fournisseurs qui apportent peu de valeur ajoutée de notre mission sont légion. S'il n'est pas toujours facile ni diplomatique de les refuser, nous pouvons a minima limiter leur impact sur notre efficacité.
- Règle n°6 : accorder des rendez-vous vraiment très courts : 30, voire 15 minutes. Cela forcera notre interlocuteur à bien préparer le rendez-vous et aller à l'essentiel.
- Règle n°7 : proposer un déjeuner plutôt que de ponctionner une heure productive de notre agenda.
- Règle n°8 : refuser d'emblée, poliment mais fermement les rendez-vous qui sont trop éloignés de nos priorités. Cela rendra service à la personne, qui, sachant à quoi s'en tenir, trouvera une autre solution.
2. Rester souple pour accueillir les imprévus importants
L'agenda est un organisme vivant. Il est destiné à bouger au rythme de nos priorités et des - vraies - urgences à gérer. Il serait dommage de freiner le démarrage d'un projet stratégique uniquement pour respecter un engagement de rendez-vous moins prioritaire. Et si cela vient chatouiller nos valeurs, souvenons-nous que notre premier engagement contractuel est de réussir notre mission.
Reporter un rendez-vous : permission, précaution et astuce !
Autorisons-nous donc à déplacer nos rendez-vous. Dans la plupart des cas, nos interlocuteurs se montreront très compréhensifs. Il se peut même que cela les arrange, ponctuellement !
Attention toutefois à ne pas reporter sans cesse un rendez-vous avec une même personne. Si c'est le cas, posons-nous la question : le rendez-vous mérite-t-il d'être maintenu ? Il vaut mieux parfois annoncer clairement à la personne que nos priorités ont changé et qu'elle ne doit plus compter sur nous. Là encore, c'est lui rendre service. Autre précaution : les rendez-vous de management. Reporter trois fois un rendez-vous avec un collaborateur revient à lui dire "tu n'es pas prioritaire". Or, un entretien avec un collaborateur est un acte managérial fort. Il figure dans les priorités de la fonction de manager.
La meilleure façon d'allier souplesse et diplomatie est de garder systématiquement, tous les jours ou plusieurs fois par semaine des plages de disponibilité (marquées nrp comme "ne rien prendre" dans l'agenda) pour accueillir les priorités de dernière minute. Ou pour les reports, justement.
Proposer des alternatives au rendez-vous
C'est une autre façon de respecter nos engagements - et nos délais - tout en nous libérant de la contrainte du rendez-vous initialement posé.
- Raccourcir le rendez-vous drastiquement : diviser sa durée par deux avec un objectif moins ambitieux, ou le couper en deux parties, une à court terme et une à plus long terme.
- Le faire par téléphone ou Skype. Nos interlocuteurs aurons plus de souplesse pour convenir d'un nouveau créneau. De plus, un appel téléphonique est toujours plus court qu'une rencontre physique (où les temps d'installation, de préambule et de prise de congé sont en général plus long, sans compter la recherche éventuelle de salle de réunion).
- Travailler de manière asynchrone sur des documents partagés si la relation est établie et le travail en cours.
- Déléguer le rendez-vous à une autre personne, ou trouver une solution pour que notre interlocuteur ait une réponse à son besoin par ailleurs.
3. Déléguer l'organisation à un.e assistant.e rél.le ou virtuel.le
L’intérêt est double. Au-delà du temps évidemment gagné à organiser et réorganiser les rendez-vous, un.e assistant.e agit avec plus de détachement que nous lorsqu’il faut les reporter.
Mais voilà, me direz-vous, tout le monde n'a pas la chance d'avoir dans son équipe un.e assistant.e. C'est vrai. Et c'est là que l'assistant.e virtuel.le intervient.
Cédric Leclercq, rencontré au cours d'une de nos formations, est informaticien. Son rôle l'amène à rencontrer de nombreux fournisseurs, avec un rythme moyen de 4 entretiens par jour. Depuis qu'il utilise julie.desk, qui gère ses rendez-vous pour lui, il gagne entre 30 minutes et 1 heure par jour. Donc près de 4 heures par semaine, soit une demi-journée !
Comment réussir la délégation de nos rendez-vous ?
Qu'il s'agisse d'une personne réelle ou d'un programme d'intelligence artificielle, l'assistant.e a besoin de paramètres précis pour organiser nos rendez-vous au mieux de nos intérêts et de notre efficacité. Les règles que nous avons posées plus haut posent ce cadre indispensable.
Ensuite, il suffit de dialoguer avec son assistant.e pour donner les instructions spécifiques liées à l'actualité courante de nos entretiens et réunions : prendre rendez-vous avec telles personnes, dans tel délai et pour telle durée, annuler les rendez-vous de telle période en cas d'urgence ou d'impondérable, les reporter avant telle date, etc.
Comment fonctionne l'assistant.e virtuel.le ?
La seule différence, c'est que le dialogue avec Julie Desk se fait exclusivement par mail : il suffit d'envoyer un mail à notre interlocuteur en mettant "Julie" en copie pour qu'elle s'occupe d'organiser la rencontre. Un mail en bon français, sans abréviation ni style SMS. Car "Julie" est un programme de reconnaissance de vocabulaire et de syntaxe.
"Julie" se met alors en relation - toujours par mail - avec la personne, lui propose les créneaux disponibles de notre agenda (auquel elle a accès, bien évidemment) en respectant les règles que nous lui avons communiquées. Une fois l'accord trouvé, "Julie" bloque le rendez-vous dans notre agenda. Le tour est joué !
"Julie" gère également les échanges de mails avec toutes les personnes concernées par l'annulation des rendez-vous d'une journée entière, et s'occupe de les reporter dans un délai convenu avec elle.
Notons enfin que "Julie" ne travaille pas seule - du moins pas encore. Une surveillance humaine joue le rôle de "contrôle qualité" de son travail. "Julie" a beau être virtuelle, elle bénéficie d'un superviseur !
Bien sûr, "Julie" est rémunérée selon un abonnement variable en fonctions des services qu'elle peut nous offrir. A nous de trouver la réponse à cette série d'équations : combien de temps passons-nous chaque jour ou chaque semaine à gérer nos rendez-vous ? A combien évaluons-nous une demi-journée de travail ? Et surtout : que ferions-nous de cette demi-journée supplémentaire ? Quel projet nous permettrait-elle d'accomplir ?
Plus d'astuces dans la boîte à outils de la gestion du temps et dans la boîte à outils de l'efficacité professionnelle :
