L'efficacité de nos journées de travail est inscrite dès leur commencement. Si nous sommes productifs dès les premières heures, nous emmagasinons une énergie positive qui soutiendra notre efficacité tout au long de la journée. Nous vivrons le temps de manière agréable. A contrario, si nous commençons à nous éparpiller dès le matin, le stress engendré risque fort de réveiller nos "diablotins du temps", c'est-à-dire nos comportements inefficaces en termes de gestion du temps. Nous vivrons cette journée dans l'inconfort. L'enjeu de nos débuts de journées dépasse donc les premières heures matinales. Voici 6 bonnes pratiques pour partir du bon pied !
1. Commençons chaque journée par une tâche importante
2. Privilégions les tâches de réflexion qui exigent de la concentration
3. Donnons-nous un objectif atteignable en moins de 2 heures
4. Choisissons la veille la première action du matin
5. Ritualisons l'ouverture de notre boîte mail à 11h
6. Reportons les sollicitations en début d'après-midi
1. Commençons chaque journée par une tâche importante
Nos tâches importantes sont celles qui contribuent directement à la réussite de nos missions essentielles et des projets qui nous tiennent à cœur. Pour être efficaces, nous devons leur donner la priorité. En démarrant par elles le matin, nous échappons au risque de voir des imprévus les repousser au lendemain, à la semaine suivante, voire sine die. En concrétisant un peu chaque jour notre valeur ajoutée dans des réalisations concrètes, nous nous donnons les moyens d'atteindre nos objectifs et nos ambitions.
2. Privilégions les tâches de réflexion qui exigent de la concentration
La chronobiologie est formelle : nous sommes plus efficaces le matin pour effectuer des tâches requérant réflexion, création et concentration. Notre efficacité décroît en fin de matinée, vers 11h ou 11h30, pour ne remonter que vers le milieu d'après-midi : 15h ou 15h30. Et encore, ce deuxième pic d'efficacité intellectuelle ne nous procure pas une aussi belle capacité de concentration que le premier pic du matin. Si nous pouvons encore être créatifs l'après-midi, nous sommes moins aptes à traiter la complexité. Parmi nos tâches importantes, nous avons donc tout intérêt à sélectionner pour nos premières heures du matin nos dossiers de fond et dossiers stratégiques, la résolution de problèmes épineux, ou encore les tâches de précision où toute erreur génère une perte de temps colossale, lorsqu'il faut tout reprendre à zéro.
3. Donnons-nous un objectif atteignable en moins de 2 heures
Les dossiers de fond que nous venons de mentionner méritent souvent plusieurs jours de travail. Nous pourrions donc avoir le sentiment de ne rien avoir terminé à la fin de notre pic d'efficacité du matin, ce qui n'est guère encourageant. Alors, pour nous motiver, il est judicieux de découper nos dossiers en plusieurs sous-objectifs atteignables dans le temps que nous choisissons de consacrer à notre première séquence du matin. Et de les concrétiser par un livrable précis : un diagnostic, une carte mentale avec nos premières idées, etc.
Le bénéfice de cette bonne pratique est d'ordre psychique : en avançant concrètement sur nos missions essentielles, nous nous sentons efficaces et utiles. Cette pensée positive s'accompagne d'émotions agréables comme la satisfaction ou la joie, qui nous donnent de l'énergie pour le reste. Au lieu de finir nos journées déçus et fatigués par la sensation "d'avoir beaucoup travaillé mais de n'avoir rien fait", nous les terminons heureux, avec le sentiment du devoir accompli, et nous pouvons profiter sereinement de notre soirée. Mieux encore, nous sommes plus disponibles pour les imprévus dès la fin de la matinée, parce que rassurés d'avoir fait le plus important.
4. Choisissons la veille la première action du matin
Le meilleur moment pour programmer nos journées n'est certainement pas le matin, que nous consacrons depuis la bonne pratique N°2 à nos dossiers de réflexion. Dressons donc la liste des tâches à faire (ou "ToDo list") la veille pour le lendemain. Puis, posons-nous cette question simple : "si demain, je n'avais le temps de faire qu'une seule chose, laquelle je choisirais ?" ou autrement dit : "quelle est la chose la plus importante que je veux avoir fini avant demain soir ?". Et promettons-nous de démarrer la journée du lendemain par cette tâche.
L'avantage, c'est que notre cerveau se conditionnera sur cet objectif. Pendant la nuit, il se peut que notre inconscient trouve de belles idées que nous pourrons cueillir sans effort le matin.
Lire aussi : 10 astuces pour doper sa concentration
5. Ritualisons l'ouverture de notre boîte mail à 11h
Nous obéissons souvent à des rituels qui, s'ils sont bien ancrés dans l'inconscient collectif, n'en sont pas forcément efficaces pour autant. C'est ainsi que nous avons tendance à regarder en premier notre boîte mail - par curiosité ou pour voir s'il y a des urgences. Malheureusement, nous y trouvons toujours quelques mails qui, sans être d'une urgence absolue, sont suffisamment préoccupants pour que nous ayons envie d'y répondre afin de nous libérer l'esprit.
Or, pour avoir l'esprit libre, justement, le meilleur moyen est encore de ne pas ouvrir notre messagerie ! dans la mesure où nous l'avons regardée la veille avant de partir, il y a peu de risque qu'un message soit si urgent qu'il ne puisse pas attendre deux petites heures... Plus nous pratiquerons cette stratégie, plus nos correspondants tiendront compte de nos habitudes. Ils anticiperont leurs demandes.
6. Reportons les sollicitations en début d'après-midi
Grâce aux 5 premières bonnes pratiques, nous sommes motivés pour commencer la journée par un dossier important de réflexion, et nous sommes sûrs que c'est ce que nous avons de mieux à faire. Cette assurance est un excellent atout pour "dire non" aux sollicitations qui voudraient empiéter sur nos heures les plus productives.
Nous pouvons alors accueillir les demandes de nos collègues avec un grand sourire répondant "oui, à 14h". Ils entendront d'abord le "oui" et ne douteront pas de notre coopération. A 14h, nous serons disponibles et sereins : parce que nous aurons avancé sur l'essentiel et parce que nous savons qu'à cette heure-là, de toute façon, nous ne pourrions être efficaces sur un dossier complexe. Et si nous les sentons prêts à recevoir ce cadeau, nous pourrons leur transférer le lien vers cet article de Blog pour qu'ils démarrent eux aussi leurs journées du bon pied.
