5 astuces pour éviter les pièges de la to-do list

1. Le relief des priorités

La to-do list ressemble la plupart du temps à une liste de courses. Elle aplatit tout. Une ligne égale une ligne. Or, nous avons des tâches à beaucoup plus forte valeur ajoutée que d'autres. Le premier piège de la to-do list est de nous inviter à réaliser d'abord les petites tâches sans importance, beaucoup plus rapides à effectuer que celles à plus fort enjeux qui demandent réflexion. Nous y gagnons le plaisir de rayer dès le début de la journée les premières lignes de notre to-do list. Mais nous augmentons la frustration de fin de journée lorsque nous constatons que l'essentiel n'est pas fait.

Une bonne manière de redonner du relief à notre to-do list est de dessiner sur notre feuille les 2 axes de la matrice des priorités, urgent et important, puis de ranger nos tâches dans les 4 cadrans. Nous ne ferons pas tout en un jour, mais justement. La matrice des priorités nous aide à discerner ce que nous devons faire aujourd'hui à tout prix, ce que nous pouvons planifier ou négocier. Plus qu'une to-do list, la matrice des priorités est un outil d'anticipation. Elle nous permet de lister des tâches à échéance lointaine et de les inscrire dans notre agenda pour ne pas les oublier... sans les laisser peser sur notre to-do list du jour.

2. L'épaisseur de la durée

L'inconvénient majeur de la plupart des to-do lists est de ne pas indiquer la durée des tâches. Nous risquons alors de nous retrouver avec une longue liste de choses à faire, qui prendront chacune entre 5 minutes et 3 heures. Notre cerveau, de ce fait inconscient de la charge de travail et tout occupé à dresser une liste exhaustive, aura tendance à ajouter autant de lignes que possible. Anxiogène et décourageant.

Au contraire, lorsque nous indiquons la durée des tâches, nous pouvons aussi calculer le temps cumulé pour accomplir tout ce que nous avons noté dans notre to-do list. Nous comprenons alors nos frustrations de fin de journée : sans nous en rendre compte, nous avions prévu 12 ou 15 heures de travail ! Et encore, c'est sans compter les imprévus qui ne manqueront pas de survenir en cours de journée.

Attention, l'estimation des durées est un exercice délicat. La plupart d'entre nous a souvent tendance à sous-estimer le temps réellement nécessaire. Parce que notre esprit est plus rapide que nos mains, parce que chaque interruption a un coût de remise en route, parce qu'il nous manque une information que nous devons rechercher, etc. Pour fiabiliser nos estimations, comparons les durées prévues et réelles. Puis prenons une marge de sécurité. Je me rends compte que je budgète 30 minutes et en consomme régulièrement 45 ? J'applique un coefficient correcteur de 1,5 à mes estimations.

À lire >>Gestion du temps : comment optimiser notre énergie ?

3. L'efficacité de l'outil

Il existe de nombreuses applications de gestion de listes de tâches, sans compter la fonction "tâches" de logiciels comme Outlook. Si la plupart offre la possibilité de mettre un niveau de priorité et des rappels, la notion de durée d'exécution fait encore défaut. Celles qui permettent d'affecter des tâches à d'autres personnes et de suivre leur avancement sont intéressantes dans le cadre des projets ou du travail collaboratif. Mais à titre individuel, leur intérêt est discutable.

En effet, les plus sophistiquées prennent du temps à paramétrer. Il faut parfois visiter plusieurs écrans pour enregistrer les paramètres tels que la priorité, la date à laquelle nous voulons avoir fini la tâche, et parfois le dossier qui permet de lier plusieurs tâches entre elles. La gestion des tâches est certes une tâche importante, mais elle ne doit pas pour autant phagocyter le temps dédié à la réalisation des tâches elles-mêmes !

Pour un usage personnel, finalement, 2 outils très simples suffisent :

• l'agenda : qui affiche clairement les durées et donne une idée précise de la charge de travail,
• la to-do list "post-it™" (ou petit carnet) : pour n'oublier aucune tâche à faire dans la journée - et surtout pour le plaisir de rayer celles qui sont accomplies. Cette to-do list sera d'autant plus efficace qu'elle sera élaborée avec la méthode LIMITER.

4. La méthode LIMITER

Inspirée par François Delivré, la méthode LIMITER déjoue les pièges des to-do lists classiques. Elle est particulièrement appréciable en période de surcharge, lorsque nous avons tendance à travailler tard le soir pour compenser ce que nous n'avons pas réussi à faire dans la journée.

Car avant d'être une méthode, LIMITER est d'abord un mot. Limiter l'amplitude de nos journées de travail. A quelle heure souhaitons-nous commencer et arrêter de travailler demain ? Soustrayons à cette durée le temps des pauses (déjeuner, machine à café, discussions de couloir, etc.) et nous obtiendrons le temps réellement disponible pour effectuer des tâches.

LIMITER est ensuite l'acronyme qui donne son nom à la méthode :

• Lister toutes les tâches que nous souhaitons faire demain.
• Inclure d'emblée une tâche "imprévus", calculée en référence aux jours passés (1h ? 2h?).
• Mettre un ordre de priorité avec cette série de questions : "si je ne pouvais faire qu'une seule chose demain, ce serait laquelle ? Et si je pouvais en faire une deuxième ? etc.".
• Indiquer pour chaque tâche la durée estimée (avec un coefficient correcteur).
• Totaliser les durées au fur et à mesure.
• Éliminer les tâches hors limite : les reporter au lendemain, les planifier ou les supprimer définitivement.
• Réaliser les tâches dans l'ordre dès le matin.

Concrètement, notre to-do list LIMITER se résume à un tableau à 3 colonnes. La première pour les tâches que nous prenons vite l'habitude de noter directement dans l'ordre de nos priorités. La deuxième pour indiquer la durée de chaque tâche. La dernière pour faire le total cumulé des durées à chaque ligne. Grâce cette to-do list améliorée, nous démarrons nos journées par l'essentiel. Nous traiterons les tâches moins importantes si par chance les imprévus sont moins nombreux demain qu'hier.

Utilisez la carte mentale dans votre quotidien pour une meilleure efficacité dans vos projets avec la formation : 3 h chrono pour organiser rapidement ses idées

5. Une astuce de procrastinateur

Reste à traiter l'irrépressible tentation de commencer par des tâches de courte durée pour le plaisir de rayer des lignes sur notre to-do list. Cette pratique, bien connue des procrastinateurs, nous donne l'illusion d'avancer. Elle nous permet surtout de reporter sans cesse le travail de fond, plus exigeant en termes de charge mentale.

John Perry, grand procrastinateur assumé, nous livre son astuce secrète pour entamer les gros dossiers. Il suffit de découper le travail en micro-tâches parfois triviales. Par exemple, repérer les sources documentaires pour alimenter l'article :

• (Re)lire la première source,lire la deuxième, etc.
• Réaliser une carte mentale de synthèse des idées clés.
• Trouver l'angle d'attaque de mon article.
• Mettre les titres du plan.
• Rédiger l'introduction.
• Rédiger la partie 1, etc.
• Relire le tout et corriger le style.
• Relire encore pour traquer les fautes et coquilles.
• Trouver une image pour illustrer l'article.

Ahhh ! Que de lignes à rayer pour écrire un article de blog !  Le bonheur.