Vous arrive-t-il de perdre du temps à chercher le document dont vous avez besoin pour travailler ? La vue de dossiers inachevés sur votre bureau ou de fichiers ouverts sur votre ordinateur vous disperse-t-elle ? Si oui, la méthode Lean est faite pour vous !
Les 5 principes du Lean appliqués au rangement d’un « poste de travail »
Le Lean nous vient de 100 ans d’expérience industrielle. Ses principes sont maintenant appliqués dans tous les secteurs de l’industrie et des services. Plus qu’un ensemble d’outils d’optimisation de l’efficacité, plus qu’une méthode à petits pas impliquant tous les acteurs, le Lean est surtout une philosophie d’entreprise qui repose sur 5 principes simples. Il est basé sur la chasse systématique aux gaspillages, comme par exemple un bureau ou un ordinateur mal rangé, source de perte de temps manifeste.
- Valeur → débarrassez tout ce qui n’est pas utile pour l’heure ou la séquence de travail suivante.
- Chaîne de valeur → rangez selon la fréquence d’utilisation et trouvez une place pour chaque chose.
- Flux → maintenez le rangement au quotidien, évitez les nouveaux encombrements et appliquez vos règles de rangement.
- Flux Tiré → faites évoluer en permanence votre système de rangement pour intégrer notamment les nouveaux objets, papiers, etc. liés à de nouveaux projets.
- Perfection → mesurez le résultat (en temps passé à retrouver un dossier ou accéder à une information) et augmentez votre niveau d’exigence.
À lire >>Formation - 3 h chrono pour planifier astucieusement vos priorités
Les 5 principes du Lean appliqués au rangement d’un « ordinateur »
La valeur
Votre bureau d’ordinateur doit être à l’image d’un bureau physique : épuré de tout ce que vous n’utilisez pas ou plus, ou rarement. Limitez le nombre d’icônes et organisez ensuite votre espace de travail en zones (cf. le troisième chapitre de ce billet). Utilisez au maximum la barre des tâches, généralement en bas de l’écran, qui permet en 1 clic de lancer une application. Ouvrez uniquement les fichiers dont vous avez besoin pour travailler. Si vous avez besoin de vous référer à des mails, ouvrez-les puis passez en mode "Travail hors connexion" pour éviter d’être pollué par les mails entrant sans rapport avec votre tâche en cours.
La chaîne de valeur
Les fonctionnalités bureautique nous facilitent la vie pour appliquer les conseils liés à la fréquence d’utilisation. Ajoutez au milieu de l’écran un à trois raccourcis vers les travaux en cours, surtout si vous êtes visuel. Près des yeux, près du cœur ! Utilisez Emplacements Récents pour accéder aux répertoires courants. Faites un clic droit sur l’icône de chaque application pour retrouver les fichiers récents et épinglez ceux que vous utilisez le plus souvent. Utilisez l’accès rapide de votre explorateur de fichiers pour accéder rapidement aux répertoires de vos dossiers en cours.
Toujours pour optimiser la chaîne de valeur, appliquez le principe « Une place pour chaque chose ». Trouvez la méthode de classement qui convient à votre activité (cf. le troisième chapitre de ce billet) et limitez à quatre les niveaux d’arborescence de vos dossiers. Dosez votre efficacité entre « perdre du temps à chercher ses dossiers » et perdre trop de temps en tâche de « rangement ». Inspirez-vous des conseils de la gestion des emails lorsque le volume dépasse le CAP.
Le flux
Là encore, la bureautique est une précieuse alliée. Ne dupliquez pas vos dossiers, vous perdriez du temps à rechercher la dernière version à jour. Utilisez plutôt les raccourcis. Définissez des règles de nommage de vos fichiers (cf. le troisième chapitre de ce billet) pour les retrouver facilement grâce à la fonction Rechercher. A chaque heure ou entre chaque séquence de travail, passez 5 minutes à organiser la séquence suivante. Tous les fichiers doivent ils rester ouverts, sont-ils sauvegardés ? Toutes les applications doivent-elles être ouvertes ?
Le flux Tiré
Chaque semaine, débarrassez, rangez, sauvegardez vos répertoires. Tout ce que vous faites à chaud prend moins de temps que si vous le réalisez en différé ! Chaque mois, avant de faire une sauvegarde générale, vérifiez que votre système de classement est toujours cohérent avec vos priorités. Ajoutez le cas échéant de nouveaux répertoires. Chaque année, faites une sauvegarde générale totale figée. Puis, repensez votre organisation en fonction de l’évolution de vos objectifs ou de vos rôles. Une fois la sauvegarde effectuée, supprimez de votre disque dur les répertoires que vous n’utiliserez plus.
Astuce : bloquez des rendez-vous de rangement dans votre agenda, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans.
La perfection
Comme le disait Antoine de Saint-Exupéry, « La perfection est atteinte, non pas lorsqu'il n'y a plus rien à ajouter, mais lorsqu'il n'y a plus rien à retirer ». Simplifiez au maximum votre système de classement. Limitez votre arborescence aux seuls répertoires réellement utilisés. Conservez un nombre raisonnable de mois ou d’années de fichiers.
Astuce : regardez si vos « emplacements récents » correspondent à votre classement. Dans la cas contraire, revoyez votre classement.
À lire >>Procrastination : 3 stratégies et 10 astuces pour traiter les tâches qui nous rebutent
Comment ranger son bureau d'ordinateur avec la méthode Lean ?
Vous ne savez pas par quoi commencer ? Voici troispoints de vigilance à observer pour optimiser votre rangement.
Ranger correctement son bureau d’ordinateur
Votre bureau d’ordinateur ressemble à ça ?
Si oui, la première chose à faire est d’y mettre un peu d’ordre en suivant la méthode Lean. Pour vous y retrouver, limitez le nombre d’icônes présentes sur le bureau en vous fixant comme règle de pouvoir admirer votre fond d’écran ! Organisez ensuite votre espace de travail en zones : les raccourcis vers les logiciels d’un côté, ceux vers les dossiers en cours de l’autre. Les dossiers ou logiciels les plus utilisés en haut, les moins utilisés en bas.
Ranger efficacement ses fichiers
Pour avoir une chance de retrouver le document utile dans votre ordinateur, vous devez toujours stocker vos fichiers dans un seul dossier racine. La règle incontournable est « Pas de duplication ! ». Puis, structurez votre rangement selon des critères précis.
Par exemple vous pouvez ranger vos fichiers selon la méthode OCT :
- Définissez un premier niveau de rangement de vos fichiers, selon leur Objectif : dans quel contexte les utilisez-vous ? Pour répondre à quelle mission essentielle, auquel des différents rôles qui sont les vôtres ? Par exemple, vous pouvez avoir un rôle de manager, mais gérer en direct quelques clients. Vous aurez alors une racine de deux répertoires, une pour vos dossiers liés à votre rôle de manager, une pour classer les dossiers de vos clients directs.
- Définissez un deuxième niveau de rangement de vos fichiers : selon leur Contenu : de quoi traitent-ils, quel est le thème ? Ou à qui sont-ils liés ? Dans notre exemple, vous pourriez avoir sous le répertoire racine Manager, des répertoires comme « entretiens annuels », « performance », « réunions ». Et dans le deuxième répertoire racine, tout simplement le nom de vos clients directs.
- Enfin, vous pouvez définir un troisième niveau d’arborescence, selon le Temps (ou la date) des fichiers : à quelle chronologie appartiennent-ils, quelle ancienneté ? A vous de voir ce qui est le plus pertinent, entre l’année, le trimestre, le mois…
Pour aller encore plus loin : Formation - Les bases de la gestion du temps
Classements et leurs limites
- Classement chronologique (quand ?) où l’on range les fichiers dans les dossiers selon les années. Si cette approche fonctionne bien pour les activités récentes, elle s’avère moins efficace à long terme puisque vous devrez vous rappeler de la date de création d’un fichier plutôt que de son contenu.
- Classement thématique (quoi ?) où le rangement se base sur le contenu du document en fonction de la catégorie, de la personne ou du projet. Choisissez cette structure si vous avez peu de thématiques, sinon vous devrez créer des sous-catégories au risque de vous perdre à nouveau dans l’arborescence ! Certains documents peuvent également être transversaux donc appartenir à plusieurs catégories, ce qui complique le classement.
- Classement selon l’objectif (comment l’information va être utilisée ?) où le classement se fait selon le contexte d’utilisation des documents. La difficulté réside dans la détermination des différents rôles que l’on occupe et dans leur évolution au fil du temps. Reprenons notre exemple précédent : à un rôle manager s’ajoute la responsabilité directe de quelques clients, mais vous pourriez aussi être en charge de telle mission transversale ou de tel projet, ou encore vous voir confier une étude ou une responsabilité ponctuelle. Il convient donc de remettre régulièrement à jour les catégories de vos dossiers.
- Classement selon le logiciel utilisé (avec quoi ?) : certaines personnes sauvegardent les fichiers de même nature ensemble (tous les documents PowerPoint dans un dossier par exemple). Cela pourrait être utile pour quelqu’un qui utilise de très nombreux logiciels de graphisme ou de composition par exemple. Mais de plus en plus, une multiplicité d’applications viennent alimenter notre production sur un même dossier ou une même mission.
Limites
Chacune de ses structures ayant ses limites, la méthode OCT consiste à combiner les trois premières structures : Objectif/Contenu-thème/Temps-chronologie.
Exemple : le dossier « Chef de projet RH / Gestion mutuelle / 2019 ».
La méthode Lean recommande de limiter les niveaux d’arborescence de vos dossiers (c’est-à-dire le nombre de clics pour atteindre le fichier) à quatre au maximum pour éviter de vous noyer.
Nommer pertinemment ses fichiers
S’iln’existe aucune norme concernant le nommage de fichiers, choisir un intituléexplicite permet de savoir ce que le document contient sans avoir à l’ouvrir,donc de retrouver l’information utile plus rapidement et facilement. Voiciquelques règles pour trouver le nom adéquat :
- Attribuez un nom de fichier simple à comprendre, compris entre 25 et 64 caractères, en supprimant les mots superflus (« le », « à », « de » …).
- Utilisez un acronyme en majuscule pour le type de document, par ex. : "LB" pour Livre Blanc, "DP" pour dossier de presse, "RAO" pour Réponse à Appel d’Offres, etc.
- Évitez les caractères non alphabétiques, pas toujours lisibles selon les systèmes d’exploitation, tels que l’astérisque, les accents, guillemets, points d’exclamation, de suspension, d’interrogation, les signes d’opération, de comparaison, la barre verticale et les crochets.
- Eviter les noms trop longs, car s’ils sont dans une arborescence longue elle aussi, il y a un risque que le nom soit tronqué lors d’une sauvegarde sur un disque externe, par exemple, ou que le fichier ne s’enregistre pas.
