Fiche Métier : Secrétaire / Assistant(e)

Quel est son rôle ?

Depuis quelques années, la professionnelle multi-casquette qu’est la secrétaire a gagné en responsabilités et est devenue une vraie collaboratrice pour son supérieur hiérarchique.

Représentation de l’entreprise

Le premier reflet d’une entreprise, c’est la secrétaire ! Elle y joue un rôle clé. Elle est son visage lorsqu’elle accueille des visiteurs, sa voix lorsqu’elle répond au téléphone, et bien souvent sa plume puisque c’est elle qui rédige les courriers et les mails. Elle représente également l’entreprise auprès des partenaires externes tels que les clients et les fournisseurs.

Assistanat de la direction

Dans le cadre de l’assistanat de la direction, la secrétaire est tenue de décharger son employeur de toutes les tâches administratives, considérées comme des tâches secondaires, pour le faire gagner en temps et en efficacité. Elle organise et gère toutes les actions liées au travail de ce dernier.

Gestion de l’administration

De façon générale, la secrétaire a dans son giron la gestion des tâches administratives telles que l’accueil des visiteurs, le standard, le courrier, la saisie de documents sur ordinateur, qui seront soigneusement triés et rangés. Il en est de même pour l’agenda et l’organisation des réunions et/ou des déplacements.

Interface entre la direction et ses interlocuteurs

La chargée d’accueil a même un rôle lié à l’opérationnel, car ses notes confidentielles et les informations qu’elle regroupe sont susceptibles d’aider aux prises de décision de la direction. D’autre part, elle est le trait d’union aussi bien entre son supérieur et toutes les instances représentatives du personnel qu’entre l’entreprise et les interlocuteurs externes.

Quelles sont ses missions ?

Les secrétaires ont vu leurs missions et leurs compétences s’élargir progressivement. Dans les petites entreprises, elles doivent souvent répondre à toutes les demandes, celles des clients comme des autres salariés, et organiser les commandes de fournitures. Plus l’entreprise est importante, plus les missions des secrétaires se spécialisent. Ainsi, par exemple, l’assistante de direction décharge son employeur des aspects administratifs et organise ses rendez-vous. La secrétaire comptable participe à l’élaboration des fiches de paie tandis que la secrétaire commerciale prospecte et soutient la force de vente. Quelle soit seule dans une petite structure, rattachée à un service ou une direction dans une plus grande structure, la secrétaire n’aura pas tout à fait les mêmes missions ni les mêmes exigences. Mais d’une manière générale, il y a des missions traditionnelles qui incombent systématiquement à toute assistante secrétaire.

Contacts avec les collaborateurs

Toute personne exerçant le métier de secrétaire se retrouve à être le premier interlocuteur des collaborateurs. Elle l’est aussi pour leurs partenaires extérieurs tels que les clients et les fournisseurs. Et pour les organismes sociaux auprès desquels elle doit déposer des déclarations et des cotisations.

Gestion administrative

Dans l’entreprise, c’est la chargée d’accueil qui met les documents en forme, s’occupe de la frappe du courrier, de l’organisation des réunions ou de la tenue de l’agenda de son supérieur. Elle peut aussi s’occuper de la gestion des fournitures de bureau de la boîte, des contrats matériels et de la tenue de la base de données clients.

Gestion d’informations

La secrétaire doit savoir où trouver l’information. Ensuite, elle doit se charger de la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement. Sa mission consiste donc à rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents nécessaires à la bonne marche de l’entreprise. Elle doit ainsi mettre en forme les documents et classer les dossiers.

Gestion de toutes les relations

La secrétaire doit gérer les relations aussi bien internes qu’externes de la boîte. Elle organise et gère les rendez-vous, les réunions et les déplacements. Elle facilite la réalisation des missions et des activités d’un responsable et/ ou d’une ou plusieurs équipes. Et il est à rappeler qu’elle est le premier interlocuteur des collaborateurs ainsi que des partenaires extérieurs.

Planification des activités de l’entreprise

Il revient à la chargée d’accueil de planifier toutes les activités de l’entreprise à tous les niveaux. Ainsi, au niveau des recrutements, par exemple, elle est en charge d’élaborer l’offre d’emploi, de recueillir les dossiers de candidature et organiser les entretiens. À un niveau plus haut, elle se charge de la tenue de l’agenda de son supérieur.

Gestion des réunions

L’une des missions de la secrétaire est de gérer les réunions. Il s’agit de définir l’ordre du jour, de fixer la date, l’heure et la place avant de diffuser l’information à qui de droit. Le jour de la réunion, elle doit prendre des notes qu’elle va reformuler correctement dans le but de rédiger le compte-rendu. Elle enverra ensuite les procès-verbaux aux entités concernées.

Quelles sont les compétences requises pour devenir Secrétaire ?

Compétences techniques

La maîtrise parfaite de toutes les ficelles du métier relatives à la communication est indispensable : le téléphone, internet ainsi que tous les outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, etc.). La secrétaire doit savoir rédiger tant sur papier que sur ordinateur. Une fois recrutée par une entreprise, la secrétaire assistante se doit de bien connaître tout ce qui touche son lieu de travail : les différentes activités, les différentes structures, la convention collective et le règlement intérieur ainsi que les différents interlocuteurs avec qui elle devra se mettre en contact. Au vu des missions qu’elle est amenée à accomplir, l’assistante secrétaire doit posséder, parmi les savoir-faire techniques, le sens des chiffres et du calcul. Elle doit également démontrer des qualités rédactionnelles irréprochables et savoir utiliser les techniques de communication orale et écrite. Elle est tenue de maîtriser parfaitement la langue française et la langue anglaise. D'autres langues étrangères sont également appréciées.

Qualités personnelles

Compte-tenu de la variété de ses missions, la secrétaire doit faire preuve de rigueur et d’organisation. Elle doit également avoir le sens du client et du service pour être capable d’écouter et reformuler les demandes, comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes. De par sa position, la secrétaire assistante doit avoir l’esprit logique afin de pouvoir alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques susceptibles de survenir dans l’entreprise. Elle doit également savoir gérer l’administratif, mais aussi maîtriser le secteur commercial afin de comprendre et d’anticiper les demandes de sa hiérarchie. La discrétion est une des principales qualités requises. En effet, l’assistante secrétaire est au courant de tout ce qui se dit et de tout ce qui se passe auprès de son supérieur. Elle est tenue par le secret professionnel et ne doit pas divulguer ce qu’elle apprend ou ce qu’on lui confie. Elle doit faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité d’observation et d’adaptation, mais aussi d’esprit d’initiative et de synthèse. En tant que premier reflet de l’entreprise, la secrétaire assistante doit soigner son aspect extérieur. Elle doit avoir une bonne présentation et de l’amabilité. Elle doit aussi avoir une élocution parfaite et un sens développé des contacts.

Comment devenir Secrétaire ?

Les formations les plus recherchées par les recruteurs sont celles de niveau Bac+2 ainsi que certains diplômes de bac :

• Bac pro gestion-administration (qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises)
• Bac techno STMG (qui permet de poursuivre des études en classe de BTS)
• BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen)
• BTS support à l’action managériale (ex BTS AM- assistant manager)
• BTS ATI (assistance technique d’ingénieur)
• BTS CG (comptabilité gestion)