Fiche Métier : Assistant de Direction

Quel est son rôle ?

L’assistant de direction est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail du responsable qu’il assiste. De ce fait, son rôle consiste principalement en :

Assistanat du dirigeant

Pour pouvoir soulager le patron de toutes les questions secondaires, l’assistant de direction filtre les appels téléphoniques, traite le courrier tout en organisant l’agenda et le classement. Il incombe également à l’assistant de direction d’organiser les rendez-vous, les déplacements et les réunions dont il doit ensuite rédiger les comptes rendus.

L'AD participe au recrutement et coordonne le planning des équipes. Avec de l’ancienneté, il peut endosser des responsabilités plus importantes telles que l’établissement et la gestion des budgets ainsi que le traitement des dossiers comptables. Grâce à l’assistanat déployé par l’assistant de direction, son supérieur gagne largement en temps et en efficacité. Il peut focaliser toute son attention et ses compétences sur les activités qu’il ne peut pas déléguer.

Interface entre son employeur et les différents interlocuteurs de celui-ci

L‘assistant de direction joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de son supérieur dans tous les secteurs et les types d’organisation. Ceci depuis les PME-PMI jusqu’aux associations et multinationales, en passant par les collectivités locales et les institutions locales. En interne, l’assistant de manager assure un lien avec les représentants du personnel. Il organise les rendez-vous et filtre les communications du dirigeant, en ne lui transmettant que l’essentiel. En externe, il accueille les visiteurs et est en contact avec les clients ainsi que les fournisseurs. Dans le cadre de recherches de fournisseurs, l’assistant de direction est en charge des premières négociations. Et dans le cas de voyages de son supérieur, il prend en charge toutes les procédures à effectuer et organise entièrement le déplacement. De par ses fonctions, l’assistant de direction entretien de fréquents déplacements aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.

Quelles sont ses missions ?

Les missions attribuées à l’assistant de direction varient selon le type d’entreprise, la fonction et le niveau du responsable. Mais d’une manière générale, il est en charge des tâches suivantes :

Gestion de l’administration

Cette première mission correspond à toutes les tâches traditionnelles d’une secrétaire. L’assistant de manager, tout comme cette dernière, prépare et rédige les courriers émanant de la direction. Il se charge ensuite de les envoyer aux concernés. D’autre part, il réceptionne et trie la correspondance pour ne présenter à sa direction que les informations essentielles. Il lui revient également d’organiser l’agenda. L’assistant de manager doit aussi gérer les appels téléphoniques. Il lui revient de les réceptionner. Il trie ensuite l’essentiel à transmettre à son supérieur. Ce tri lui permet de ne pas faire perdre son temps au directeur avec des communications stériles ou inutiles.

Gestion du recrutement

L’assistant de direction est en charge du recrutement après aval du dirigeant. Il élabore les offres d’emploi et réceptionne les dossiers de candidature. Après sélection, il prépare et envoie les convocations pour les différents entretiens auxquels il participe aussi. Suite au recrutement, il appartient à l’assistant de direction de prendre en charge le ou les nouveaux recrutés en leur présentant l’entreprise, en leur parlant du poste qu’ils vont occuper et les tâches qu’ils auront à accomplir. Il leur explique la stratégie et la politique de la boîte dans laquelle ils vont dorénavant travailler.

Gestion des réunions

En amont des réunions, l’assistant de direction détermine l’ordre du jour, fixe la date, l’heure et la place où elles vont se dérouler. Ensuite, il s’occupe d’informer les entités concernées. Ces dernières peuvent être internes ou externes. L’AD prépare alors les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser. Durant la réunion, il incombe à l’assistant de manager de prendre des notes sur tout ce qui se dit. C’est seulement en aval qu’il met ses notes au propre, rédige les comptes-rendus des réunions et fait parvenir les procès-verbaux à qui de droit.

Tri et archivage des documents

Toutes les activités menées par l’assistant de manager génèrent beaucoup de paperasse : le traitement du courrier, la préparation de dossiers et des présentations, l’organisation des recrutements. Il en est de même pour l’organisation des réunions et leur suivi, pour la rédaction des procès-verbaux ainsi que pour l’organisation des déplacements. Aussi, l’assistant de manager doit s’occuper de gérer le fond documentaire. Il doit alors trier chaque document, archiver ce qui doit être conservé et jeter le reste. Cette prise de décision nécessite une relation de confiance confirmée entre l’assistant de direction et son supérieur.

Gestion de la communication interne et externe

Dans le cadre de l’assistanat de la direction, l’assistant de manager gère la communication avec le personnel, toutes les équipes ainsi que toutes les instances représentatives de ce dernier. En externe, l’assistant de direction est l’interface qui représente la direction et l’entreprise auprès des fournisseurs, des clients et de tout autre interlocuteur extérieur à la boîte.

Quelles sont les compétences requises pour devenir Assistant de Direction ?

Bras droit du chef d’entreprise, l’assistant de direction doit avoir des qualités personnelles et professionnelles spécifiques ainsi que de nombreuses compétences métiers dans son sac.

Qualités personnelles

La dimension relations humaines est capitale. L’assistant forme un véritable tandem avec son responsable et se trouve être la première image de son supérieur avec l’extérieur et les autres services. De ce fait, il doit avoir une bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression orale et écrite. Autre impératif inhérent à ce métier : la discrétion. L’assistant de manager voit et entend tout ce qui se passe autour de son patron. Il est le gardien de ses secrets. Le dirigeant doit pouvoir lui faire une confiance absolue. L’assistant de direction est souvent bousculé par des priorités qui arrivent à l’improviste, alors qu’il doit gérer deux emplois du temps : le sien et celui de son employeur. De ce fait, il doit faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation.

Compétences techniques

L’assistant de direction doit maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails. Des qualités de rédaction s’avèrent également importantes dans ce poste. Comme le courrier ou les documents à rédiger peuvent être aussi bien en français qu’en anglais, la maîtrise aussi bien du français écrit que de l’anglais écrit et oral s’avère indispensable.

Comment devenir Assistant de Direction ?

Diplômes requis

Il est de plus en plus difficile d’accéder à ce poste avec le bac seulement. Les entreprises exigent généralement au minimum un bac+2 :

• BTS assistant de gestion de PME-PMI
• BTS assistant de manager
• BTS gestion administrative et commerciale
• DUT gestion des entreprises et des administrations option petites et moyennes organisations

Formation Cegos

Nous proposons une formation Assistant(e) de Direction. Celle-ci s’adresse aux assistant(e)s de direction collaborant avec un dirigeant, un cadre dirigeant ou collaborant avec un ou deux directeurs. Après présentation finale devant un jury d’experts, chaque candidat reçoit la Certification professionnelle FFP qui valide les acquis de la formation et atteste de la maîtrise de la fonction.