1. Choisir entre deux maux : imaginer les conséquences à reporter
2. Trouver le courage : visualiser la scène du succès
3. Poser le pied sur la première marche : actionner un petit objectif facile
4. Prendre la bonne posture : préparer l'entretien pour éviter le pire
5. Entretenir l'envie : savourer l'exploit quoi qu'il arrive
Si le modèle Picasso s'applique bien à la procrastination de nos dossiers de fond, la stratégie du toboggan est plus adaptée aux actions que nous reportons sans cesse parce qu'elles nous mettent mal à l'aise. La plupart du temps, ce malaise est dû à une peur d'endommager la relation que nous avons avec d'autres personnes, par exemple lorsque nous devons émettre une critique ou formuler un feedback négatif à un collègue de travail ou un partenaire professionnel.
La stratégie du toboggan nous renvoie au temps de notre petite enfance, lorsque nous avons trouvé le courage de faire notre première glissade sur la pente vertigineuse du toboggan du jardin public. Nous étions hauts comme trois pommes, et pourtant nous l'avons fait. Renouons avec nos ressources d'alors pour améliorer notre gestion du temps d'aujourd'hui !
1. Choisir entre deux maux : imaginer les conséquences à reporter
Souvenons-nous. Nous regardions les autres enfants s'amuser à dévaler la pente. Certains petits téméraires étaient si doués qu'ils plongeaient la tête avant dans le sable. Ils riaient ensemble de leurs exploits. Nous nous tenions debout, un peu à l'écart, et observions la scène avec une pointe d'envie. A ce moment-là, nous avions deux options. Rester à l'écart et souffrir de ne pas faire partie de la bande de gosses qui s'amusaient comme des fous, voire même souffrir de la honte de ne pas oser si l'un d'entre eux s'avisait de se moquer de notre timidité. Ou prendre notre courage à deux mains et nous immiscer dans la file pour monter à l'échelle. Tant que nous demeurions sur le bord du terrain de jeu, nous faisions le choix de la première option. Comme dit Jean-Paul Sartre "Ne pas choisir, c'est encore choisir".
Dans notre gestion du temps d'aujourd'hui, la procrastination a aussi des conséquences. Nous avons peur de la confrontation comme nous avions peur de nous jeter dans la pente. Nous avons peur de la réaction déclenchée par notre action. Nous avons peur que l'entretien se passe mal tout comme nous avions peur de nous faire mal à l'arrivée dans le bac à sable.
Oui, mais quid des conséquences engendrées par notre inaction ? Elles existent aussi. Retard sur les résultats, informations manquantes, temps perdu à compenser, surcharge de travail risquent de nous pénaliser personnellement. La relation avec l'autre est aussi en mise en danger : notre irritabilité à son égard peut causer des dégâts, d'autant plus qu'elle semblera injustifiée. Si nous ne donnons aucun feedback négatif, la situation risque de s'aggraver. Et si une décision drastique doit être prise un jour, les personnes concernées pourront nous en vouloir, à juste titre, de ne pas les avoir prévenues que leur prestation ne correspondait pas à nos attentes. En posant les deux termes de l'équation (risque à court terme = l'entretien / risque à long terme = les conséquences de l'inaction), nous nous donnons objectivement le moyen de choisir le moindre des deux maux. C'est-à-dire très probablement l'entretien !
2. Trouver le courage : visualiser la scène du succès
Revenons dans le jardin d'enfants. Ce qui nous a mis en mouvement, au-delà de la peur de rester seul, c'est l'envie de rire avec les autres. Naturellement, nous avons imaginé notre arrivée dans le sable et notre fierté d'avoir réussi. Nous nous sommes vus jouant avec les autres enfants. Dans ce scénario, nous l'avions bien descendu, ce toboggan, et sans accident !
De la même façon, nous pouvons utiliser la technique de la visualisation positive et imaginer l'entretien redouté réussi. Projetons-nous à la fin de cet entretien qui s'est bien passé. Comment réagit notre interlocuteur ? Que nous dit-il ? Qu'a-t-il apprécié dans notre démarche ? Quelles sont les conséquences positives à avoir agi suffisamment tôt ?
3. Poser le pied sur la première marche : actionner un petit objectif facile
Dès que nous avions trouvé le courage de dépasser nos peurs, nous nous sommes dirigés vers l'escalier à l'arrière du toboggan. Nous nous sommes glissés dans la file et nous avons posé le pied sur la première marche. A partir de là, plus moyen de reculer : le flot des autres enfants en rang serré derrière nous, nous encourageait à monter jusqu'à la plateforme.
Profitons de notre sérénité tout fraîche pour effectuer un premier pas facile. Une fois le mouvement lancé, notre engagement nous aidera à tenir la barre. Evitons ne nous réfugier derrière de faux prétextes du type "Je dois d'abord regarder mon calendrier avant de fixer un rendez-vous". Choisissons un objectif simple qui ne dépend d'aucun autre facteur. Le premier objectif facile à atteindre est d'envoyer un mail (neutre) pour proposer à la personne de fixer ensemble un rendez-vous. Par exemple : "Je souhaite discuter avec toi du contenu des rapports, quand es-tu disponible pour un entretien d'une heure ?". Nous voilà lancés dans l'action. La procrastination est vaincue pour cette fois, il nous reste à assurer le succès de l'entretien pour l'éradiquer à l'avenir.
4. Prendre la bonne posture : préparer l'entretien pour éviter le pire
Arrivés sur la plateforme du toboggan, nous avons pris le temps de bien nous positionner, les pieds en avant, bien droits pour débuter. Et nous avions raison ! A ce stade, une mauvaise chute nous aurait dégoutés à jamais des joies de la glissade.
Le temps que le rendez-vous soit pris, nous pouvons préparer notre entretien. Nos besoins, nos contraintes, l'analyse des résultats, tout ce qui justifie, en somme, l'entretien. Mais aussi ce qui permettra de préserver la relation que nous avons si peur d'endommager. Les points positifs du travail de la personne, ses idées, ses attitudes positives, tout ce qui fait que nous apprécions de travailler avec elle. C'est par ces points positifs que nous commencerons la discussion, pour que l'entretien se déroule sur une base relationnelle saine et sans tension. Nous présenterons ensuite objectivement nos attentes en expliquant en quoi elles sont importantes. Préparons-nous aussi à faire preuve de souplesse. Notre interlocuteur a probablement aussi des contraintes que nous ne connaissons pas encore. Nous gagnerons du temps à négocier un accord pérenne plutôt qu'à forcer notre solution sans tenir compte des besoins et contraintes de l'autre.
5. Entretenir l'envie : savourer l'exploit quoi qu'il arrive
Le frisson de la glissade et la fierté d'arriver triomphants dans le bac à sable nous avait donné des ailes. Vite, nous avions couru à l'arrière du toboggan pour recommencer. Plus nous accumulions d'expérience, plus vite nous nous précipitions vers le toboggan après l'école. Nous avions vaincu l'hésitation en gagnant en confiance en nous.
Savourer le passage d'un cap que nous jugions difficile est la meilleure antidote durable à la procrastination. L'entretien s'est bien passé ? Tant mieux ! Nous savons que nous avons la capacité de réussir. Il ne s'est pas déroulé aussi bien que prévu ? Savourons quand même notre fierté d'avoir essayé. Tirons les enseignements de l'expérience et réfléchissons à ce que nous ferons de différent la prochaine fois. Même après-coup, refaisons dans notre tête le film du succès en intégrant les éléments que nous avons appris de l'autre lors de l'entretien. Et aussi, rendons à l'autre ce qui lui appartient. Peut-être est-ce nous qui avons réussi notre glissade sur le toboggan, et notre interlocuteur qui a fait une mauvaise chute sur sa balançoire. Dans la relation, nous ne sommes responsables que de la moitié du processus.
Quoi qu'il en soit, plus nous agirons et plus nous augmenterons notre expérience et notre dextérité. Le gain de temps et la disparition de notre malaise seront notre récompense.
Pour plus d'astuces, retrouvez la boîte à outils de la gestion du temps
