Les outils digitaux nous offrent un formidable potentiel d'efficacité personnelle et collective. A condition de les utiliser avec discernement au service de nos priorités. Au-delà des effets de mode, quels sont les outils qui peuvent nous aider à être plus efficaces au quotidien ? Comment éviter de se laisser envahir par une digitalisation excessive ?
Endiguer les "stimulus à procrastination"
Entre les emails, les notifications de nos apps ou des réseaux sociaux et les millions de sujets à explorer lorsque nous faisons la moindre recherche sur Internet, nous concentrer sur un objectif précis devient un tour de force.
Pour limiter les interruptions et rester focalisés sur nos priorités, commençons par reprendre la maîtrise de notre boite mail grâce à la méthode CAP - et notamment le premier C, "Choisir son rythme". Alternons des périodes de concentration suffisamment longues pour avancer sur nos priorités (45 minutes à 1h30) et des séquences où nous consultons nos mails.
De la même manière, verrouillons notre smartphone en mode avion pour protéger notre concentration... Ce qui est parfois plus facile à dire qu'à faire ! Pour peu que le sujet sur lequel nous devons travailler soit difficile, que nous ne sachions pas par quel bout le prendre, la tentation est grande de nous accorder "encore un micro-plaisir" avant de démarrer. C'est ainsi que nous risquons de glisser peu à peu dans l'addiction digitale.
Heureusement, certains outils digitaux peuvent nous aider à lutter contre les abus de leurs congénères :
- Nanny et Productivity Owl sont des plug-ins qui permettent de paramétrer des temps définis pour des sites choisis. Une fois le temps dépassé, impossible de prolonger l'expérience ! Il faudra attendre le lendemain pour replonger dans les délices de Facebook ou autres Twitter.
- ShutApp combat le mal par le mal. Cette app nous félicite à chaque fois que nous atteignons le challenge de durée de concentration que nous nous sommes fixé. Une bonne façon de développer notre capacité de concentration !
Les meilleurs outils digitaux pour gérer nos priorités
Les stores regorgent d'apps de listes de tâches. Toutes nous promettent de gérer facilement nos priorités, grâce à diverses fonctionnalités : ranking des tâches par ordre de priorité, marquage des tâches prioritaires, etc. Mais qu'est-ce qu'une tâche prioritaire ? Celles qui sont urgentes ou celles qui sont importantes ? Ces apps ne font pas toujours la distinction.
Plus grave, la plupart des listes de tâches ne permettent pas d'indiquer la durée de chaque tâche. Une ligne égale une ligne. Nous pouvons être tentés alors, pour avoir le sentiment d'avancer, de commencer par les tâches les plus faciles - qui sont en général les moins importantes.
Pour gérer nos priorités, rien de tel que les bons vieux outils :
- Commençons par distinguer l'urgence de l'importance avec une matrice des priorités, telle que l'app "Priority matrix". Ne nous laissons pas tromper par les libellés, nous pouvons les paramétrer dans les réglages. Par exemple le cadran "déléguer" peut être renommé "urgent et peu important". Nous ne pouvons pas toujours déléguer, mais nous pouvons la plupart du temps négocier notre contribution ou le délai.
- Finalement, l'outil le plus indispensable à la gestion de nos priorités est l'agenda - que nous préfèrerons électronique évidemment, et partagé avec nos collègues. Nos tâches y sont transformées en rendez-vous avec nous-mêmes avec une durée et en tenant compte de la variation de notre efficacité au cours de la journée.
- Et pour préparer précisément la journée du lendemain, une Todo List, certes, mais une Todo List intelligente qui tient compte avant tout de nos priorités, de la durée de chaque tâche, mais aussi des imprévus et du temps de travail effectif que nous souhaitons dédier à notre journée.
Les outils à maîtriser pour profiter du télétravail
S'il y a une chose que la révolution numérique a permise, c'est bien l'extraordinaire facilité que nous avons désormais de pouvoir travailler à distance. Exception faite des organisations pour lesquelles la protection des données est un enjeu majeur, nous pouvons avoir accès à la plupart des données dont nous avons besoin via notre clavier d'ordinateur.
Le plus délicat ensuite est d'ajuster le rythme de l'alternance entre des moments de concentration personnelle et les rencontres nécessaires à l'efficacité collective. Or, il arrive qu'une seule petite réunion vienne perturber l'efficacité d'une demi-journée entière de concentration.
Les outils de réunion à distance (Skype ou Lync par exemple) permettent de nous rendre disponibles sans renoncer à notre tranquillité avant et après la réunion. Pour atteindre l'objectif de réunion avec plus d'efficacité, les fonctionnalités de partage d'écran sont le moyen le plus simple et le plus rapide pour travailler ensemble sur un livrable à produire.
Les outils collaboratifs pour faciliter le travail d'équipe
Les outils collaboratifs, quant à eux, permettent en plus de travailler en mode asynchrone sur un document partagé. Les avantages sont multiples : moins d'emails envoyés avec des fichiers lourds qui saturent les boites mail. Plus d'erreur de version de document : il n'y a plus qu'une seule version disponible.
En voici une sélection en fonction des usages :
- OneDrive et GoogleDrive permettent de charger n'importe quel type de document pour travailler ensemble. Avec GoogleDrive, on peut même travailler en même temps à plusieurs sur une feuille de calcul Excel, par exemple.
- Pour la créativité ou la collecte d'informations partagées, les murs digitaux tels que Padlet ou les outils de carte mentale collaborative comme Mindmeister sont parfaitement appropriés.
- Enfin, Trello (maintenant copié par d'autres) est un outil très pratique pour piloter les projets, attribuer des tâches dans l'équipe, rendre visible l'avancement et stocker les documents relatifs au projet.
