Si nous avons le sentiment de perdre notre temps en réunion, dans 80 % des cas il s’agit d’un problème lié à l’objectif de ladite réunion. Trop flou voire inexistant, pas toujours partagé par tous, il crée des dérives et des frustrations. A contrario, bien défini, il catalyse l’énergie du groupe vers l’atteinte d’un résultat concret et motivant.
1. L’objectif de réunion est bien plus qu’un simple ordre du jour
2. L’objectif de réunion est atteignable à la fin de la réunion
3. L’objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret
4. L’objectif de réunion est partagé par tous
5. Certains objectifs de réunion méritent d’être précisés « en creux »
6. L’objectif de réunion permet de recentrer l’attention du groupe
7. La concrétisation de l'objectif enclenche le cercle vertueux de l'efficacité
1. L’objectif de réunion est bien plus qu’un simple ordre du jour
Un ordre du jour est une suite de sujets à aborder. Mais pour chaque sujet, nous pourrions trouver au moins une bonne demi-douzaine d’objectifs différents. Par exemple, le point "projet économies au quotidien" qui figure à l’ordre du jour peut se décliner en "trouver un maximum d’idées pour faire des économies au quotidien" ou "préparer la communication pour sensibiliser chacun aux économies à réaliser au quotidien" ou encore "prendre les décisions qui permettront de réaliser des économies au quotidien ", etc.
L’objectif conditionne les méthodes de travail, ce que ne fait pas l’ordre du jour. Techniques de créativité, préparation d’argumentation, prise de décision ne se gèrent pas de la même façon. Un objectif mal défini risque d’alimenter des débats erratiques et finalement très consommateurs de temps ou stériles. Un bon objectif commence toujours par un verbe d’action – et prépare le groupe à agir.
2. L’objectif de réunion est atteignable à la fin de la réunion
Cela parait trivial. Cependant, nous nous laissons parfois emporter par notre enthousiasme bien au-delà du temps dévolu à la réunion. Par exemple, "augmenter les ventes de 10 %" est peut-être un bon objectif opérationnel mais certainement pas un objectif de réunion. Même si nous prenions tous nos téléphones pour appeler les clients ! "Etablir le plan d’action commercial pour augmenter les ventes de 10% d’ici la fin de l’année" est un objectif atteignable à l'issue de la réunion. Son réalisme à court terme le rend motivant.
3. L’objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret
Un objectif que l’on peut visualiser focalise mieux l’énergie du groupe. Il est judicieux, en début de réunion, de dessiner une image ou un brouillon de ce que l’on veut obtenir à l’issue de celle-ci. Dans l’exemple ci-dessus, un simple tableau de compte-rendu comportant les colonnes "action", "qui", "quand" peut faire l’affaire.
Pour les réunions de créativité, une carte mentale schématique ou la représentation graphique de plusieurs paper boards remplis de petits carrés figurant des post-it™ permettra au groupe de se projeter dans l’atteinte du résultat. Le schéma d’un dispositif de communication pourrait ressembler à des dessins répartis le long d’une frise temporelle : la représentation miniature d’un ou plusieurs mails, d’une communication plénière (un personnage au micro devant une assemblée), de deux personnages figurant l’accompagnement managérial pour un projet d’envergure.
4. L’objectif de réunion est partagé par tous
Communiqué en amont, l’objectif permet de préparer les participants à être productifs pendant la réunion. Et de refuser de venir s’ils considèrent n’avoir aucune valeur ajoutée. Mieux vaut quelques personnes motivées qu’un groupe trop large avec des personnes peu concernées par l’atteinte de l’objectif. Mieux vaut plusieurs réunions courtes avec des objectifs partiels ciblés sur des compétences précises, qu’une grande réunion où la moitié des participants s’ennuie – ou répond à ses mails – pendant les trois quarts du temps. Un objectif partagé par tous garantit l’implication de chacun et le dynamisme de la réunion.
Rappelé en début de réunion, l’objectif peut être ajusté ensemble pour correspondre aux priorités du moment, ou au temps finalement disponible. Il sert en tout cas à rafraîchir nos mémoires occupées à mille autres choses depuis que l’invitation a été envoyée.
5. Certains objectifs de réunion méritent d’être précisés « en creux »
Dans certains cas, il peut être utile de préciser ce que l’objectif n’est pas. C’est typiquement le cas des réunions de point d’avancement des projets. L’objectif est alors que l’équipe projet partage une connaissance commune des travaux de chacun et puisse exprimer ce qui la freine ou ce dont elle a besoin pour avancer. L’objectif des réunions de point d’avancement n’est pas de trouver des solutions à chaque problème, mais de déterminer l’organisation des actions et réunions de travail nécessaires pour lever les freins et avancer. Des réunions de résolutions de problème ou de créativité seront organisées spécifiquement pour cela avec les personnes concernées – et uniquement ces personnes-là. L’avantage est de parvenir à faire des réunions très courtes (30 minutes maximum) qui insufflent à l’équipe une nouvelle dynamique pour la période à venir.
6. L’objectif de réunion permet de recentrer l’attention du groupe
Nos cerveaux sont si foisonnants d’idées qu’il est facile de digresser. De vouloir tout traiter en même temps. Mais nous risquons alors d’allonger la durée de nos réunions ou de ne pas atteindre l’objectif, ce qui est à la fois frustrant et bloquant pour la suite. Précis, concret, visible par tous, l’objectif est un garde-fou contre la dilution de l’énergie du groupe. En cas de dérive, deux phrases magiques ramèneront l’attention du groupe sur la réalisation de l’objectif tout en valorisant les personnes tellement impliquées qu’elles débordent du cadre : « quel lien pouvons-nous faire avec notre objectif ? » ou « c’est important ; je propose de traiter cet aspect lors d’une réunion spécifique ».
7. La concrétisation de l'objectif enclenche le cercle vertueux de l'efficacité
L’avantage d’un objectif concret, c’est que nous pouvons mesurer la progression du travail à chaque étape de la réunion. Nous voyons le livrable s’élaborer au fur et à mesure. Cela renforce la motivation du groupe pour le finaliser, même si sa forme finale est plus proche du brouillon que de l’œuvre d’art. Car l’avantage d’un objectif atteignable à la fin de la réunion, c’est qu’il remplit le groupe de ce sentiment de fierté qui accompagne toute mission accomplie. Dans notre nature humaine, nous cherchons à reproduire nos émotions positives. Nous serons encore plus efficaces à la prochaine réunion, parce que nous savons que nous sommes capables d’atteindre les objectifs que nous nous fixons. Et parce que l’efficacité collective alimente notre énergie et le bonheur que nous ressentons à travailler ensemble.
