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Vous organisez une réunion ? Vu les agendas surchargés de vos collègues, vous avez intérêt à être préparé.e. Voici les 6 questions incontournables à se poser pour réussir l’animation d’une réunion.
1. Comment définir l’objectif ?
Le point fondamental avant d’organiser toute réunion est de déterminer son objectif. Pour Laurent Courtin, formateur chez Cegos, « il faut savoir précisément quel est son objectif et idéalement, qu’il soit partagé par tous les participants ». L’objectif doit être concret donc s’appuyer sur un verbe d’action, et être accompagné d’un livrable défini. « Avec l’expérience, on s’aperçoit que nombreuses sont les personnes qui ne savent pas précisément pourquoi elles viennent à une réunion », poursuit notre spécialiste en efficacité professionnelle.
On se perd à ne pas être assez précis sur l’objectif. Par exemple, augmenter les ventes de 10 % est un objectif trop vague. Il est en revanche possible de créer le plan d’actions à mettre en place pour augmenter les ventes de 10 %, argumente Laurent Courtin. À la fin de la réunion, on va s’appuyer sur quelque chose de concret et de livrable. Un compte-rendu permettra de définir clairement qui fait quoi, à quel moment et dans quelle mesure.
« Attention ne pas confondre l’objectif de la réunion avec l’ordre du jour. Celui-ci désigne la thématique globale de la réunion », rappelle notre formateur. Constitué des différents points abordés lors de la réunion, il est plus large que l’objectif.
Lire aussi : Comment bien définir l'objectif de sa réunion ?
2. Les différentes techniques d’animation de réunion ?
« C’est l’objectif qui va définir l’endroit où on veut aller. On choisit ensuite les techniques d’animation les plus adaptées », résume Laurent Courtin.
On peut choisir parmi :
- Le tour de table
- Le sondage à main levée
- La co-production d’ateliers : deux sous-groupes sont constitués et chacun travaille en atelier sur une question. Chaque groupe prend ensuite connaissance de ce qu’a fait l’autre groupe et y ajoute éventuellement des idées. « Cette technique rend les participants acteurs au travers des différents ateliers », précise Laurent Courtin.
- Le brainstorming.
- L’animation post-it. « Une question précise est posée (ex : quelles sont les bonnes pratiques de l’animation d’un réunion ?), et chacun doit y apporter trois solutions sur 3 post-it. Les post-it de l’ensemble des participants sont ensuite réunis et classés en sous-catégories. » L’avantage de cette technique est d’être collaborative et participative.
- L’exposé. Pour Laurent Courtin, cette technique descendante comporte le risque de rapidement perdre l’intérêt des participants.
3. Type de réunion, durée, qui inviter ?
Si l’objectif détermine les techniques d’animation appropriées, ces deux éléments définiront le type de réunion, sa durée et les personnes à convier.
Ainsi, si l’objectif d’une réunion est de faire une annonce officielle importante (ex : rachat d’une société), la communication sera courte, descendante (exposé) et l’ensemble des salariés sera convié.
Une réunion de prise de décision réunira elle les membres de la direction, et utilisera la technique de l’exposé ou du tour de table.
Une réunion de service conviera rassemblera régulièrement l’ensemble des personnes d’une équipe. Elle sera l’occasion de passer en revue l’avancement des dossiers de chacun, les nouveautés, et les éventuelles problématiques au travers d’un tour de table.
Une réunion de projet rassemblera l’équipe de projet et les parties prenantes et utilise des techniques participatives, interactives en fonction de l’avancement du projet.
Laurent Courtin ajoute que pour chaque type de réunion, l’objectif doit être clair et réalisable afin de respecter le temps imparti. Pour ce faire, l’animateur peut séquencer la réunion et utiliser un chrono.
Lire aussi : Compte rendu de réunion : le mode d’emploi pour un maximum d'efficacité
4. Présentiel, distanciel, hybride : quel format choisir ?
Les réunions hybrides ne fonctionnent que pour des objectifs mineurs. Les techniques utilisées sont différentes en distanciel et en présentiel. C’est la raison pour laquelle il est difficile de faire travailler ensemble des personnes lors de réunions hybrides. « Pour les enjeux majeurs, il faut être en distanciel, ou en présentiel. »
Pour Laurent Courtin, le présentiel reste le meilleur format car 80 % de notre communication repose sur du non-verbal, et à distance, on perd le non-verbal. « Les gens sont moins concentrés en distanciel, c’est pourquoi on privilégie les formats courts (20 à 30 minutes maximum par séquence). Au-delà on perd l’attention des participants. Ce format est adapté aux réunions techniques où il y a moins d’échanges avec les participants. »
L’animateur peut s’appuyer sur différents outils collaboratifs tels que Padlet, Trello, Klaxoon ou Teams. Notre expert suggère de faire des sous-groupes de deux à trois personnes car cela rend le travail dynamique, participatif.
En visioconférence, il faut maîtriser les mêmes techniques qu’au cinéma : la lumière, le positionnement et la gestuelle. Le regard, les expressions du visage sont également très importants.
5. De quoi l'animateur est-il responsable ?
L’animateur d’une réunion est responsable d’amener le groupe vers l’objectif. « Il doit donc avoir du leadership et ne pas avoir peur d’être parfois un peu directif, estime Laurent Courtin. L’écoute active est également une qualité essentielle pour être un bon animateur ». Il doit savoir réguler les échanges et s’assurer de la participation à peu près égale de chacun. Il instaure une relation avec le groupe et doit gérer les tensions éventuelles, l’émotionnel.
Enfin, l’animateur est le gardien du temps. Il doit respecter le temps global dédié à la réunion et faire respecter le temps imparti aux différentes séquences.
6. Comment conclure la réunion ?
Il faut remercier les participants et résumer les actions et les conclusions de la réunion. La question à se poser est de savoir si on a atteint les objectifs fixés en début de réunion. L’animateur s’engage sur le suivi en envoyant un compte-rendu rapidement. Le compte-rendu peut être utile pour la prochaine réunion qui débute sur les actions et décisions prises. « On peut même renvoyer le compte-rendu deux jours avant la prochaine réunion comme un rappel des conclusions et des actions que certains se sont engagés à accomplir » conclut Laurent Courtin.
