Le compte rendu de réunion remplit plusieurs fonctions. Constituer la mémoire de ce qui s’est dit, rapporter l’essentiel des échanges aux absents ou suivre l’avancement des décisions. Alors, comment rédiger un compte rendu efficace ? Voici la réponse.
Compte rendu de réunion : les trois grands types
Il y a trois grands types de compte rendu selon la nature de la réunion et les besoins des destinataires du compte rendu.
1. Le procès-verbal
Il ne concerne que les réunions institutionnelles : assemblée générale, conseil d’administration, réunion du CE, etc. Le procès-verbal est généralement assez long. Il se veut exhaustif et très fidèle aux échanges. Chacun des protagonistes doit y retrouver ses propos. Le procès-verbal est structuré dans l’ordre des débats.
2. Le compte rendu synthétique
Il concerne toutes les réunions. Il n’a pas le caractère d’exhaustivité du procès-verbal. Le rédacteur ne donne que les grandes lignes des échanges. Pour chaque point de l’ordre du jour, il rapporte l’essentiel de ce qui a été dit, les conclusions auxquelles le groupe est parvenu et les décisions prises.
3. Le relevé de décisions
Il ne rapporte que les décisions. Il se présente sous forme d’un tableau réalisé sur Word, voire sur Excel pour utiliser les fonctions de recherche. On peut le joindre en annexe à un compte rendu plus étoffé.
Les objectifs du compte rendu de réunion
- Formaliser le travail réalisé pour permettre à une personne qui n'a pas assisté à la séance de se la représenter de façon suffisante : savoir ce qui s'est dit, ce qui s'est décidé, et dans quelle atmosphère se sont déroulées les discussions.
- Conserver une trace écrite d'une réunion, d'une conférence, d'un groupe de travail, etc. à laquelle chaque participant peut se référer en cas de contestation ou de doute.
- Capitaliser l’information, pour mémoire.
- Acter des décisions.
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Mode d’emploi d’un compte rendu efficace
Un document doit être fidèle et objectif sans ajout, sans omission, ni interprétation :
- ne pas faire dire aux participants ce qu’ils n’ont pas dit,
- garder toutes les informations importantes,
- ne pas ajouter d’informations qui n’ont pas été données lors de la réunion.
Le simple fait de sélectionner des informations pour synthétiser les idées émises introduit déjà une distorsion.
Par conséquent, la vigilance est primordiale pour conserver le maximum d’objectivité. Toutefois, au contraire du procès-verbal qui se veut fidèle à la lettre, le compte rendu se contente d’être fidèle à l’esprit des débats. Il n’est pas indispensable de savoir qui a dit quoi ni de relever tous les propos échangés.
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Un document pratique
Le lecteur doit y trouver rapidement l’information cherchée : le compte rendu doit être structuré et comporter un plan. Le plus souvent, il suffit de reprendre l’ordre du jour de la réunion. Si cette dernière n’avait pas d’ordre du jour, il faudrait créer un plan thématique à partir des sujets abordés.
Pour être pratique, le compte rendu doit aussi être synthétique, c’est-à-dire ne retenir que l’essentiel des idées. L’important et la principale difficulté étant distinguer l’essentiel de l’accessoire.
Un document adapté à l’usage
Globalement, pour un usage interne (réunion de service par exemple), il ne nécessite pas une rédaction soignée. Il suffit qu’il soit compréhensible, les idées peuvent être reprises sous forme de liste à puces, par exemple. Tandis que pour un usage externe, un compte rendu de réunion, destiné à des clients par exemple, mérite une rédaction plus soignée.
Dans tous les cas de figure, il est à noter, qu’un document rédigé, dans lequel les différentes idées sont reliées, est plus agréable et plus facile à lire qu’un autre.
