L’IA peut faire peur à certains comme à certaines. Or, ses utilisateurs et utilisatrices estiment gagner 38 % de productivité et d’efficacité grâce à elle ! Bien comprise et maîtrisée, l’intelligence artificielle peut devenir une alliée. Une fois que l’on comprend ça, la question qui suit c’est comment utiliser l’intelligence artificielle. Tour d’horizon des tâches pour lesquelles l’IA va vous faire gagner du temps.
"Les Français et les IA génératives", Baromètre 2024 de l’Ifop pour Talan, est une enquête qu’elle montre volontiers au début de ses formations. « Près de 70 % des 18-24 ans utilisent déjà personnellement l’intelligence artificielle contre seulement 47 % des 25-34 ans et 22 % des 35 ans et plus, prévient Hélène Couderc, consultante et formatrice en IA chez Cegos. C’est-à-dire que je me retrouve face à des personnes dont les enfants utilisent déjà l’intelligence artificielle. Ils veulent s’y mettre, mais ne savent pas par où commencer et comment utiliser l’intelligence artificielle… »
Un bon début, pour cette experte, est d’évacuer certaines idées reçues. « Tout d’abord, beaucoup se demandent si leur travail est menacé, s’ils vont être remplacés par la machine. Or, j’explique d’emblée que c’est juste une autre façon de travailler. » Travailler avec des outils prometteurs, car selon la même étude, 38 % des utilisateurs estiment gagner en productivité et en efficacité grâce aux IA génératives.
À charge, toutefois, pour chacun de se former. « Certaines directions informatiques sont encore frileuses. Si on n’a pas le choix, il existe d’excellents contenus sur Youtube. Mais idéalement, il faut bénéficier d’une formation avec son entreprise. » Car le recours à l’IA requiert certaines précautions, notamment autour de la protection des données. « Je fais souvent une analogie avec la voiture. C’est très utile, mais cela peut être aussi dangereux. Il faut connaître le code de la route. » Et en l’occurrence, un code qui évoluera encore souvent…
Utiliser l’intelligence artificielle pour produire du contenu
À ce jour, ChatGPT d’OpenAI reste l’outil privilégié par 66 % des utilisateurs, devant Gemini de Google, Adobe Photoshop IA ou Bing Copilot de Microsoft. Mais dès que l’on sait naviguer sur ces plateformes, que de bienfaits en perspective ! « Déjà, je vois l’IA comme l’anti-page blanche », explique Hélène Couderc.
Pour rappel, l’intelligence artificielle dite générative est un type particulier d’intelligence artificielle qui permet de générer des textes, des images, des vidéos ou des codes à partir d’une demande textuelle humaine. « C’est comme si on avait un super collègue avec qui discuter pour brainstormer », poursuit notre spécialiste.
Seul impératif : savoir rédiger un prompt, c’est-à-dire savoir demander à la machine ce dont on a besoin et lui définir un rôle, une mission, avec un contexte. Les experts et expertes Cegos ont d’ailleurs conçu la méthode DIALOG pour améliorer la performance d’une conversation entre les humains et la machine. Cette méthode permet d’adopter les bons réflexes et de respecter quelques étapes.
Lire aussi : Notre méthode en 6 étapes pour dialoguer avec l’IA
« Si on va dans le détail de la question comment utiliser l’intelligence artificielle, c’est par exemple un super outil pour préparer une présentation d’une dizaine de slides sur un sujet. Je peux commencer par exposer ma mission et interroger l’IA sur des idées d’articulation et de plans. »
C’est le début d’un véritable échange. « L’IA va produire une première version et on va lui demander de développer certaines parties, des exemples et surtout de citer ses sources. »
Côté illustration, l’IA va stimuler la créativité et apporte des idées de visuels et de vidéos par exemple. « C’est un alter ego qui vous aide dans votre réflexion. Mais l’utilisateur garde la main et va recadrer constamment la machine, notamment en faisant attention à certains biais. »
Se soulager de tâches fastidieuses ou répétitives avec l’IA
Les Français et Françaises qui utilisent les IA génératives sont vite convaincus de leurs bénéfices et 80 % en recommanderaient l’usage à leurs proches. « Dès que l’on comprend que ces outils peuvent libérer du temps de cerveau pour d’autres tâches, on est convaincu. » Hélène Couderc cite un exemple qui parlera à beaucoup. « Prenez un compte rendu de réunion que personne ne veut faire, sourit-elle. Après une réunion en visio sur Teams, l’IA peut générer une transcription et une synthèse. C’est encore et toujours perfectible, mais cela facilite le travail. »
Autre exemple courant : se faire accompagner par l’IA pour gérer son flux d’emails. « L’intelligence artificielle peut faire la synthèse de longs mails ou hiérarchiser les messages selon des critères définis. » Ce sera aussi un assistant pertinent pour tous ceux que la rédaction de mails angoisse, soit parce qu’ils ont peur de faire des fautes d’orthographe ou qu’ils trouvent cela fastidieux. » Là encore, il ne faut pas prendre le texte produit pour argent comptant. « Il faudra parfois raccourcir les phrases et rajouter des éléments. Mais ce sera moins chronophage. »
Certains logiciels bureautiques ont déjà intégré cette dimension et permettent de personnaliser l’expérience client. « Copilote Pro ajoute une brique e-mail à tous ces outils et permet de rédiger des réponses ultra personnalisées et pertinentes. » Le programme génère des réponses basées sur le contenu professionnel du client, combine ce contenu avec le contexte de travail de l’utilisateur et peut même se nourrir d’échanges de courriels précédents qu'il a eus sur un sujet.
L’intelligence artificielle comme outil d’optimisation et de planification
Plus on se forme, plus les possibilités sont nombreuses. « L’optimisation et l’automatisation représentent un niveau essentiel de l’IA », poursuit Hélène Couderc. Dans la tendance actuelle chaque logiciel a sa propre brique IA. Il y a beaucoup d’automatisations possibles à partir de tableaux Excel par exemple. » Concrètement, ces outils permettent une véritable maintenance prédictive. « Grâce à la puissance de calcul et de traitement de données de l’IA, cela donne des analyses de fichiers et des gestions des chiffres très utiles. »
Plus vous avez donné d’informations à la machine, plus elle va personnaliser les échanges. « Avec l'IA dans le secteur de la vente, vous pouvez pousser des offres vraiment personnalisées en fonction des informations récupérées sur les acheteurs », ajoute notre experte. On pourra même encore davantage personnaliser les échanges en rappelant un incident précédent et s’assurer qu’il a été résolu. « On a énormément de façon de tracer l’expérience client et de s’en servir. »
Pour un manager, c’est aussi un formidable outil de suivi et d’accompagnement de ses équipes. « Cela marche très bien avec les chiffres de vente par vendeur. L’intelligence artificielle peut déterminer les produits-phare vendus par exemple et suggérer des ajustements. » Mais les bénéfices ne sauraient se limiter au secteur de la vente. « Pour n’importe quel manager, c’est aussi un outil RH pour suivre les besoins de formations de ses collaborateurs ou même juste pour gérer les congés en fonction de chacun et des besoins des services. »
Se servir d’ l’IA comme d’une aide à la prise de décision
Au final, il faudrait voir l’IA comme une formidable aide à la prise de décision. « En amont, l’IA pourra lire des études de marché ou des livres à notre place et résumer de longs documents pour aider l’utilisateur à se forger une opinion sur un sujet. » Mieux encore, une fois sa synthèse terminée, on pourra demander à la machine de pointer les forces et les faiblesses d’une approche. « Grâce à l’IA, on peut développer davantage de sens critique et aborder une problématique autrement. On peut demander à la machine des arguments dans un sens, puis dans le sens contraire. »
D’où vient la force de l’intelligence artificielle ? « Ce sont des machines qui ont été énormément entraînées et nourries sur beaucoup de sujets. Sur la RSE par exemple, beaucoup de choses ont été produites. Dès lors, la machine peut même formuler des propos nuancés en fonction de la taille de l’entreprise. Bien sûr, c’est vertigineux, mais Hélène Couderc invite chacun à se lancer progressivement. « La première question à se poser est de savoir quel est l’intérêt principal de l’IA pour mon métier pour, ensuite, maîtriser le bon outil et savoir prendre certaines précautions. »
Une approche d’autant plus nécessaire que ces nouvelles compétences techniques seront bientôt indispensables au moindre CV. « Mais cela fera aussi partie des soft skills qu’on demandera aux futurs salariés, insiste notre experte. Il ne faudra jamais oublier que l’homme et son esprit critique garde la main. Un employeur appréciera dès lors la maîtrise technique, mais tout autant le recul et l’esprit critique sur ce qui est produit par la machine. »
Une nouvelle "révolution industrielle" qui promet de bouleverser notre quotidien professionnel… dans le bon sens du terme.
