Cadrer un projet est loin d'être une chose facile à faire. Et pour le réussir, il faut l'envisager avec souplesse. Pour vous faire comprendre toutes ses subtilités, nous allons commencer par une anecdote. Elle peut vous paraître étrange, mais je vous assure qu'elle a son utilité.
Une histoire d’anguilles
Lorsque j’avais sept ou huit ans, une voisine à qui ma mère avait rendu service entrepris de la remercier en lui faisant un cadeau… pour le moins curieux.
Trois anguilles. Vivantes. Se contorsionnant comme des diablesses dans un sac plastique blanc.
Après que la voisine se soit éclipsée en nous livrant ses recommandations culinaires (somme toute assez sommaires : « vous faites bouillir de l’eau dans une marmite, et vous jetez les anguilles dedans »), ma mère se lança dans la sale besogne. Mais à peine avait-elle ouvert le sac plastique pour se saisir de la première anguille que déjà les deux autres s’en extirpaient et serpentaient sur le sol de la cuisine.
Cris d’effroi. Ma mère et moi grimpâmes quatre à quatre sur des chaises tandis que les anguilles, mues par on ne sait quel instinct naturel, se frayaient un chemin dans la maison, et après un passage par à peu près toute les pièces, traversaient la baie vitrée qui menait au jardin.
Nous ne les revîmes jamais.
Les projets sont des anguilles
Certains projets s’apparentent à nos trois anguilles. Ils apparaissent comme des cadeaux faciles à faire rentrer dans la marmite, mais dès qu’on s’en approche d’un peu trop près, ils nous échappent. On rêve de s’en saisir, de les cadrer, mais ils nous imposent leur rythme, et on ne les attrapera que lorsqu’ils seront fatigués. A moins qu’ils ne nous échappent totalement et finissent à leur tour dans le jardin.
Cette difficulté à poser le cadre peut provenir de plusieurs facteurs :
- Une forte incertitude sur l’orientation à donner au projet,
- Une multitude de parties prenantes, ayant chacune leur avis sur la question,
- Un déficit d’expertise conjoncturel ou structurel, qui ne permet pas de qualifier l’opportunité ou la faisabilité du projet.
Comment cadrer votre projet ?
Définissez la structure
Que l’on parle de Document d’Initialisation du Projet dans PRINCE2® , de Charte Projet dans le PMBOK® de fiche projet ou de cahier des charges projet, le document qui va permettre de cadrer le projet contient peu ou prou les mêmes informations.
1. Objectifs du projet
- Objectifs d'impact pour le client - enjeux
- Objectifs à atteindre par le projet
2. Le besoin à satisfaire
- Description des produits et services attendus
- Livrables clés du projet
- Critères d'acceptabilité, et de réceptions, critères de réussite
3. Contexte du projet
- Données en entrée - documents déjà disponibles
- Contraintes liées au projet
- Solutions explorées ou à explorer
4. Périmètres, interfaces et hypothèses
- Périmètre touché, interface avec d'autres projets
- Limites contractuelles, fonctionnelles, géographiques
- Hypothèses prises à ce stade du projet
5. Risques (menaces et opportunités) du projet
- Eléments favorables/défavorables pour le lancement et la réalisation du projet - forces et faiblesses de l'entreprise
- Risques majeurs identifiés issus de l'analyse préliminaires des risques
6. Organisation du projet
- Composition de l'équipe projet et des instances de décision
- Mode de fonctionnement de l'équipe projet et du comité de pilotage
- Phases et macro tâche du projet, planning général
- Budget initial par grands types de dépenses
7. Annexes
Lire aussi : Les fondamentaux du management de projet
Acceptez de vous y prendre à plusieurs reprises pour « attraper » votre projet
Il est très rare d’obtenir dès la première rencontre avec votre sponsor une vision explicite des objectifs du projet.
Préparez votre entretien avec lui pour tirer un maximum de profit du temps qu’il pourra vous consacrer, et acceptez que votre cahier des charges se construisent par itérations (entre 2 et 3)
Acceptez que ça bouge encore !
Malgré tous les efforts que vous pourrez déployer pour attraper votre projet, il est fort possible que ce dernier continue à se débattre.
Acceptez l’incertitude, et qualifiez-la avec des tolérances. Si par exemple votre date de livraison peut varier d’un mois en fonction des résultats d’une étude technique à venir, indiquez-le dans votre cahier des charges plutôt que de vous enfermer dans un délai qui se révélera très vite erroné.
Faites-vous aider par des experts
Dans certains cas, l’intervention d’experts dès les phases amont peut vous permettre de bien qualifier certains risques (si je reviens un instant à mes anguilles, je n’avais aucune idée du risque de morsure) et d’orienter le projet dans la bonne direction.
Il est notamment particulièrement utile (pour ne pas dire vital) de solliciter les personnes qui interviendront en aval de votre projet, et seront donc potentiellement les plus impactées par sa mise en service.
Et pour vous, comment se passent les phases de cadrage de vos projets ?
