Le chef de projet, véritable chef d’orchestre, se doit de maitriser de nombreux concepts, outils et méthodes pour gérer un projet dans les meilleures conditions. Voici ceux qui seront le plus utile pour réussir vos projets.
- 1. La définition d’un projet
- 2. Les rôles et instances de décision d’un projet
- 3. Le vocabulaire du management de projet
- 4. La méthode SMART
- 5.La cadrage du projet
- 6. L’organigramme des tâches
- 7. La matrice RACI
- 8. Le diagramme de Gantt/ la méthode de Pert
- 9. Estimer la charge de travail du chef de projet
- 10. Estimer un budget
- 11. Piloter l’avancement du projet
Cet article présente les principaux outils pour manager un projet. Vous y trouverez définitions, conseils et liens pour plus de détails. Découvrez aussi pourquoi se former aux fondamentaux de la gestion de projet.
1. La définition d’un projet
Commençons par le début ! Si l’on vous nomme chef de projet, il faut savoir si le projet est un vrai projet.
Il faut comprendre que le projet est une entreprise temporaire qui va générer un produit ou un service unique innovant. Il a toujours un début, un milieu et une fin planifiés, et est doté d’un budget. Il répond à une demande fixée par un commanditaire. Le chef de projet, son chef d’orchestre, fixe les objectifs, planifie les actions et les tâches de chacun. Il peut être amené à revoir certains éléments en fonction des premiers résultats et à réadapter le déroulement du projet sans perdre de vue son objectif final.
Pour aller plus loin, voir notre article Qu’est-ce qu’un projet ?
2. Les rôles et instances de décision d’un projet
Alors ok, il y a un chef de projet, mais évidemment il n’est pas seul. Voyons les autres rôles importants pour le projet.
En premier lieu, il y a le commanditaire. Interne ou externe à l’entreprise, il finance le projet et a un poids déterminant. C’est lui qui prend la décision finale.
Ensuite, le comité de pilotage, constitué d’un manager de chaque métier impliqué dans le projet, analyse les grandes lignes et options proposées par le chef de projet. Il décide des éventuelles modifications nécessaires, et valide les ressources allouées au projet.
L’équipe projet peut être décomposée en deux cercles de personnes. Le premier, le noyau dur, est formé des personnes les plus impliquées dans le projet et se réunit régulièrement. Le deuxième cercle compte certains experts qui seront consultés ponctuellement.
Découvrez une représentation visuelle de ce sujet avec l’article : Les différents rôles et instances dans un projet
3. Le vocabulaire du management de projet
Les mots du management de projet sont très fréquemment utilisés dans l’entreprise. Mais parfois le jargon de l’entreprise modifie le vrai sens des mots utiles à la gestion de projet. Il est important dans une équipe projet que tout le monde parle de la même chose.
Aussi nous avons réalisé un glossaire des termes à connaître regroupés par thèmes : les acteurs, les outils, les étapes d’un projet, les réunions, les concepts autour du timing et ceux autour de ressources.
Voir notre article : le vocabulaire et les définitions à connaître en management de projet
4. La méthode SMART
La méthode SMART est un moyen de formuler un objectif de manière claire, sans oublier certains paramètres. L’objectif se définit par 5 grandes caractéristiques.
Il doit être :
Spécifique, c’est-à-dire clair et compris de tous.
Mesurable, quantifiable, à l’aide d’indicateurs précis.
Atteignable en fonction des ressources.
Réaliste, ce qui implique de prendre en compte les freins éventuels en interne et en externe, et ne pas être trop ambitieux.
Temporel, il doit avoir un planning précis définissant son démarrage et le délai accordé pour sa mise en oeuvre.
Cette méthode est une notion importante pour le chef de projet. Car ce sont des objectifs SMART qu’il doit fixer aux membres de son équipe projet. Il doit aussi s’assurer que les objectifs qu’on lui donne le sont.
En savoir plus avec : Comment définir un objectif ? La méthode SMART
5.La cadrage du projet
Cette phase d’avant-projet est essentielle car elle va définir de manière claire et précise les grandes lignes, les limites et les risques du projet.
Le cadrage du projet est un document important. Même si c’est le chef de projet qui le rédige et en a la responsabilité, il a besoin de la participation d’autres parties prenantes du projet.
Sa forme est à peu près toujours la même :
1. Objectifs du projet
2. Le besoin à satisfaire
3. Contexte du projet
4. Périmètres, interfaces et hypothèses
5. Risques (menaces et opportunités) du projet
6. Organisation du projet
7. Annexes
Pour en savoir plus sur le cadrage du projet : Cadrer son projet : est-ce vraiment possible ?
6. L’organigramme des tâches
L’organigramme des tâches, aussi appelé OT ou work breakdown structure en anglais, est un outil simple mais extrêmement efficace pour structurer un projet. Il vous évite de trop détaillé la liste de tâches ou de ne pas assez le faire.
Pour être réussi, un organigramme des tâches, doit obéir à certaines règles concernant :
- son découpage
- son sens de lecture
- sa taille
- sa mise en forme.
Pour plus de détails : Comment construire un organigramme de tâches ?
7. La matrice RACI
Voilà un autre outil très populaire, mas pas toujours bien utilisé en entreprise. Il a de d’intérêt quand le projet comprend plus de 20 tâches et plus de 5 contributeurs. La matrice RACI sert à définir le rôle de chacun pour une tâche :
Responsable,
Acteurs,
Consulté,
Informé
Tous les membres de l’équipe projet doivent être d’accord sur les rôles qui sont attribués. Le chef de projet ne réalise pas la matrice RACI dans son coin.
Pour plus de détails pour réussir votre matrice, RACI : comment organiser son projet et éviter les pièges
8. Le diagramme de Gantt/ la méthode de Pert
Le diagramme de GANTT (diagramme barre) et la méthode PERT sont les deux représentations les plus utilisées par les chefs de projet pour organiser la planification de leur projet.
Sur le diagramme de Gant, les différentes tâches et leurs enchaînements sont représentés par des rectangles plus ou moins grands en fonction de leur durée.
La méthode Pert est souvent représentée par un diagramme d’enchaînement logique de toutes les tâches du projet.
Pour établir le planning de son projet, il faut suivre 8 étapes. Après avoir fait l’organigramme des tâches et défini les contraintes d’enchaînement, le chef de projet estime la durée des activités et trace le diagramme PERT sur l’enclenchement des activités. Cela lui permet d’estimer la durée du projet. Il calcule ensuite les marges de manœuvre afin d’optimiser la durée du projet. Enfin il établit le diagramme Gantt et équilibre les charges de travail.
Découvrez en détails les étapes pour construire votre planification
9. Estimer la charge de travail du chef de projet
Afin de mener à bien un projet, le chef de projet doit inévitablement commencer par clarifier sa lettre de mission.
Ensuite, il existe trois méthodes possibles pour estimer sa charge de travail calculée en jours dédiés au projet.
- La méthode analogique
- L’estimation ascendante
- L’estimation à 3 points
Une méthode sera préférée à une autre en fonction du contexte.
Retrouvez les détails de ces 3 méthodes dans notre article
10. Estimer un budget
Loin d’être une science exacte, le budget prévisionnel est cependant déterminant car il permet notamment de demander les ressources financières nécessaire à la réalisation d’un projet.
Deux méthodes peuvent être utilisées, voire combinées, pour établir le budget initial : la méthode analytique et la méthode paramétrique. Le chef de projet ajoute ensuite une marge d’erreur imputable aux différents aléas (liés aux fournisseurs, à la disponibilité des ressources, météorologique etc.).
Retrouvez les conseils de notre expert : Le budget du projet, une science exacte ?
11. Piloter l’avancement du projet
Les facteurs d’incertitude de chaque projet obligent le chef de projet à utiliser un tableau d’avancement pour chaque étape du projet. La situation d’avancement est décrite selon trois paramètres : l’état d’avancement factuel, les conséquences possibles à la fin du projet et les options envisageables, et enfin les actions à mettre en œuvre pour redresser le cap. En savoir plus : Piloter l’avancement de votre projet
