A l’origine, le sponsor est une entreprise qui met à la disposition d’un organisateur d’événement des ressources financières en vue de la réalisation de cet événement en contrepartie de bénéfices intéressants pour elle.
Cette pratique existe depuis toujours : quand l’état finançait l’expédition de Christophe Colomb (bateaux, marins, vivres, armes, etc.), il en attendait en retour des matières précieuses, une conquête de territoires, une puissance affichée auprès de peuplades inconnues,…
En entreprise, de nos jours, le sponsor est le manager qui engage son unité à livrer un résultat auprès d’un client, son client pouvant être interne (la Direction) ou externe.
C’est lui qui le premier vous a parlé du projet (en dehors de votre responsable hiérarchique bien sûr). Il vous a donné quelques orientations, quelques éléments du contexte, les motifs et besoins principaux qui en sont à l’origine. Bref, c’est lui qui est le personnage central chargé de vous superviser et de vous soutenir.
Alors, que pouvez-vous en attendre ? Quelle attitude prendre ? Quelles exigences pouvez-vous avoir à son égard ? Comment le challenger, et est-ce pertinent de le faire ?
1 - Prenez le temps de vous accorder sur les besoins du client
La première étape consiste à expliciter ensemble ce qui satisfera le client.
Votre sponsor se fait sa propre représentation des attentes du client mais, par son implication, il est possible qu’il survalorise certains aspects du résultat attendu et qu’il en néglige d’autres. Ne lui prêtez pas de mauvaises intentions : omettre telle ou telle information est un phénomène humain très courant et bien souvent involontaire.
Proposez-lui de rencontrer le client ensemble. A deux, vous ne serez pas de trop pour bien comprendre son contexte, son besoin : quels sont les exigences du client ? Comment réagirait-il dans tel ou tel scénario ? Qu’est-ce qui est négociable ? Non négociable ? A-t-il des idées arrêtées précises sur un point ou un autre ?
Il est possible que votre sponsor veuille garder cette rencontre pour lui seul. Dans ce cas, respectez-le et donnez-lui une liste de points à éclaircir pour préparer son entretien.
Cette clarification des besoins, et des réponses à y apporter, se fera aussi tout au long du projet ; n’hésitez donc pas à réitérer cette demande, vous vous rendrez service à lui comme à vous.
2 – Définissez le cadrage du projet
Un cadrage à la fois précis et ouvert conditionne la réussite du projet et crée l’enthousiasme dans l’équipe dès le départ en réduisant l’incertitude qui est toujours anxiogène. De ce que vous avez compris des besoins, attentes, contraintes et exigences du client il s’agit d’établir le futur cahier des charges : le contexte, les besoins, les objectifs, le périmètre, les livrables, les risques, ce qui est négociable et ce qui ne l’est pas, etc...
Ce travail fait en commun guidera son action et la vôtre. S’il ne souhaite pas s’impliquer dans cette phase, ou s’il n’est pas disponible, faites-lui au moins valider le cadrage que vous aurez réalisé.
3 – Déterminez vos règles de fonctionnement
Quel est son rôle et quel est le vôtre ?
En travaillant sur les deux premiers points (besoins du client et cadrage du projet), vous apprenez à vous connaitre, vous pressentez ce qu’il peut vous apporter et lui découvre vos compétences. Mais cela ne suffit pas, vous pouvez, et vous devez, aller plus loin :
Quelles décisions pouvez-vous prendre seul ? Quelles sont celles qu’il veut garder ? Celles que vous prendrez ensemble ?
Donnez des exemples concrets : que se passe-t-il si… ? Par exemple : que se passe-t-il si on n’arrive pas à réunir le comité de pilotage ? Si un membre de l’équipe n’est plus disponible ? Si le client change d’avis ? Autant d’événements possibles (même si peu probables).
De même, vous définirez le type de communication entre vous : réunions régulières, à quel rythme ? Jusqu’à quel niveau de détail souhaite-t-il être informé ?
Vous bâtissez ainsi respect et confiance mutuels.
4 – Exigez des feed-backs réguliers
Un des rôles-clé du sponsor est de fixer un cap et de vous soutenir.
Il doit être en mesure de vous donner des retours sur ce que vous faites en tant que chef de projet. Il est à la fois votre conseiller et votre « confident ». A qui pourriez-vous demander de l’aide ou même un simple soutien moral, si ce n’est à lui ?
Ne craignez pas son jugement ; il sait très bien que si vous peinez c’est qu’il n’a pas su vous donner les bons moyens, les bonnes directives, le bon appui. Vous n’êtes pas tel Atlas supportant le monde, faites-lui part de vos problèmes, de vos doutes… avant qu’il ne s’en aperçoive car dans ce cas votre relation de confiance risquerait d’en pâtir.
Son rôle, son expérience, ses relations avec le client vous aideront dans tous les cas à vous recentrer et à ne pas perdre de vue l’essentiel.
5 – Aidez-le à obtenir les bons arbitrages
Un conflit de priorités ? Un manque de ressources ? C’est au sponsor de régler ces problèmes en utilisant sa légitimité de fait pour intervenir auprès des acteurs de l’organisation et vous faire ainsi gagner du temps. De même, le sponsor doit jouer son rôle de lobby interne pour favoriser l’acceptation du projet par les structures hiérarchiques classiques.
Rendez-le promoteur enthousiaste de votre projet en lui donnant des arguments, en lui suggérant de rencontrer telle personne du comité de direction pour obtenir telle ressource. Incitez-le à « monter au créneau ».
6 – Entretenez une communication de qualité, franche et ouverte
Jouez la carte de la bonne foi et de la transparence. Pour avoir les bonnes informations et préserver la confiance, il faut que de votre côté vous soyez franc et ouvert avec votre sponsor.
Pas de temps caché, pas de budget planqué « au cas où », pas de marge de manœuvre inavouée. Ne lui cachez rien, ni les bonnes, ni les mauvaises nouvelles difficiles à entendre.
Vous pourrez d’autant plus facilement lui demander qu’il joue franc jeu avec vous que vous l’aurez vous-même fait.
7 – Soyez stratège
- Quand vous doutez de sa position ou de son engagement, indiquez-lui par mail ce que vous avez compris et ce que vous comptez faire dans les jours qui suivent de façon à ne pas le prendre au dépourvu et lui laisser la possibilité de vous dire « Stop ! » clairement s’il le veut. Sinon, vous pourrez interpréter son silence comme un feu vert.
- Aidez-le à vous aider : par vos comptes-rendus de réunion, vos tableaux de bord à jour et vos retours d’expérience, vous lui facilitez la tâche et il fera de nouveau appel à vous pour d’autres projets.
- Proposez-lui votre aide pour instaurer une culture projet dans l’entreprise : apporter votre témoignage, participer à des comités, rédiger un article sur l’intranet, etc.
- Développez ses propres compétences en le formant sur quelques outils et méthodes que vous aurez acquis en tant que Chef de Projet : montrez-lui à quoi ressemble un organigramme des tâches et à quoi ça sert, comment construire un planning qui tient la route, quelles difficultés vous avez rencontrées dans la gestion de l’équipe et comment vous avez réglé les tensions…
Bref, soyez professionnel, rassurez-le sur vos compétences, votre réactivité, votre créativité et votre management d’équipe, vous pourrez ainsi répondre à la question « Ton sponsor, qui est-il ? » par votre réponse : « Mon sponsor ? Mon meilleur allié ! »
