Ce soir, nous sommes invités à dîner par des amis qui ont organisé à cette occasion une petite surprise pour les enfants de nos deux familles.
Nous sommes convenus d’arriver à 20h et de nous charger, une fois n’est pas coutume, des entrées. Chacun, à commencer par les enfants, attend cette soirée avec impatience. Nos amis habitant près de chez nous et les journées étant longues et plutôt ensoleillées en cette saison, nous décidons de faire le trajet en vélo (le retour de nuit se fera en taxi).
Nous estimons à 30’ la durée du trajet. Afin de nous assurer que nous serons bien à l’heure, en particulier pour la petite surprise prévue et sans pour autant arriver en avance, ce qui pourrait embarrasser nos hôtes, nous prévoyons de prendre 15’ de marge et décidons donc de partir à 19h15 de chez nous.
Le jour J et l’heure H arrivent et nous partons donc à cette soirée. Question à nos – de plus en plus ! – nombreux lecteurs : « jusqu’à quand est-on à l’heure ? ».
La réponse la plus évidente semble être « jusqu’au moment où nous sommes en retard ».
Le problème avec cette réponse est que si nous appelons nos amis pour les informer que nous serons en retard, nous les mettrons devant le fait accompli et ils ne seront pas ravis par cette nouvelle qui remettra en cause ce qu’ils avaient prévu. Laissons cette question en suspens quelques instants …
"Les emmerdes, ça vole toujours en escadrille" (Jacques Chirac)
Nous partons donc comme prévu à 19h15. Quelques minutes après notre départ, pas de chance, l’un de nos vélos est victime d’une crevaison.
Comme nous sommes prévoyants, nous avons amené un kit de réparation. J’estime que je pourrai réparer en 15’… si tout va bien. Comme c’est précisément la marge de temps dont nous disposons, nous pouvons considérer qu’il n’est pas nécessaire de prévenir nos amis que nous serons juste à l’heure chez eux, toujours si tout va bien.
Mais si nous ne les appelons pas pour les prévenir de cette prévision, tout éventuel nouveau retard nous empêchera d’arriver à l’heure et nos amis seront là encore mis devant le fait accompli. Je m'atèle donc à la tâche de la réparation et maman appelle nos amis. Que doit-on convenir à ce moment-là avec eux et à l’initiative de qui ?
L’initiative appartient bien sûr à nos hôtes qui ont là l’occasion de nous dire si l’heure d’arrivée initialement prévue est, compte tenu de ce qu’ils ont prévu en particulier pour la petite surprise, une condition importante à respecter ou s’il est éventuellement possible de retarder la suite.
Faisons ici l’hypothèse que nos hôtes peuvent retarder la petite surprise et le repas de 15’, mais pas plus. Nous pouvons donc arriver entre 20h et 20h15. Je répare la crevaison dans les 15’ prévues et nous repartons donc vers notre rdv.
La loi de l’emm… maximun se rappelant à notre bon souvenir, c’est maintenant un problème mécanique sur l’un des vélos qui nous oblige à beaucoup ralentir. Que faire ? …
Toute ressemblance avec le pilotage des projets n’étant évidemment pas fortuite, prenons un peu de hauteur sur la base de cette petite histoire.
Le pilotage est basé sur l'anticipation
Nous comprenons que nous devons prendre des décisions à certains moments pour faire face à des risques.
Un risque étant une menace potentielle, le pilotage est basé sur l’anticipation. Lorsqu’un risque s’est avéré, on n’est plus pilote, on est pompier.
La réponse à notre première question apparaît : nous sommes à l’heure jusqu’au moment où le risque d’être en retard devient inacceptable.
… Encore faut-il être en mesure d’apprécier un seuil d’acceptabilité pertinent - trop bas, on est considéré comme criant au loup à tout bout de champ, trop élevé on nous reprochera notre irresponsabilité - et d’assumer les conséquences de ses choix.
Pour revenir à notre petite histoire, lorsqu’un risque menace de manière inacceptable notre engagement envers notre hôte, nous devons l’associer au plus tôt aux décisions à prendre et lui permettre de requalifier les engagements de chacun.
« Il n'y a rien dans le monde qui n'ait son moment décisif, et le chef-d’œuvre de la bonne conduite est de connaître et de prendre ce moment. » Cardinal de RETZ (Jean-François Paul de GONDI 1613-1679)
Comme on n’a encore pas trouvé mieux pour développer la confiance que de tenir ses engagements, le pilotage est une compétence clé pour chacun et conditionne directement le succès des projets.
