Identifier l’ensemble des besoins formation de l’entreprise est un enjeu clé. C’est une étape indispensable pour proposer des formations qui répondent à la fois aux exigences de l'organisation et à celles des salariés. Pour cela, il est nécessaire de recenser l’ensemble des besoins, qu’ils soient individuels ou collectifs, les croiser, les hiérarchiser et finalement pouvoir arbitrer. On vous détaille toutes les étapes importantes.
Besoins en formation, de quoi parle-t-on ?
Les besoins en formation font référence à des compétences manquantes. C’est-à-dire l’écart entre les compétences que possèdent vos collaborateurs et celles dont ils ont besoin dans le cadre de leur travail. Ces besoins peuvent être génériques (Mieux gérer son temps…) ou qualifiés, s’il s’agit d’un besoin lié à une action précise.
Ces besoins peuvent être obligatoires, collectifs ou individuels.
Les besoins en formations obligatoires et réglementaires
Ilssont directement liés à la sécurité des personnes, du matériel, ou de l’environnement de travail. Elles sont spécifiques à l’activité de l’entreprise. À titre d’exemple, citons les formations CACES indispensables pour exercer le métier de cariste ou magasinier. C’est le cas aussi des formations anti-blanchiment obligatoires pour l’ensemble des collaborateurs des établissements bancaires. Le code du travail les définit comme « toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires » (Article L. 6321-2).
Les besoins collectifs de formation
Ces derniers résultent des évolutions qui impactent votre entreprise (stratégie, organisation, besoins opérationnels, réglementation…) et de la définition des orientations formation qui en découle. Ainsi l’implémentation d’un nouveau CRM suscite des besoins de formation collectifs pour l’ensemble de la population commerciale.
Les besoins individuels de formation
Ils sont eux liés aux souhaits des collaborateurs d’acquérir des compétences qu’ils n’ont pas encore. Ces nouvelles compétences leur permettraient d’être plus performants dans leur poste, de réaliser de nouvelles missions, de nouveaux projets ou d’atteindre des objectifs spécifiques. On parle souvent de "upskilling". L’acquisition de nouvelles compétences pourraient également être nécessaires pour changer de poste dans un même métier, voire changer radicalement de filière. On parle alors de "reskilling".
Comment recueillir vos besoins en formation ?
Analysez vos besoins collectifs
Pour les besoins formation collectifs commencez par analyser l’environnement économique, technologique, conjoncturel de votre entreprise au regard de impacts compétences. Vous pouvez, par exemple, vous poser la question de savoir quels sont les métiers émergents, ceux amener à évoluer, à disparaitre… Ensuite, affinez en tenant compte de la stratégie de votre entreprise. Et enfin parlez enjeux avec les responsables opérationnels afin de comprendre quelles fonctions seront impactées par tel ou tel projet, à quelle échéance…
Collectez les besoins individuels
Pour les besoins individuels de formation, le manager est le principal interlocuteur. Il est en première ligne pour collecter les souhaits des collaborateurs à l’occasion des entretiens annuels et des entretiens professionnels.
L’entretien annuel, est un moment d’échange clé sur la performance et les compétences du collaborateur. C’est l’occasion de faire le point et identifier les pistes d’amélioration dans le cadre de son poste ou d’évoquer des souhaits de mobilité interne.
L’entretien professionnel, lui, ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. Il est consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Il doit avoir lieu tous les 2 ans. Tous les 6 ans, un entretien de bilan, un état des lieux, permet de vérifier que l'employeur a bien rempli ses obligations en matière de formation à défaut de quoi il peut être sanctionné (articles L. 6315-1 et L. 6323-13 du code du travail)
Hiérarchisez les besoins en formation
Les besoins formation ainsi recueillis, devront être triés et priorisés afin d’identifier les actions prioritaires à mener compte tenu du budget alloué à la formation.
Les besoins en formation collectifs, sont souvent prioritaires puisqu’ils répondent à une ambition de l’entreprise. Il peut s’agir de besoins en formation nécessaires pour accéder à un nouveau marché, pour fabriquer un nouveau produit, ou pour faire face à des évolutions technologiques…
Les souhaits individuels de formation sont souvent exhaussés, s’ils vont dans le sens stratégique de l'entreprise. En effet, l’employeur doit veiller à ce que tous les collaborateurs bénéficient d'au moins une formation tous les 6 ans.
En dehors des objectifs définis dans les orientations formation, d’autres critères peuvent influer sur la hiérarchisation des besoins. Citons notamment les actions pouvant bénéficier de financements publics par exemple (FNE-Formation…), ou les actions de formation réalisées dans le cadre d’un accord de CPF co-construit…
Comment optimiser ces recueils de besoins formation ?
Une information claire sur la politique formation de l’entreprise
Avant tout, informez. Communiquez clairement la politique formation de l’entreprise. Expliquez les ambitions de l’entreprise et la réponse formation mise en place. Soyez transparents sur les règles d’arbitrage. Affichez clairement le calendrier.
Un accompagnement des managers efficace
Puis, accompagnez les managers pour optimiser le recueil de besoins. Communiquez-leur une version courte de votre note d’orientations formation. Ils auront alors la visibilité sur la stratégie formation de l’entreprise. Ils sauront alorsargumenter sur les souhaits de formation qui seront recevables ou non. Aidez-les également sur l’expression des besoins, comment les faire émerger, les formuler et les porter.
Gardez également en tête que les managers sont les mieux placés pour vous faire remonter les difficultés rencontrées par leurs collaborateurs et les éventuelles compétences manquantes. Or repérer ces carences est essentiel pour définir les formations à mettre en place et respecter votre obligation légale d’employeur d’adapter les collaborateurs à leur poste de travail.
Responsabiliser les collaborateurs sur leur évolution professionnelle
Guidez les collaborateurs. Aidez-les à motiver leurs demandes de formation, proposez-leur des ressources pour qu’ils se sentent responsable de leur évolution professionnelle. Communiquez sur les dispositifs de formation disponibles, notamment sur le CPF.
Suivre ces conseils devrait vous permettre de proposer une offre de formation en adéquation avec les besoins de votre entreprise. Les impacts de la transition écologique et du développement de l’IA sont des exemples parfaits pour vous permettre de les expérimenter.
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