Les 3 piliers pour déployer sereinement votre plan de développement des compétences
Une fois votre plan de développement des compétences (PDC) finalisé et le CSE consulté, vient l’étape du déploiement. Pendant 12 mois, vous allez mettre en œuvre la "promesse" formation qui vous engage. Et pour mettre toutes les chances de votre côté, appuyez-vous sur 3 piliers
1.Fiabilisez la programmation des formations
Planifiez votre programmation
Vous l’avez certainement déjà expérimenté, rien ne se passe complétement comme prévu. Néanmoins, planifier au plus tôt le déploiement du Plan de Développement des compétences, c’est gagner en sérénité et être plus réactif face à l’imprévu.
Cette phase est fondamentale car elle permet de d’obtenir une vision globale, mois par mois, du déploiement des formations tout au long de l’année. Optez pour une programmation trimestrielle glissante pour maitriser le déploiement. Prenez en compte les périodes où l’organisation de formation n’est pas judicieuse, et les périodes qui sont opportunes pour déployer les formations prévues.
Contrôlez régulièrement votre programmation
Pas de programmation fiable sans informations stables et vérifiées. Par conséquent commencez à examiner auprès de vos commanditaires si les demandes formulées sont toujours d’actualité, sur le calendrier prévu et avec les salariés identifiés. Faites ce contrôle au moins une fois par trimestre pour actualiser votre programmation.
Une programmation fiable vous permet de piloter votre activité. Ainsi, elle met en perspective les périodes de fortes charges ou vous serez essentiellement sollicité pour l’action et celles moins denses que vous pourrez réserver pour vos travaux de réflexion, conception, pilotage et communication.
Cette programmation vous permet également de vérifier si vous disposerez de toutes les ressources (salles de formation, ressources matérielles, animateurs, …) pour engager de façon certaine les formations. Elle vous aide également à organiser votre calendrier et programmer les différentes tâches pour délivrer les formations dans les temps prévus.
Rappelez-vous enfin que le contenu du PDC n’est pas un carcan définitif. Une programmation sous contrôle permet de pouvoir apporter la flexibilité nécessaire dans son déploiement et notamment d’y intégrer plus facilement des formations non prévues.
Enfin, sachez qu’il n’existe pas de formation "hors plan", cette formulation est un abus de langage. Il existe bien en revanche des formations prévues et celles qui le ne sont pas et que vous êtes amenés à réaliser. De fait dès lors qu’une formation, non prévue, est financée par l’employeur, elle est intégrée dans le PDC.
2. Organisez un pilotage précis de votre plan de développement des compétences
Le pilotage du Plan de développement des compétences est une activité essentielle qui s’inscrit dans le management global du déploiement de ce dernier. Ce n’est pas à la fin de l’année, quand l’exercice est pratiquement clos, que l’on peut rattraper le temps perdu.
Organisez le pilotage de votre plan
Organiser un pilotage précis permet au responsable formation de s’assurer que ce qui est produit est cohérent avec ce qui est attendu et rebondir facilement face à l’imprévu.
Cette précision permet également d’informer les managers de la programmation des formations prévues, des résultats atteints et éventuellement des mesures qui sont à prendre.
Élaborez un tableau de bord adapté à votre contexte
Il vous permettra dede piloter de façon fiable le déploiement de votre PDC tout au long de l’année. Il vous sera également très utile pour organiser et planifier de façon efficace votre propre activité.
Il n’existe malheureusement pas de tableau de bord universel. À vous d’élaborer un outil pragmatique, qui convient à votre contexte.
Ajustez son contenu en fonction de vos environnements et notamment la qualité des informations issues de votre SIRH.
Listez en priorité les indicateurs obligatoires ou réglementaires
Ce suivi est le plus sensible car il peut entrainer des conséquences financières, juridiques et sociales pour l’entreprise.
- Formations obligatoires selon les activités exercées,
- Formations conventionnelles (accord de branche et/ou d’entreprise),
- Formations liées aux engagements de conformité,
- Obligations légales,
- Publics/emplois "sensibles"
- Les entretiens professionnels,
- Les salariés qui n’ont pas bénéficié de formation au cours de 2 dernières années.
Intégrez ensuite les indicateurs de moyens
- Part du budget utilisé/disponible
- Taux d’accès à la formation (comparatif année N-1 et/ou par rapport à vos estimations) avec projection à fin d’année
- Taux d’absentéisme en formation (comparatif année N-1) et motifs d’absence
- Ratio des formations distancielles/formations présentielles
- Part des financements selon les dispositifs de formation (PDC, CPF, Conventionnel OPCO, Pro-A,…)
Complétez par des indicateurs de résultats
- Taux de réalisation du PDC/prévu
- Taux de satisfaction (indice qualité de la formation)
- Mesure des résultats opérationnels (évaluation du transfert des acquis)
- Taux de réussite aux formations qualifiantes (certifications, diplômes…)
Pensez également à suivre quelques indicateurs liés à votre propre activité
- Suivi des projets avec des indicateurs jalons,
- Part de votre temps consacrée à :
- La conception de formation
- L’organisation des formations
- La veille professionnelle
- La relation avec vos « clients » managers/salariés
- Calendrier des évènements RH pour lesquels vous êtes acteur
3. Communiquez largement votre PDC
Communiquez régulièrement
La communication est le 3e levier pour garantir le déploiement efficace du PDC. Communiquez uniquement lors du lancement du plan n’est pas suffisant. Votre communication doit vivre tout au long de l’année, au rythme du déploiement de votre PDC. Elle pourra notamment s’inspirer de certaines de vos données de pilotage.
Informez les managers
Les managers doivent connaitre le processus de déploiement du PDC. Bien sûr, ils doivent être informés du calendrier et de la programmation des formations qui concerne leur périmètre, ainsi que les stagiaires concernés. Mais il est important qu’ils sachent ce que vous attendez d’eux, et ce que vous réalisez vous-mêmes. Précisez également les actions qui seront attendues post formations (bilan, plan d’action…).
Vous devrez également informer les managers sur les données issues des évaluations réalisées à la fin de formations, notamment les taux de satisfaction et les niveaux d’acquis.
Informez également les salariés
De la même manière il est essentiel que l’ensemble des actions de formation prévues soient communiquées aux collaborateurs. Donnez le calendrier, les programmes, les objectifs et les modalités d’organisation des formations (inter, intra, présentiel, distanciel…).
Profitez de ces échanges pour expliquer à tous, managers et salariés, les contributions attendues de chacun des acteurs et les facteurs de succès des formations. Expliquez-leur-en quoi la réussite de la formation dépend de leur implication avant, pendant et après l’action.
Élaborez un vrai plan de communication
Ne communiquez pas "à l’occasion", organisez un vrai plan de communication, rigoureux et si possible intégré dans votre processus d’élaboration du PDC. Pas besoin d’être un spécialiste, utilisez simplement une matrice QQQC
| PLAN DE COMMUNICATION | |||
| Vers qui ? | Quoi ? | Quand ? | Comment ? |
Réduisez au maximum les notes techniques et si possibles essayez de les expliquer directement auprès des managers en individuel ou en collectif.
Variez vos supports et canaux de communication, élargissez vos pratiques et appuyez-vous sur des mini-vidéos, des podcasts, organisez des ateliers, des webinars... Donnez envie !
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