Orientations formation : de la théorie à la pratique

Cegos

La définition des orientations formation est un processus clé pour la fonction formation. Elle permet de donner de la lisibilité et du sens à toutes les décisions de l’entreprise en matière de formation.

Loin d’être une boite de rangement des actions de formation, les orientations formation permettent de présenter, de structurer, les actions de formation retenues en fonction des ambitions de l’entreprise. Cela vous permettra d’être cohérent pour montrer que la formation n’a de sens qu’au regard d’une stratégie d’entreprise. C’est ce fil là qu’il ne faut pas perdre.

Mais qu’appellent-on exactement "orientation formations" et surtout comment les définir ? Découvrez 3 conseils pour rédiger une note d’orientations formation claire et pertinente.

Orientation formation, de quoi parle-t-on ?

Avant tout, un peu de sémantique. Les orientations formation, sont parfois appelées "axes" dans la pratique. Et c’est un premier point de vigilance à avoir. Quel que soit le vocabulaire employé, veillez à conserver le terme choisi tout au long du process d’élaboration de votre plan de développement des compétences. Sinon, c’est le meilleur moyen de perdre vos interlocuteurs (direction, managers, collaborateurs).

Les orientations formation définissent les priorités de développement des compétences au regard des métiers et des évolutions impactant votre entreprise (stratégie, organisation, besoins opérationnels, réglementation…). Elles s’inscrivent donc dans le moyen ou long terme, tant que la stratégie de votre entreprise ne connait pas de changements significatifs.

Les orientations formation constituent le point de départ du processus d’élaboration du plan de développement des compétences et permettent de le structurer.

À noter : la définition des orientations formation est également une obligation légale pour l’entreprise. En effet selon l’article L2312-24 du code du travail, le CSE doit être consulté chaque année sur les orientations formation autant que sur le plan de développement des compétences.

Analysez l’environnement et la stratégie de votre entreprise

Rassemblez les données sur l’environnement de votre entreprise

Commencez par collecter les données sur le marché de votre entreprise, la concurrence, les évolutions technologiques, la réglementation… Consultez les publications de l’Observatoire des métiers de votre branche professionnelle. Lisez la presse, effectuez une veille sur l’environnement dans lequel évolue votre entreprise. Et enfin exploitez les rapports et textes publiés par le service RH : bilan social, rapport égalité Hommes-femmes, accords d’entreprise, les comptes rendus du CSE…

Analysez ensuite les données recueillies

 Certains emplois sont certainement amenés à évoluer voire disparaitre. Lesquels et quelles sont les mesures d’anticipation à prendre pour les personnels concernés ? Y-a-il des personnes qui n’ont pas suffisamment accès à la formation ? Certains métiers, au contraire émergent. Faut-il recruter ou envisager la reconversion interne vers ces nouveaux emplois ?

Organisez votre veille tout au long de l’année

Idéalement, n’attendez pas la définition des orientations formation pour collecter ces informations. Soyez en veille toute l’année pour capter tout ce qui tout ce qui a du sens par rapport aux problématiques compétences de votre entreprise. Et surtout, ne vous centrez pas sur la formation, mais bien sur l’entreprise et son environnement !

Vous pouvez maintenant faire des hypothèses sur les besoins en compétences que vous pourrez traduire en orientations formation.

Confrontez votre analyse aux besoins des opérationnels

Rencontrez les responsables opérationnels

Questionnez les responsables opérationnels de votre entreprise, ou de votre établissement afin de vérifier que vos hypothèses sur les besoins en compétences sont justifiées. Pour cela, rencontrez-les individuellement ou lors de réunions. Soyez vigilant et veillez à bénéficier du bon niveau d’interlocuteurs(managers, DRH, comité de direction). La fonction formation est stratégique, pas un simple "caisse enregistreuse" de demandes de stages.

Soyez également vigilants aux questions posées

Évitez celles qui renvoient à la "solution formation" et privilégiez celles qui obligent à traduire les évolutions de l’entreprise en besoins en compétences. Cela vous permettra notamment d’éviter le piège de la formation alibi. En effet,trop souvent le recours à la formation masque une réticence à traiter les vrais problèmes d’organisation ou de management.

Exemples des questions à poser. Pour les orientations à court terme : Que va-t-il se passer d’important l’an prochain qui nécessite des accompagnements formation ? Quelles sont les compétences techniques ou comportementales à développer rapidement : arrivée de nouveaux équipements, nouveaux services, défauts de compétences constatés…

Pour les orientations à moyen et long terme : il s’agit d’anticiper l’avenir. Quelles sont les évolutions économiques (marchés, produits, circuit de distribution…), technologiques, (équipement, logiciels utilisés…), organisationnelles, réglementaires, financières… prévues à moyen et long terme.

Quelles seront les fonctions impactées ? À quelle échéance ? Quelles évolutions prévoyez-vous pour les effectifs de votre service ? Quelles sont compétences à développer ? Quelles seraient les solutions – formation ou autre – pour développer ces compétences ?

Si les opérationnels n’ont pas la visibilité sur la stratégie de l’entreprise, aidez-les à identifier les scénarios les plus probables à partir des :

• Forces et faiblesses internes à l’entreprise
• Opportunités et menaces liées à des facteurs externes à l’entreprise
• Impacts des évolutions à venir (règlementation, marchés…)

Cela vous permettra de dégager des axes de développement, des risques à anticiper… Etudiez alors leur impact en termes de besoins en compétences.

Fiche pratique : définir ses orientations formation

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Rédigez une note d’orientation structurée, claire et concise

L’importance de la note d’orientations formation

La note d’orientation est un document de communication important pour la fonction formation.

Elle donne de la lisibilité à toutes les décisions ultérieures en matière de formation. Elle constitue également un véritable support d’information pour le management, un référentiel commun, en donnant le sens des décisions en matière de formation.

L’idéal est de rédiger deux documents distincts, qui seront utilisés à deux étapes dans le processus d’élaboration du PDC. Mais notez que la démarche est unique, seule la temporalité et les contenus sont différents. Il s’agit de présenter les orientations formation de manière différente suivant les objectifs visés.

La note d’orientations synthétique

C’est uneversion succincte destinée aux managers et salariés pour les aider à formuler, lors des entretiens professionnels et/ou de performance, les besoins de formation en cohérence avec les enjeux de l’entreprise.

Cette note est synthétique (1, 5 page maximum) elle rappelle le contexte et les enjeux de l’entreprise, cite les orientations formations (5 maximum) et explique l’utilité de ces orientations, les résultats attendus notamment dans le recensement des besoins de formation.

La note d’orientations définitive

Cette version complète est, elle, un vrai support d’information et de communication que vous utiliserez, notamment, lors de la consultation du CSE sur le PDC. Ce document pourra également être largement diffusé lors de la mise en œuvre du PDC.

Veillez à ce que ce document soit clair et concis, 3 pages au plus, et à bien mettre en évidence, au travers de chaque orientation, la contribution de la formation aux enjeux majeurs l’entreprise. 

La présentation et le style doivent être étudiés pour accrocher l’intérêt du lecteur. Chaque Orientation Formation doit tenir en une phrase, être lisible et compréhensibles par tous.

Les 6 points clés de la note d’orientation

1. Description du contexte, des enjeux et des objectifs de votre entreprise
2. Liste des orientations formation
3. Pour chaque orientation, choisissez 1 ou 2 formations qui seront les plus contributives ou représentatives. Pour chaque action, précisez l’objectif, déclinez les résultats opérationnels et complétez par la catégorie de personnel la plus concernée.
4. Description du processus de construction du PDC et les échéances clés.
5. Précision de l’enveloppe budgétaire prévisionnelle consacrée à la formation. (voir l’article PDC en 6 étapes)
6. Conclusion

Un exemple d’orientation formation

Votre entreprise est connue pour avoir un haut standard de qualité, c’est un des principaux atouts vous différenciant par rapport à vos concurrents. Une orientation peut être de le maintenir.  Voilà comment ce sera décliné dans votre note d’orientation :

Orientation formation : Maintenir un haut niveau de qualité dans la relation commerciale avec les clients (internes et externes).

Exemples d’actions : "Être orienté client : une stratégie gagnante" pour les nouveaux embauchés ; "Maitriser le nouveau CRM" pour toute la fonction commerciale.

Indicateurs d’évaluation associés : obtenir un taux de concrétisation commerciale (contrat, avenant signé…) de 75 % pour les nouveaux embauchés. Concernant le CRM, 100 % des fonctionnalités du CRM doivent être utilisées par les commerciaux.

Effort de formation recommandé sur cette orientation : Il s’agit ici de quantifier l’importance donnée à cette orientation. Par exemple,100 % des salariés nouvellement embauchés auront été formés au plus tard 6 mois après leur intégration. Et 100 % des utilisateurs du CRM auront été formés sur l’exercice.

On pourrait également donner des budgets. Cette orientation étant essentielle, 40 % du budget formation y sera affectée ou autre logique, cette orientation représentera 40 % du total de collaborateurs formés.

Lire les autres articles du dossier :

• Recueil des besoins en formation : suivez le guide !
• Plan de développement des compétences : les 6 étapes incontournables pour le construire
• Les 3 piliers pour déployer sereinement votre plan de développement des compétences

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