Comment préparer un appel d’offres d'un système d’information ?

La Direction Financière qui souhaite digitaliser ses processus doit maîtriser rapidement les principes d’un appel d’offres d'un système d'information. Découvrez nos conseils pour préparer un appel d'offres.

L’évaluation des besoins : étape indispensable de l'appel d'offres d'un système d'information

C’est l’étape initiale du projet pour remporter un appel d'offre.  Elle pourra être formalisée au travers d’un schéma de principes ou schéma directeur. Il rattachera à la stratégie de l’entreprise les activités du domaine à équiper et les diverses données nécessaires à ces activités. 

Ensuite, on s’interrogera sur les outils à mettre en place. Se concentrer sur le produit dans un premier temps et oublier les besoins est en effet un risque majeur lors d’un appel d’offres d'un système d’information. En effet, désigner l’outil à acquérir avant la fonction à remplir est une cause fréquente d’échec. Avant d’investir dans un logiciel, il faut décrire précisément pourquoi on veut le faire.  

François Verrecchia, du cabinet Compagnum, nous confie : “Préalable à tout appel d’offres digital, le travail autour de la feuille de route est incontournable pour réussir sa transformation numérique”.  

Dans la continuité de cette feuille de route digitale,le dossier de consultation commencera par décrire précisément l’environnement des systèmes qu’utilisent les métiers : c’est l’architecture des Systèmes d’Information. Cette étape d’expertise peut être réalisée en interne ou par un cabinet. 

Le budget

Le budget cible sera construit collégialement par le « comité de projet », sous pilotage du contrôleur de gestion. On y inclura cinq types de coûts : 

• L’amont : étape d’expertise initiale 
• Les licences 
• Le paramétrage par l’éditeur est la partie la plus onéreuse. Il inclue le transfert des données de l’ancien au nouveau Système d’Information 
• La conduite du changement : le poste le plus stratégique car souvent sacrifié. En effet, elle va plus loin qu’une simple formation ; il y a une différence entre savoir utiliser un outil, vouloir l’utiliser et comprendre en quoi il aide les salariés, 
• La maintenanceou maintien en condition opérationnelle, coûts intervenant après la livraison du produit. 

Quelles sont les principales étapes d’un appel d’offres ? 

• Organiser. Un règlement d’appel d’offres d'un système d'information résume utilement pour les participants les éléments de celui-ci : temps, livrables, mode d’échange avec les candidats… 
• Formaliser l’analyse faite en phase amont, filtrer le marché pour ne s’adresser qu’aux intégrateurs pertinents en regard du besoin que l’on cherche à satisfaire. 
• Formaliser les critères de sélection dans une grille récapitulant les critères structurants permettra d’objectiver les cotations, à l’heure du choix. 
• Recevoir et traiter les réponses des candidats : phase de dialogue très riche qui permettra notamment de s’inspirer du meilleur de chaque proposition. Même celles non retenues pourront apporter des suggestions utiles. C’est l’intérêt principal de l’appel d’offres. 
• Evaluer et choisir. On procédera de manière collégiale en impliquant les utilisateurs futurs de l’outil.

Peut-on se passer d’un appel d’offre ? 

La formation « Pilotage des Systèmes d’information » aborde cette question et recommande de s’engager dans l’exercice car il est riche d’enseignements utiles pour la suite du projet. La formation détaille les tâches inhérentes à un appel d’offre, explique comment élaborer et vers qui lancer son cahier des charges, comment évaluer les solutions, comment faciliter le choix. Elle éclaire les jalons à franchir ensuite, en phase de développement/paramétrage, pour donner aux participants les clefs de réussite de leurs projets de transition numérique.