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Fiche Métier : Gestionnaire de Paie

Qu’est-ce qu’un Gestionnaire de Paie ?

Le gestionnaire de paie (GP) est un spécialiste du bulletin de paie qui exerce au sein d’une administration, d’une société ou d’un organisme, que celui-ci soit privé ou public. Son rôle premier est l’établissement de bulletins de paie pour l’ensemble du personnel. Pour la gestion de la paie, il calcule le salaire de chaque employé en prenant en compte tous les éléments tels que les congés, les primes, les taxes, les cotisations, les heures supplémentaires, les arrêts, etc. Il doit compter et vérifier méthodiquement chaque bulletin, et faire en sorte que toutes les informations soient correctes. Parmi les métiers des ressources humaines, celui de GP est celui qui se porte garant de la bonne rémunération des salariés, et leur assure d’être payés en temps et en heure.

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Les savoir-faire techniques, organisationnels et les outils pour réussir dans la fonction

Quel est son rôle ?

Comme le GP, communément appelé collaborateur paie, est garant du traitement de la paie dans l’entreprise, il doit emettre une fiche de paie parfaitement juste. Pour ce faire, il réunit, étudie et traite toutes les informations qui concernent les salariés de l’entreprise, à savoir : ancienneté, promotion, poste occupé, augmentation, nombre de jours travaillés, congés, maladies, etc. Sous la responsabilité du directeur des ressources humaines, le gestionnaire de paie s’assure également des formalités administratives et techniques qui sont enclines à la gestion du personnel et liées à l’embauche.

Le champ d’action du collaborateur paie peut aussi toucher à d’autres domaines qui dépendent du type de structure et du contexte dans lequel il évolue. Dans certains cas, le GP sera amené à s’occuper de la saisie des éléments changeants qui permettent l’élaboration des fiches de paie en prenant en compte les absences et les congés payés. Dans d’autres cas, il peut rédiger les contrats de travail et établir des fiches de poste. Dans les grandes entreprises, le GP se charge des déclarations sociales incluant les cotisations patronales et salariales ainsi que des relations avec les caisses de retraite. Par ailleurs, pour chacune de ces actions, il se réfère, voire se conforme au droit du travail et du droit social (durée de la semaine travaillée, conventions collectives, congés, rémunérations, etc.) Il faut savoir que c’est le gestionnaire de paie qui est le premier responsable de toute communication verbale ou écrite qui s’articule autour des bulletins de paie. Si un salarié rencontre un problème ou veut poser une question, il peut s’adresser directement au collaborateur paie. Travaillant coude-à-coude avec l’encadrement et la direction, le GP est habilité à solutionner les questions d’ordre juridique qui sont en rapport avec des entités extérieures à l’entreprise (Assedic, Urssaf, etc.).

Quelles sont ses missions ?

Les missions confiées au gestionnaire de la paie peuvent varier selon le contexte et le type de structure qui l’accueille. Au sein des petites entreprises ou des entreprises de taille moyenne, la gestion de la paie est le plus souvent assurée par un prestataire externe notamment un expert-comptable. Tandis que dans les structures plus importantes, c’est le gestionnaire de paie qui s’en charge.

Élaboration des bulletins de paie

Chaque salarié reçoit un bulletin de paie au moment où son salaire lui est versé. Le GP fait obligatoirement figurer sur ce bulletin de paie des informations sur :

  • L’employeur (raison sociale, adresse, numéro SIRET, code APE, références de l’organisme où les cotisations sont versées)
  • Le salarié (nom, poste occupé, classification dans la convention collective)
  • Le salaire (les éléments de la rémunération brute, les éléments soumis à cotisation, les éventuels congés payés, les prélèvements sociaux et fiscaux, le montant et la date de versement du net à payer)
  • Le cas échéant, les réductions de cotisations sociales sur les heures supplémentaires, et la mention disant que la salarié doit conserver sans limitation son bulletin de paie

Paiement des salaires

Le gestionnaire de paie peut procéder de trois manières différentes pour payer les rémunérations des salariés : en espèces (si le montant ne dépasse pas 1 500 euros), par chèque ou par virement. Les salaires, s’ils sont mensuels, peuvent faire l’objet d’acomptes si le salarié en fait la demande. Selon le code du travail, l’acompte correspond à la moitié de la rémunération mensuelle. La rémunération des salariés mensualisés se fait au moins une fois par mois. Les autres salariés peuvent la percevoir au moins deux fois par mois, avec au maximum 16 jours d’intervalle entre chaque paiement.

Établissement d’une DADS annuelle

La DADS consiste en toutes les déclarations inhérentes à la sécurité sociale et aux impôts sur l’année écoulée. Elle est établie chaque année à partir du moment où l’entreprise verse des rémunérations imposables au titre des salaires et traitements. La déclaration doit être déposée dans le courant du mois de janvier de l’année qui suit celle au cours de laquelle les versements ont été effectués. La DADS doit être souscrite via internet, mais le format papier est possible si l’entreprise inscrit moins de 200 bénéficiaires sur sa déclaration

Etablissement des déclarations de cotisation

Il revient au gestionnaire de paie de remplir un bordereau de cotisations et d’adresser son règlement à l’organisme compétent pour acquitter les cotisations sociales. Ce bordereau sera accompagné d’un tableau récapitulatif qui reprend les salaires déclarés sur la DADS multipliés par les taux de cotisation en vigueur au cours de l’année écoulée. La déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) permet de déposer en une seule fois le bordereau de cotisation et le tableau récapitulatif. Elle peut être effectuée sous trois formats différents : papier, EDI, ou EFI. Pour utiliser le système DUCS, le gestionnaire de paie doit être équipé d’un logiciel spécialisé qui en permet l’utilisation.

Utilisation d’un logiciel fiable et performant pour effectuer votre paie

L’utilisation d’un logiciel de paie spécialisé est recommandée dans le but de faciliter et de sécuriser la gestion de la paie. Le gestionnaire de paie peut choisir parmi de nombreux éditeurs fiables qui proposent également des versions gratuites d’essai.

Quelles sont les compétences requises pour devenir Gestionnaire de Paie ?

Résumé des compétences pour ce métier

Le métier de gestionnaire de paie est rigoureux et technique. Il requiert des qualités humaines ainsi que des compétences spécifiques.

Qualités personnelles

Le gestionnaire de paie est un technicien, mais il doit mettre en œuvre ses qualités humaines, à savoir :

  • La discrétion : le gestionnaire de paie est au courant des rémunérations de chacun. Il doit veiller à respecter la vie privée des employés
  • La rigueur : l’agent doit à tout prix éviter les erreurs dans les salaires, qui peuvent être lourdes de conséquences
  • La disponibilité : la personne doit être disponible auprès des employés si ces derniers ont des questions concernant leur rémunération ou leur bulletin de paie
  • Le sens du relationnel : le GP doit se montrer diplomate et bon communicant, car il est souvent amené à discuter de sujets délicats avec les salariés ou avec la direction
  • La résistance au stress, notamment en fin de mois lorsqu’il faut émettre les fiches de paie

Compétences techniques

Le gestionnaire de paie doit avoir le goût des chiffres, car son métier exige beaucoup de calculs et d’ajustements chiffrés sur les bulletins de salaire. Il doit également maîtriser les outils statistiques (tableaux, extractions de données,etc.). Des connaissances en droit du travail et en droit social sont requises afin de veiller à la bonne application des législations en vigueur. Ces connaissances portent sur la législation sociale en général et les règles spécifiques à l’activité en particulier (intérim, déplacements, expatriation…). Le gestionnaire de paie doit également être capable de maîtriser les logiciels spécifiques de paie tels que SAGE et Cegid, et même les logiciels des ressources humaines. La maîtrise de l’anglais est aussi exigée, surtout si l’entreprise est tournée vers l’international. Le GP doit bien sûr posséder toutes les compétences techniques liées à l’élaboration des bulletins de salaire, qu’il s’agisse des aspects informatiques ou administratifs. Dans toutes ses activités, il doit pouvoir se conformer aux objectifs de la production.

Comment devenir Gestionnaire de Paie ?

Les entreprises privilégient les candidats qui ont préalablement acquis une expérience en cabinet comptable. Les diplômes souvent exigés vont du bac+2 (BTS compta-gestion) au bac+5 (Master), en passant par le bac+3 (licence). Après embauche, le gestionnaire de paie est appelé à suivre des formations régulières liées aux changements de législation du travail. Le gestionnaire de paie peut postuler auprès d’organismes tels que les agences d’intérim, les cabinets d’expertise comptable, les entreprises (PME/PMI, sociétés diverses), les centres de gestion ainsi que la fonction publique.

Formations qui peuvent conduire au métier de gestionnaire de paie

Niveau Bac +2

  • BTS administration
  • BTS gestion des entreprises
  • BTS finance
  • BTS RH
  • BTS comptabilité

Niveau Bac +3

  • Licence en comptabilité
  • Licence en gestion
  • Licence en RH

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