1. Booster d'énergie : 10' de gymnastique au saut du lit
2. Booster de créativité : 30 à 45' d'écriture libre le matin
3. Booster de priorités : 1 à 2h de travail sur un dossier de fond
4. Booster de convivialité : la pause café collective en milieu de matinée
5. Booster de sérénité : le traitement des mails à 11h
6. Booster d'énergie : la sieste flash après déjeuner
7. Booster d'efficacité collective : les plages de disponibilité
8. Booster de priorités : la ToDo List hiérarchisée du lendemain
9. Booster de créativité : la "trousse à crayons"
10. Booster d'énergie : le sas de décompression
L'avantage des habitudes, c'est qu'elles ne nous demandent presqu'aucun effort. Nous agissons sans nous poser les sempiternelles questions : "Est-ce le bon moment ?", "Ai-je autre chose de mieux à faire ?", "Comment vais-je m'y prendre ?". Dès lors, elles nous permettent de libérer notre énergie à des fins plus utiles - et autrement plus agréables ! Et si, en plus, nous synchronisons nos rituels sur notre rythme chronobiologique, nous aurons en grande partie résolu l'équation selon laquelle la gestion du temps est le produit de la gestion de nos priorités et de la gestion de notre énergie.
et mieux même qu'en y pensant." (Alain)
1. Booster d'énergie : 10' de gymnastique au saut du lit
C'est un très bon moyen de nous maintenir en forme sans nous culpabiliser chaque fois que nous manquons une séance dans notre salle de sport. A peine réveillés, nous effectuons nos abdominaux et autres mouvements toniques comme un automate au départ, puis avec une énergie croissante. Quelques étirements pour terminer, et nous sommes prêts à démarrer la journée pleins de dynamisme, les muscles fermes et le cerveau oxygéné par l'exercice. Un rituel aussi simple et hygiénique que de se brosser les dents.
2. Booster de créativité : 30 à 45' d'écriture libre le matin
L'idéal est de positionner cette séance d'écriture libre dans le calme du petit matin, au moment du petit déjeuner par exemple. Oui, nous pouvons nous réveiller plus tôt pour cela. Notre corps s'habituera vite à ce nouveau rythme, et le jeu en vaut la chandelle ! A cette heure-là, notre cerveau est tout frais et reposé, il a éliminé pendant la nuit les toxines fabriquées la veille et il a dans l'ombre créé des connexions nouvelles entre nos neurones. Il est capable de faire des associations d'idées étonnantes. Il est mûr pour nous offrir des illuminations fulgurantes. Un cahier et un rituel quotidien suffisent pour récolter nos meilleures idées. Pas d'objectif. C'est la liberté laissée à notre cerveau de vagabonder à sa guise qui lui permet de donner la pleine mesure de son potentiel. Les problèmes qui nous préoccupent - qu'ils soient personnels ou professionnels - trouveront naturellement leur chemin entre les lignes de nos "pages du matin", pour reprendre la belle expression de Julia Cameron.
3. Booster de priorités : 1 à 2h de travail sur un dossier de fond
Si nous avons rédigé nos pages du matin (cf. rituel N°2), il est probable que des idées nouvelles ont surgi. C'est le moment de les exploiter et de les confronter sans tarder à notre réalité opérationnelle, pendant qu'elles sont encore fraîches et vives et que les picotements de l'impatience nous stimulent. Quoi qu'il en soit, notre cerveau est à son maximum d'efficacité intellectuelle pour traiter les dossiers de réflexion et les sujets complexes qui exigent une grande capacité de concentration. C'est donc par eux qu'il faut commencer le matin en arrivant au bureau ! Pour être efficaces et concentrés, appliquons les secrets de la focalisation.
4. Booster de convivialité : la pause café collective en milieu de matinée
Entre les décalages de rythme chronobiologique (certains aiment se lever plus tôt que d'autres !) et les contraintes ou engagements personnels, nous n'arrivons pas tous au bureau à la même heure. Les salutations du matin peuvent parfois s'échelonner sur une période d'une heure, voire deux. Ce qui peut être frustrant pour les plus matinaux, qui se voient interrompus dans leur première séquence de travail sur un sujet important. Instaurée comme un rituel, la pause collective en milieu de matinée allie efficacité et convivialité. Elle est particulièrement utile en open space. Chacun s'installe silencieusement et les premiers arrivés restent concentrés : ils savent qu'ils ne seront pas dérangés. Au moment de la pause, la convivialité en est d'autant plus forte. Bonus : cela facilite ensuite le travail en commun.
5. Booster de sérénité : le traitement des mails à 11h
Ce rituel est porteur de sérénité à plusieurs titres. Le plus évident est de ne pas encombrer notre cerveau de parasites perturbateurs pendant notre séquence matinale de travail (cf. rituel N°3). Le deuxième est d'habituer nos correspondants à recevoir des réponses différées - à deux ou trois heures près - ce qui est à l'origine tout l'intérêt des systèmes de messagerie électronique, que nous avons peu à peu transformés en tyrans de l'immédiateté. Le troisième est lié au traitement même des mails. En utilisant la méthode CAP, nous tranquillisons notre esprit. Nous orchestrons nos réponses en tenant compte de l'importance et de l'urgence de la demande. Les mails délicats et peu urgents sont planifiés, les mails faciles sont expédiés sans attendre. Ainsi, nous évitons les relances et gérons le stress lié à l'inquiétude d'avoir zappé quelque chose d'important.
6. Booster d'énergie : la sieste flash après déjeuner
Notre efficacité intellectuelle, qui a commencé à décroître en fin de matinée, est au plus bas après le déjeuner. Nos paupières sont lourdes. Si nous avions un oreiller, nous glisserions avec délice dans les bras de Morphée. C'est le signe qu'un "train du sommeil" est à quai. Nous pouvons très facilement monter dedans et descendre à la première station. Nous aurons parcouru la première phase du sommeil. Il n'en faut pas plus à notre cerveau pour retrouver sa clairvoyance. La sieste flash se pratique assis dans un fauteuil sur le dossier duquel nous pouvons laisser reposer notre tête. Il suffit de fermer les yeux, détendre nos muscles et nous laisser aller en nous promettant de nous réveiller dix minutes plus tard. Pour débuter, nous pouvons mettre une alarme, mais nous apprenons vite à nous en passer. En fin de sieste, quelques étirements et contractions musculaires nous permettent de retrouver tout notre tonus.
7. Booster d'efficacité collective : les plages de disponibilité
Nous avons l'habitude d'inscrire dans notre agenda les moments où nous sommes occupés. Or, indiquer visiblement nos plages de disponibilité et les partager avec nos collègues est le meilleur moyen de canaliser les interruptions. Dans ces périodes, nous choisissons des activités que nous pouvons facilement réaliser de manière fractionnée : mails, tâches administratives, classement, collecte de données, etc. Il est préférable de ritualiser nos plages de disponibilité en leur donnant toutes les semaines les mêmes jours et tous les jours le même horaire, idéalement en début d'après-midi alors qu'il serait vain de nous consacrer à un travail de fond - même si nous avons fait la sieste flash, notre cerveau n'est pas à son maximum ! Nous habituons ainsi nos collègues à se synchroniser sur ces créneaux que nous avons choisis. Leurs demandes sont plus ciblées et mieux préparées. Eux-mêmes y trouvent leur compte, puisque nous sommes finalement plus disponibles pour leur répondre.
8. Booster de priorités : la ToDo List hiérarchisée du lendemain
"Partir le matin de bonne heure se décide le soir." Ce joli proverbe Malinké illustre parfaitement les rituels N°8 et 9. La liste des tâches à réaliser dans la journée ne se fait pas le matin en arrivant au bureau, mais la veille. Cela permet d'optimiser nos heures les plus productives (cf. rituel N°2) en démarrant d'emblée sur un dossier de fond. Cela permet également de quitter le travail plus serein, parce que nous avons une vision claire de ce que nous avons à faire - et que nous avons trié nos priorités. Dans une ToDo List hiérarchisée, chaque tâche se voit affecter un ordre de priorité et une durée. Ce qui ne rentre pas dans l'agenda de la journée - en tenant compte des éventuels imprévus - est planifié à une date ultérieure.
9. Booster de créativité : la "trousse à crayons"
La "trousse à crayons" est liée aux rituels N°8 et 2. Il s'agit de préparer notre première séquence de travail du lendemain sans entrer dans la réflexion, mais simplement en rassemblant au même endroit les fichiers utiles pour être efficaces dès notre arrivée. Au besoin, nous pouvons également lister les étapes d'une méthode de travail, créer la maquette d'un document et y reporter les éléments évidents (date, titre, personnes impliquées, etc.). Ces préparatifs ne sont pas très exigeants en termes d'énergie ou de charge mentale. La "trousse à crayon" peut se pratiquer en toute fin de journée, lorsque la fatigue commence à se faire sentir. A vrai dire, c'est même un rituel qui repose ! Nous apaisons notre esprit en clarifiant notre première action du lendemain. En même temps, notre cerveau se conditionne - sans effort ! - pour être créatif sur le sujet dès le matin, peut-être déjà lors de notre séance d'écriture libre (cf. rituel N°2).
10. Booster d'énergie : le sas de décompression
Ce dernier rituel a pour but de nous permettre de profiter pleinement de nos soirées sans parasite professionnel. Il est utile pour chasser nos soucis et préoccupations, évacuer les tensions de la journée. Relaxation, sophrologie, yoga, méditation, sport, activité artistique, tout moyen est bon. Nous avons chacun nos préférences pour débrancher notre cerveau, une activité qui nous ressource davantage. Dix minutes suffisent pour faire le vide si nous sommes bien entrainés par un rituel régulier. Le reste n'est que plaisir.
Pour plus d'astuces, retrouvez la boîte à outils de la gestion du temps
