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L'organisation à avoir la semaine avant ses vacances est un peu différente du reste de l'année. Irrésistiblement, notre cerveau commence à décompresser, pourtant, il reste tant de choses à faire ! Mais pas question de consumer toutes ses forces. Le but : partir serein.e et profiter pleinement de nos congés. Suivez le guide.
1. Se préparer à partir
Notre dernière semaine avant les vacances sera plus productive si nous en réservons une bonne partie pour organiser notre absence et préparer notre retour.
- Faire la liste des dossiers en cours et évaluer le volume de travail, en prévoyant suffisamment de temps pour gérer les étapes 2 à 4, décrites ci-dessous.
- Accepter d'emblée l'idée que tout ne pourra être finalisé.
- Choisir de terminer dans la semaine ce qui peut raisonnablement l'être. Au-delà des critères classiques d'urgence et d'importance, il s'agit d'éviter le "coût de reprise", c'est-à-dire le temps de chauffe nécessaire pour se replonger dans un sujet après une longue interruption. En d'autres termes, quels sont les dossiers que nous avons intérêt à finir maintenant pour ne pas avoir à les rouvrir à la rentrée ?
- C'est le moment idéal pour décider de clore quelques dossiers qui trainent en longueur.
Lire aussi : Savoir gérer ses priorités avec la matrice d'Eisenhower
2. Nettoyer son bureau
Misez sur des tâches plus terre à terre avant de quitter votre bureau pour quelques semaines. Nous nous rendons un grand service en "nettoyant" notre espace de travail, en archivant nos dossiers, en supprimant les anciennes version des documents, en jetant tout un tas de notes désormais inutiles. En faisant place nette, nous allégeons notre esprit. Nous mesurons le travail accompli et vérifions au passage qu'aucun dossier important n'est resté par mégarde caché sous une pile. Nous y gagnons en sérénité et créons de la place pour les projets de la rentrée.
Evidemment des imprévus ne manquerons pas de survenir. Pensez à garder du temps pour traiter ceux qui présentent un risque réel, mais n'alourdissez pas votre bagage de nouvelles demandes. Surtout si la charge mentale requise est élevée. Osons dire "non" avec diplomatie, en proposant à vos interlocuteurs un rendez-vous à la rentrée, lorsque nous aurons toute l'énergie voulue pour traiter le sujet comme il le mérite.
3. Préparer son absence pour éviter d'être dérangé.e pendant les vacances
Un rendez-vous d'une heure accepté en plein milieu peut gâcher plusieurs jours de déconnexion. Simplement parce que nous devons y penser, éventuellement le préparer, en tout cas être disponibles à l'heure dite, parfois gérer les émotions et pensées parasites provoquées par ledit entretien.
Nous avons donc tout intérêt à préparer le terrain afin de ne pas être dérangés pendant nos congés. Voici quelques idées :
- Accorder une part de son pouvoir de décision à nos collaborateurs
- Déléguer des dossiers à ceux qui assurent la permanence
- Mettre un message d'absence sur nos messageries avec les coordonnées des collègues compétents pour répondre aux urgences
- Prévenir nos interlocuteurs les plus importants de la date de notre retour et leur présenter la personne qui nous remplacera pendant nos congés.
4. Anticiper sa rentrée de vacances
L'idée n'est pas seulement de préparer son départ mais aussi d'anticiper son retour de congés. Pas question d'être dans le stress dès la deuxième semaine après être revenu.e de vacances.
Voici quelques astuces qui nous permettront d'atterrir sereinement - et de profiter tranquillement de nos vacances jusqu'au dernier jour !
- Réserver un créneau de 2 ou 3 heures dès le lundi matin pour trier notre boîte de réception d'e-mails selon la méthode CAP.
- Réserver plus de temps que d'habitude pour accueillir les imprévus et les nouvelles demandes de nos interlocuteurs qui ont patiemment attendu notre retour.
- Réserver du temps pour trier nos priorités et organiser les semaines à venir.
- Organiser avant de partir les réunions pour lancer les projets de fond collectifs de la rentrée : les agendas sont encore assez flexibles, nous gagnerons du temps de planification.
- Prendre dès maintenant des rendez-vous formels avec nous-mêmes pour avancer sur nos dossiers prioritaires et éviter le phénomène de procrastination.
