Les monstres de l'inefficacité, vous les connaissez ? Ces monstres sont une façon de repérer facilement les pièges les plus importants qui peuvent nuire à la réussite de votre projet. Repérer ces erreurs est important, les contrer est encore mieux. Pour cela on vous propose 2 méthodes.
Les 7 monstres de l'inefficacité sont très habiles pour se dissimuler dans vos outils d’organisation du projet, dans vos réunions, dans vos entretiens individuels avec des équipiers. Le fait de les connaitre est déjà un bon moyen de les repérer et de les fuir.
Les 7 monstres de l’inefficacité dans un projet
KOIKIFOFER
C’est le monstre de la non identification des tâches à réaliser. Il apparait souvent lors des réunions de résolution de problème, où de multiples idées passionnantes sont formulées, mais aucune action concrète n’est identifiée.
KIKIFESSA
C’est le monstre des tâches identifiées et écrites, mais non attribuées à un responsable. Quelqu'un les prendra peut-être en charge... ou non ! Ces tâches réapparaitront alors à la prochaine réunion d'avancement, puis à la suivante...
ONSSLAIDIT
C’est le monstre des tâches identifiées, mais non formalisées par écrit ! Quand on se souvient d'elles, on a oublié une grosse partie du périmètre de ce qu'il y a à faire, alors on attend la prochaine réunion pour le clarifier.
TROGROPOURMOA
C’est le monstre des tâches trop grosses, au périmètre incertain (ex : « c’est S. qui s’occupe du petit déjeuner », s’agit-il d’acheter les croissants, de mettre le couvert, de préparer le café… ou tout à la fois ?). Sa devise : "un objectif flou débouche toujours sur une absurdité précise !"
SELUIKIFAI
C’est le monstre des tâches attribuées d’office à quelqu’un à qui on n’a pas demandé son avis, ni validé sa compétence ou disponibilité. Très copain de "lesabsentsonttoujourstord"
ONSENCHARGE
C’est le monstre qui attribue la responsabilité d’une tâche à deux personnes. Très dangereux, car il peut laisser croire que la tâche va être prise en charge, alors qu’en réalité, quand il y a deux responsables, personne n’est responsable.
SURDETAILLE
C’est le monstre qui surdétaille tellement une tâche à réaliser qu’il créé de la rigidité et laisse peu de place à l’initiative (et à la motivation) de son responsable (ex : « C. va chercher à pied 5 croissants au beurre de 117g chacun + une baguette de pain tradition cuite mais pas trop, à 8h17 »)
Des outils pour faire face aux 7 monstres de l'inefficacité
L'outil des 3 R
Une première clé d’efficacité consiste à identifier les tâches à réaliser, et à calibrer ces dernières de manière à ce qu’elles soient facilement attribuables à un responsable.
Pour cela, il est possible d’utiliser l’outil des 3R :
- Résultat : une tâche dispose de la bonne maille lorsque le livrable qu’elle fournit est clairement identifiable.
- Responsable : un seul responsable de son exécution, identifié dans la structure, mais qui n’est pas obligatoirement l’exécutant de la tâche lui-même.
- Ressources : il est possible d’estimer les ressources à mettre en œuvre pour réaliser la tâche. Si cela n’est pas possible, c’est probablement que la tâche est d’un trop gros calibre.
Le RACI
| R | Responsable | C’est le garant de la bonne réalisation du lot de travaux, il peut également être acteur. |
| A | Acteur | Il réalise le lot de travaux. |
| C | Consulté | Pour un expert que l’on consulte pour obtenir une information ou une validation technique, il n’a pas de tâche particulière à réaliser |
| I | Informé | Pour une personne à qui on diffuse un document ou que l’on informe d’un lot de travaux réalisé ou à venir |
Le RACI permet de définir qui est en charge de la réalisation de chacune des tâches, selon 4 types de contribution : responsable, acteur, consulté, informé, valideur.
Il permet également de définir, par symétrie, quels sont les tâches attribuées à un contributeur donné, et le type de contribution attendue. Cela permet de veiller à l’équilibre de la répartition des travaux entre les contributeurs, et d’identifier ceux qui se voient confier trop de tâches.
Lire aussi notre article sur comment mettre en place un RACI
