Pourquoi votre meilleur expert dans l’équipe est votre plus grand problème : la théorie du « bus factor »

Qu’est-ce que le « bus factor » ?

Cette expression représente le degré de concentration de l’information ou expertise critique détenue par une seule personne.

Concrètement, le « bus factor » est le nombre d’équipiers de votre projet qui devraient être mis hors de capacité de travail (en étant par exemple et bien malencontreusement renversés par un bus) pour que votre projet soit en danger réel.

Bien sûr, la rencontre non souhaitée avec le bus n’est qu’une des options de départ d’un équipier : il peut arriver que cette personne prenne un nouveau poste dans l’entreprise, soit mobilisée sur un nouveau projet plus prioritaire, change de style de vie (vous pouvez allonger à la liste à votre guise en fonction des situations que vous avez déjà vécues !)…

Comment pouvez-vous mesurer votre « bus factor » ?

C’est assez simple. Essayez de penser à chaque membre de votre équipe projet, et posez-vous la question suivante : « le projet pourrait-il continuer dans de bonnes conditions si cette personne venait à quitter l’équipe ? ».  Si vous pensez que la réponse est non, ne cherchez pas plus loin, vous avez trouvé votre « bus factor » !

Pas besoin de faire des calculs savants pour comprendre que plus votre « bus factor » est élevé (jusqu’à atteindre potentiellement la taille de votre équipe), mieux c’est, car cela signifie que l’information et l’expertise sont bien distribués.

Le « bus factor » peut donc être considéré comme un indicateur de polyvalence de votre équipe. Un expert vient de se lancer dans une activité de poterie traditionnelle ? Pas de problème, un autre équipier peut prendre le relais sans aucune déperdition !

Comment augmenter votre « bus factor » ?

Il existe plusieurs approches permettant de développer la polyvalence de l’équipe :

• Sélectionnez des profils « full-stack » : on pourrait traduire l’expression par « touche-à-tout » (en anglais, « stack » signifie empilement). Les équipiers « full-stack » peuvent prendre en charge seuls l’empilement complet des composantes de la chaîne de valeur du produit/projet (ex : développement, marketing, commercialisation). Ils ont donc des aptitudes à la polyvalence très prononcées.
• Utilisez les réunions d’avancement pour partager des informations cruciales ;
• Libérez du temps à vos porteurs de « bus factor » pour qu’ils présentent régulièrement leurs travaux aux autres ;
• Pour certains lots très critiques de votre projet, organisez des binômes (pas forcément de la même expertise afin qu’ils ne se cannibalisent pas, mais qu’ils s’enrichissent au contact de l’autre). Eventuellement, invitez le membre du binôme non-expert de travailler seul sur le livrable la semaine suivante, afin de l’amener à s’autonomiser progressivement et à ne plus dépendre de l’expert ;
• Regardez régulièrement les horaires des bus qui passent devant votre bureau :-) (la gestion des risques reste une clé de réussite des projets !).

Et si le plus gros « bus factor », c’était vous ?

Le projet pourrait-il survivre à votre départ ?

Le leadership et les processus de monitoring du projet sont-ils suffisamment partagés pour que les équipiers puissent s’autogérer en votre absence ?

Finalement, le plus gros challenge du chef de projet n’est-il pas que l’équipe puisse se dispenser de lui, parce qu’elle aura atteint son âge de raison ?

Qu’en pensez-vous ?

Quelles sont vos idées pour faire face au « bus factor » de vos projets ?