De nombreux outils digitaux peuvent aider un chef de projet dans le pilotage de son projet et l’animation du travail collaboratif de l’équipe. Toutefois dans la jungle des outils collaboratifs, comment s’y retrouver ? Découvrez comment choisir les bons outils et quelques exemples concrets d’usage qui peuvent être faits dans le cadre d’un projet.
Le risque principal lié à l’utilisation du digital : l'infobésité. Le professeur Pierre-Marie Lledo, directeur du département neurosciences à l’Institut Pasteur, a démontré que l’excès d’information immédiate (les mails en sont une bonne illustration) enferme les individus dans le "présent du présent". Et ce phénomène ne permet plus de prendre du recul pour se projeter dans le futur, de créer le désir du résultat et in fine de créer l’engagement des équipes.
Afin de vous guider dans vos pratiques digitales en management de projet, voici 3 principes qui doivent guider tous vos choix d’outils.
3 principes pour choisir vos outils digitaux dans un projet
Principe n°1 : Les outils doivent diminuer le risque d’infobésité, pas l’augmenter !
Un outil doit permettre de diminuer la quantité d’information créée et échangée et de se focaliser sur l’information essentielle. La bonne information à la bonne personne au bon moment.
Principe n°2 : Posez-vous toujours la question de l’usage avant celle de l’outil !
Par exemple, nous avons besoin d’un espace d’élaboration d’un document en commun pour construire le cahier des charges du projet, pas de tel ou tel outil. Il existe plusieurs types d'outils : les outils de gestion de projet, marketing, de développement, créatifs, etc.
Principe n°3 : Ne multipliez pas les outils !
Limitez-vous à un maximum de 4 à 5 outils bien maîtrisés par l’équipe. N’oubliez pas de laisser un temps de prise en main et d’apprentissage à l’équipe.
Nous pouvons d’ores et déjà décliner ces 3 principes en 3 pratiques opérationnelles que vous pouvez instaurer au sein de votre équipe en utilisant les plateformes et suites digitales courantes existant dans la plupart des organisations.
3 pratiques d'utilisation des outils digitaux
- Règle n° 1 : Supprimer les emails dans un projet. Toutes les informations sont échangées à travers la plateforme digitale et mises en commun en temps réel.
- Règle n°2 : Supprimer les documents sur disque dur, tous les documents du projet sont partagés par tous sur la plateforme.
- Règle n°3 : Réaliser toutes les réunions en phygital. Par phygital, on entend une équipe physique (faite d’individus) qui a une existence digitale, c’est-à-dire qui collabore à travers une plate-forme digitale. Pratiquement, vous demandez à chaque participant à la réunion, qu’il soit présent ou pas physiquement, qu’il soit connecté sur la plateforme collaborative de l’équipe. L’avantage essentiel de cette pratique, qui complète les deux autres, est que toute l’information utile au projet est partagée en direct et mise à jour directement dans la plateforme. Un effet de bord positif est qu’une personne à distance peut participer à la réunion de manière aussi active que les personnes présentes.
Dernier conseil : utiliser en priorité les outils mis à votre disposition par votre organisation. À cette fin, faites une veille pour identifier les outils de votre organisation, testez-les, et sélectionnez les plus opportuns. Vous serez sans doute surpris de la diversité des outils déjà mis à votre disposition qui sont peu ou pas utilisés.
Quels outils digitaux choisir par phase du projet ?
Des outils collaboratifs digitaux naissent chaque jour. Cependant, il n’est pas dans notre intention d’en réaliser une cartographie exhaustive. Ainsi, tous les outils cités ici le sont uniquement à titre d’illustration.
Figure : utiliser les outils adaptés à la phase du projet
Chaque phase du projet a ses propres besoins de collaboration et donc ses propres usages. La figure ci-dessus vous propose donc un découpage de l’utilisation des outils digitaux par phase du projet.
Les outils digitaux à utiliser en phase d'initialisation du projet
C’est la phase de construction de la charte du projet et d’élaboration des pistes de solutions pour répondre aux besoins. Dans cette phase, nous avons besoin de réaliser de la veille, du brainstorming, trouver des solutions innovantes. Nous vous proposons donc d’utiliser des outils de brainstorming collectif tels que le tableau blanc partagé, le nuage de mot ou la carte mentale, dit aussi mindmap. De nombreux outils gratuits ou intégrés dans des suites digitales intègrent ces fonctionnalités.
Les outils digitaux à utiliser en phase de définition du projet
Cette phase est celle de la constitution d’une équipe projet. Les usages principaux des outils digitaux dans cette phase sont :
- La constitution d’un espace partagé au sein de l’équipe,
- La possibilité de partager des documents avec toute l’équipe,
- La possibilité de réaliser des documents en commun (plan de management du projet, spécifications, présentations, compte-rendu de réunion,…).
Ainsi, nous vous proposons dans cette phase d’utiliser un outil de gestion d’équipe phygitale (de type Teams ou Slack) et de mettre en place les règles citées citées ci-dessus.
De même, au cours de cette phase, la planification du projet est effectuée. Aujourd’hui, le digital révolutionne la façon de gérer et surtout de partager un planning. Effectivement, une tâche est directement créée dans l’outil avec sa description et les liens vers tous les documents utiles et elle est affectée à la personne en charge de sa réalisation qui est avertie de cette affectation. Le responsable de la tâche met à jour l’avancement directement en ligne dans l’outil. Par la suite, les états d’avancement synthétiques sont automatiquement élaborés en fonction du destinataire ! En outre, la plupart des outils de planification intègrent de nos jours ces possibilités de gestion partagée en ligne.
Les outils digitaux en phase d'exécution du projet
Cette phase est une phase de coordination et de communication auprès des parties prenantes. Nous vous proposons d'utiliser les possibilités des plateformes digitales pour animer de manière efficace vos réunions, tracer les actions et décisions prises et les partager en temps réel.
Lors de cette phase, des décisions doivent être prise au sein de l’équipe projet ou du comité de pilotage. Pourquoi ne pas faciliter la décision en votant ? Définissez dans un premier temps la règle de vote à l’unanimité, à la majorité simple ou des 2/3 .
Ainsi, utilisez une fonctionnalité de vote ou de sondage digital. Notons que les avantages de cette solution sont l’anonymat et la possibilité pour chacun de s’exprimer.
De cette façon, une communication simple et directe peut être engagée à la fois à travers les canaux vocaux ou alors à travers le chat avec son formalisme allégé par rapport à l’email.
Les outils digitaux en phase de finalisation
La phase de finalisation, c’est le moment des retours d’expérience. Vous pouvez là encore utiliser un outil de sondage en ligne dans lequel vous proposez de répondre aux 3 questions suivantes :
- En quoi ce que nous avons fait a été créateur de valeur pour notre client ?
- De quoi sommes-nous fiers dans ce que nous avons accompli dans le projet ?
- Qu’est-ce nous ferons différemment dans un prochain projet ?
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