D’après les études de la Wharton School of Business, le management visuel raccourcit les réunions de 24%, et accélère la prise de décision de 64%. Le fait est qu'on ne résout bien que les problèmes que l’on voit !
Après avoir été adoptées par le Lean Management qui ont révolutionné l’industrie (l’Obeya a été utilisée la première fois dans le développement de la Toyota Prius), les pratiques du management visuel se sont répandues dans les projets.
Comme l'indique Ishio Suzuki : "Piloter un projet sur un écran d’ordinateur ne marche pas si une seule personne seulement utilise cette information. Les outils de management visuel doivent permettre le partage et la communication"
L'Obeya : un lieu d'information, de collaboration et d'action
L’Obeya (qui signifie « grande salle » en japonais) est une salle dédiée au projet durant toute sa durée de réalisation, qui regroupe toutes les informations relatives à ce dernier, et permet aux parties prenantes d’en assurer un suivi visuel global.
Chaque mur présente une dimension différente : objectifs du client /livrables attendus/ indicateurs qualité et budget / planning de court et de long terme avec problèmes, tâches et décisions à prendre. A l’aide de de documents papier et de post-its, les équipiers mettent à jour les indicateurs, identifient les blocages et cherchent à les résoudre. La communication visuelle facilite le repérage rapide et la résolution des problèmes.
L'Obeya : un lieu qui incarne le projet
Le fait de disposer d’une salle dédiée contribue à cimenter l’esprit d’équipe au sein du projet. L'Obeya permet en effet la co-localisation (temporaire ou permanente) d'équipiers qui sont d'habitude géographiquement dispersés. Dans la mesure où ils en seront les principaux bénéficiaires, il est conseillé d’associer ces équipiers à la configuration de la salle: choix de l'aménagement, choix des indicateurs clés du projet à mettre en scène visuellement, règles de fonctionnement...
L'Obeya permet également aux parties prenantes extérieures au projet de prendre conscience de son existence au sein de l'entreprise (voire de son caractère prioritaire au sein du portefeuille global, car il est assez rare d'attribuer totalement une salle à un projet) et de son avancement.
Et vous, à quoi ressemblent vos Obeyas ?
Retrouvez cet outil et d’autres dans la nouvelle édition de la boîte à outils du chef de projet.
