Que l’on soit en mono ou multi-projets, il est important de planifier ce qui peut l’être pour éviter de se retrouver dans la situation où l'on ne traite que les urgences.
Le planning des livrables multi-projets est un outil (parmi d’autres) pour cela :
Vous trouverez ci-après quelques clés de construction.
Triez les projets par ordre de priorité décroissante
Cela vous permet de focaliser votre attention en priorité sur les projets les plus importants/urgents.
Et si vous vous rendez compte que c’est vraiment trop chargé sur une semaine, cela facilitera les arbitrages !
Identifiez vos livrables
Vous pouvez vous aider pour cela d’un outil comme l’organigramme des tâches, qui permet une bonne visualisation de l’ensemble des livrables à fournir dans le cadre du projet.
Idéalement, découpez vos livrables pour qu’ils puissent être produits dans le cadre d’une semaine. Astuce complémentaire : si un livrable L1 est découpé en plusieurs livrables intermédiaires, notez dans les blocs semaine l’état d’avancement du livrable principal : L1i par exemple :
Le fait de « livrer » un élément chaque semaine sur un projet entretient votre Sentiment d’Efficacité Personnelle (qui sera le thème d’un prochain billet).
Positionnez vos livrables dans le temps
En vous appuyant sur :
- les plannings de chaque projet (s’ils existent), ou sur le degré d’urgence associé à chacun d’entre eux.
- votre disponibilité projet (les cailloux dans le bocal).
Utilisez des couleurs différentes pour chaque projet : elles aident notre cerveau à structurer l’information.
De la même manière que sur un diagramme de Gantt, vous pouvez chaîner certains livrables entre eux.
Validez votre capacité à livrer
Cette représentation graphique est un excellent moyen de prendre conscience de la quantité de travail à fournir par semaine… et éventuellement de vous alerter sur le niveau d’énergie que cela va supposer pour vous (je me suis par exemple autorisé à ajouter un pictogramme d’alerte en semaine 3).
Suivre votre production hebdomadaire
Ce suivi peut prendre la forme d'un "Visual Planning", qui peut là encore s'appuyer sur les codes couleurs que vous associez aux projets.
L'enjeu est alors de faire passer vos livrables de la colonne "à faire" à la colonne "fait", ce qui contribue à augmenter votre Sentiment d'Efficacité Personnelle.
Cet outil de suivi peut se faire en mode "pen and paper" (cf. exemple ci-dessous!) ou bien avec des outils collaboratifs en ligne (ex: Trello ou autres )
Et vous, avez-vous d'autres astuces pour organiser la production de vos livrables dans le temps ?
