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Qui dit multiprojets dit un grand besoin d’efficacité. Voici donc 6 conseils pratiques qui vous permettent de « garder la tête hors de l’eau » si vous avez à gérer ou êtes impliqué.e dans de multiples projets.
Avoir les bons réflexes dans la gestion multiprojets est d’autant plus important si vous devez assurer vos activités opérationnelles en plus de vos projets. Il y a 3 questions essentielles à se poser :
- Comment faire entrer toutes vos activités dans la semaine ?
- Comment gérer la multitude de sollicitations et le fractionnement des activités ?
- Comment entretenir mon sentiment d’efficacité personnelle et éviter d’avoir le sentiment d’être débordé et que rien n’avance ?
1. Limiter le nombre de ses projets
Une semaine de travail ne dure que 5 jours, soit 10 demi-journées. Listez tous vos projets en cours et posez-vous la question suivante : quelle charge de travail dois-je raisonnablement consacrer à chacun de ces projets ? Faites la somme ! Si cette charge excède 10 demi-journées, vous avez un problème !
Si vous rajoutez à cela le temps à consacrer à vos activités courantes et aux aléas des projets, votre problème n’en est que plus grand. Il est donc temps de faire le tri dans vos projets et d’en limiter le nombre. Il est courant de dire qu’une implication sérieuse à valeur ajoutée dans un projet nécessite au moins une demi-journée de travail. Faites le compte, votre implication devra être limitée à 10 projets au maximum !
Lire : Comment faire rentrer tous vos projets dans votre semaine ?
2. Comment prioriser ses projets ?
Après ce premier point, vous avez besoin de limiter le nombre de projets et d’activités dans lesquels vous êtes impliqués ? il s’agit donc maintenant de faire le tri. Pour cela nous vous proposons d’analyser vos projets selon 2 critères : l’urgence et l’importance.
L’importance doit être analysée en regard de l’impact du projetsur l’atteinte de vos objectifs professionnels et personnels et de l’impact sur l’organisation. Le critère d’urgence fait référence au délai dans lequel le projet doit être mis en œuvre. En combinant ces 2 critères, vous saurez si vous devez absolument réaliser le projet par vous-même ou si vous devez songer à le faire réaliser par quelqu’un d’autre.
Lire : Comment prioriser ses projets ?
3. Faites accepter vos choix avec assertivité
Vous avez maintenant fait le tri parmi les projets à réaliser. Il s’agit de déléguer les projets que vous souhaitez arrêter et refuser les nouvelles sollicitations de projets qui ne sont pas prioritaires pour vous. 2 stratégies s’offrent à vous :
- Négocier avec votre interlocuteur pour rendre le projet acceptable pour vous. Vous pouvez négocier : les délais, la charge de travail, le périmètre de la tâche ou les moyens mis à votre disposition.
- Dire non avec diplomatie, c’est-à-dire expliquer factuellement, à l’aide de la réflexion menée grâce aux 2 conseils précédents, pourquoi vous ne serez pas en mesure de réaliser le projet, malgré son intérêt.
Lire : Comment s’autoriser à refuser un projet ?
4. Concentrez-vous sur vos tâches et projets essentiels
Le risque majeur qui vous guette en gestion multiprojets est le fractionnement des activités.
Le fractionnement extrême de vos activités et les interruptions, outre la perte d’efficacité, vont générer une fatigue mentale et un stress important. Il a été démontré qu’il vaut mieux mettre en série des tâches en s’y consacrant pleinement que d’essayer de les réaliser en parallèle en "switchant" en permanence d’une activité à l’autre. La concentration et la focalisation sur les tâches de fond est la clé de l’efficacité.
Lire : À combien de projets peut-on contribuer en parallèle ?
Pour assurer la concentration, quoi de mieux que de réserver dans son agenda des créneaux dédiés d’1 à 2 heures consacrées à vos projets (en incluant les réunions du projet). Attention toutefois de laisser dans votre agenda des plages de temps pour la gestion des imprévus, des aléas, des interactions informelles.
Lire : Se focaliser sur les tâches de fond
5. Gagnez du temps en professionnalisant vos réunions de projet
L’essentiel de l’activité d’un chef de projet consiste à coordonner les acteurs du projet pour remplir l’objectif du projet. Cela se traduit par de multiples réunions pour chacun des projets gérés. Des réunions de projet bien gérées vont vous permettre de gagner beaucoup de temps et d’efficacité. Pour cela :
- Programmez vos réunions d’avancement une fois pour toutes, le même jour, à la même heure et pourquoi pas dans la même salle (virtuelle éventuellement). Vous gagnerez ainsi un temps précieux d’organisation.
- Utilisez toujours le même ordre du jour : ce qui a été réalisé la semaine passée, les problèmes ou risques apparus, les actions à mettre en œuvre.
- Tenez le timing de vos réunions (pas plus d’une heure). Ne cherchez surtout pas à résoudre les problèmes complexes en séance mais missionnez les membres compétents de l’équipe pour les résoudre et tracez l’action dans le compte-rendu.
- Utilisez un tableau de relevé d’actions et de décisions mis à jour chaque semaine en guise de compte-rendu. Ce document mis à jour en séance ne nécessite pas de temps de rédaction d’un compte-rendu après la réunion.
Lire : Comment conduire des réunions de projets efficaces
6. Soignez votre sentiment d’efficacité personnelle
Le stress lié à la charge mentale de tous vos projets peut développer votre sentiment que malgré votre implication de tous les instants, rien n’avance. Il est donc important de semer des cailloux qui feront prendre conscience que bien que le chemin soit difficile, vous avancez !
Si vous avez mis en œuvre les conseils précédents, vous aurez identifié des objectifs réalistes de pilotage multiprojets et les transformer en actions concrètes jusqu’à la mise en œuvre dans votre agenda.
Chaque fin de semaine, faites le bilan de ce qui a été réalisé dans la semaine sur chacun des projets. Vous constaterez que ceux-ci avancent et serez sans doute surpris de tout ce qui a été réalisé.
Lire : Comment entretenir son sentiment d’efficacité personnelle ?
