Besoin d’outil …
L’analyse de situation est une problématique universelle. Dans le cadre des projets, elle se rencontre à tous les stades d’avancement : durant la phase de qualification, avec un diagnostic de l’existant qui doit permettre de fonder, motiver et cadrer le projet, durant la phase de réalisation pour en assurer le pilotage et garantir l’atteinte des objectifs et durant la phase de run pour réaliser les ajustements opérationnels nécessaires.
Il y a près de 2000 ans, un rhéteur romain, Quintilien, a inventé un outil d’aide à l’instruction criminelle, le QQOQCP, consistant en une série de questions clés : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi. Cet outil est encore aujourd’hui très largement diffusé en l’état.
Les lecteurs avisés de ce blog auront noté qu’une question importante peut être utilement ajoutée à cette liste … c’est « Combien ».
L’outil devient QQOQCCP. Les six premières questions permettent de décrire une situation d’un point de vue qualitatif et quantitative (constat) et la septième a pour but d’identifier ce qui a amené à la situation en objet. Pour ceux qui aiment les astuces mnémotechniques, une autre version plus facile à mémoriser est CQQCOQP.
Cet outil générique est un véritable « passe » universel, à partir duquel tous les autres outils sont construits, par croisement des questions entre elles.
… Et de méthode !
L’application de l’outil précédent suppose que la situation analysée est « problématique » et il est d’usage de parler de dysfonctionnement pour caractériser cette situation. Or un dysfonctionnement ne pose en fait aucun problème en soi. Ce qui peut poser problème, ce sont les conséquences de ce dysfonctionnement.
Donc, la première question critique à (se) poser dans l’analyse d’une situation ne devrait pas être orientée vers la recherche de causes - et donc de « coupables », ce qui n’est pas très mobilisateur - mais vers l’identification de conséquences, avérées ou potentielles, ce qui revient à aborder la question des enjeux.
Au passage, nous pouvons noter que l’on n’a encore jamais trouvé mieux qu’une identification claire des enjeux pour donner du sens à un projet et mobiliser les acteurs. Voilà une graine pour un prochain billet sur la conduite du changement … qui a vocation à être engagée dès la phase d’avant-projet.
Dans une situation donnée, que peut-on gagner ou perdre, à engager ou ne pas engager telle ou telle action ? Voilà des questions importantes.
- L’énergie que l’on investit pour résoudre un problème devrait toujours être mise en rapport aux enjeux de la situation.
- Le projet le plus rapide et le moins cher existe … c’est celui que l’on n’engage pas.
- Si l’on décide d’engager un projet, comme dit le proverbe, « le jeu doit valoir la chandelle ».
- Tout est affaire de choix et choisir … c’est renoncer. Encore faut-il identifier les tenants et les aboutissants, ce qui est tout l’objet d’une analyse de situation.
Nous pouvons donc adapter notre outil en dissociant six questions destinées à établir un constat de réalité à un moment donné et deux questions destinées à établir les conséquences et les causes de ce constat. L’outil d’analyse peut ainsi être synthétisé en 3 questions fondamentales et interdépendantes :
Constat - Conséquences - Causes
… que les consultants, grands amateurs d’acronymes ésotériques, pourront traduire par 3C J
Le pilotage d’un projet est basé sur l’analyse et le traitement de situations dont les conséquences potentielles sur le projet sont considérées à un moment donné comme inacceptables, que ce soit sur les résultats, les coûts ou les délais.
Un chef de projet est un expert … en conséquences.
Pour aller plus loin :
E-Formation : Les outils de la gestion de projet
Formation Gestion de projet : Les fondamentaux
Formation : Manager et animer une équipe projet
