Dans la gestion d’un projet la question des délais est centrale. Il faut dire que la majorité des projets échoue à respecter leurs objectifs, en particulier en termes de tenue des délais. C’est ce que l’on découvre dans la plupart des études internationales. Alors pourquoi est-il si difficile de tenir les délais dans un projet ? Je vous propose de vous donner quelques éléments pour bien comprendre le sujet et partager 10 conseils très concrets et éprouvés.
- 1. Comprendre les objectifs et le contexte du projet
- 2. Fixer des jalons intermédiaires
- 3. Décomposer le projet en phases et livrables
- 4. Évaluer les ressources et les délais de manière réaliste
- 5. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent ce qui est attendu
- 6. Gérer les risques dès la planification
- 7. Impliquer régulièrement les parties prenantes
- 8. Prévoir des points réguliers avec l’équipe projet
- 9. Organiser des REX et célébrer les petites victoires
- 10. Adoptez une approche agile
- La planification, un équilibre entre approche structurée et adaptabilité
Quand un projet échoue, on trouve invariablement dans le tiercé de tête des causes citées : une définition incomplète des besoins et des changements d’objectifs en cours de projet, une implication insuffisante des parties prenantes, et une mauvaise estimation des ressources.
Est-ce à dire qu’il est inutile de planifier un projet puisque dans la majorité des cas nous ne sommes pas capables de tenir les délais annoncés ?
Le chef ou la cheffe de projet n’a pas une boule de cristal et ne peut pas prévoir l’avenir avec certitude. Cette vérité mérite d’être rappelée. Quel que soit le délai annoncé pour la réalisation il ne s’agit que d’une estimation basée sur de l’expérience et des hypothèses. Il est normal que la réalité soit quelque peu différente de l’estimation.
Alors la véritable question à se poser, c’est comment faire pour aligner au mieux les attentes de vos commanditaires et la réalité du projet ?
Voici 10 conseils à expérimenter pour vos prochains projets.
1. Comprendre les objectifs et le contexte du projet
La première cause de non tenue des délais d’un projet est une mauvaise définition des besoins. Il est normal qu’un besoin mal défini entraîne des réponses inappropriées. Ces dernières vont générer des évolutions de périmètre du projet et donc des dérives de délai.
Avant de commencer à planifier, prenez le temps d’analyser le "pourquoi" derrière le projet. Quels sont les objectifs ? Quelles sont les contraintes ? Quels sont les enjeux ? Impliquer les parties prenantes dès le début est crucial pour avoir une vision claire des attentes. Prenez le temps de définir avec elles leurs besoins.
Conseil pratique
Utilisez une approche basée sur l’analyse fonctionnelle pour construire votre cahier des charges. Celle-ci permet de s’assurer que le besoin est bien exprimé sous forme de besoin et pas d’une solution. Le chef ou la cheffe de projet aura alors de la latitude pour choisir la solution qui répond le mieux au besoin dans le délai fixé.
2. Fixer des jalons intermédiaires
Les jalons sont des points d’étape critiques qui permettent d’évaluer l’avancement et d’ajuster le cap si nécessaire. Ils fournissent une visibilité sur les progrès réalisés et permettent de détecter les écarts de planning dès leur apparition. Sans ces repères, il devient difficile de savoir si le projet est sur la bonne voie. En découpant le projet en segments mesurables, vous facilitez la gestion et créez des opportunités de communication régulière avec l’équipe et les parties prenantes.
Conseil pratique
Définissez au moins un jalon par mois, avec des livrables clairs à atteindre.
3. Décomposer le projet en phases et livrables
Un projet est plus facile à gérer lorsqu'il est divisé en tâches et livrables clairement définis. Cette décomposition réduit l'incertitude, permet une meilleure répartition des responsabilités et facilite le suivi de l’avancement.
La méthode de l’organigramme des tâches est un outil utile pour structurer cette décomposition, en partant des livrables finaux pour identifier toutes les tâches à réaliser dans le projet. Enfin, identifiez les interdépendances entre les tâches pour optimiser le planning et mieux coordonner les ressources et les efforts.
Conseil pratique
Utilisez un diagramme de Gantt pour visualiser les interdépendances entre les tâches et vous assurer que le plan est cohérent et réalisable.
Lire aussi : Quelles différences entre Pert ou Gantt ?
4. Évaluer les ressources et les délais de manière réaliste
L’un des pièges les plus fréquents est de sous-estimer les délais ou de surévaluer les capacités des équipes. Des estimations irréalistes conduisent souvent à des retards et à des frustrations.
Pour éviter cela, basez-vous sur des données historiques, prenez en compte les contraintes spécifiques et intégrez une marge pour les aléas et les imprévus. Une bonne estimation repose sur une collaboration étroite avec les équipes, qui connaissent le terrain et peuvent affiner vos hypothèses.
Conseil pratique
Demandez à chaque membre de l’équipe de fournir trois scénarios d’estimation de durées pour les tâches qui leur incombent : un scénario optimiste, un scénario réaliste et un scénario pessimiste. Choisissez une approche prudente qui intègre ces 3 scénarios et ne basez surtout pas vos estimations sur le scénario optimiste.
5. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent ce qui est attendu
Un projet ne peut avancer harmonieusement que si chaque membre de l’équipe connaît son rôle, ses responsabilités et les attentes liées à sa contribution. Une communication claire dès le départ réduit les malentendus, facilite la prise d’initiative et responsabilise les collaborateurs. Prendre le temps de discuter avec chacun permet également de détecter d’éventuels blocages ou besoins spécifiques avant qu’ils ne deviennent problématiques.
Conseil pratique
Prenez au moins 30 minutes en entretien individuel avec chaque membre de l’équipe avant la réunion de lancement pour clarifier les attentes et recueillir leurs idées.
6. Gérer les risques dès la planification
Tout projet comporte des risques, qu’ils soient liés aux ressources, aux délais ou à des facteurs externes. Les ignorer, c’est s’exposer à des surprises qui peuvent bouleverser l’échéancier. Une gestion proactive consiste à identifier ces risques dès la planification, à en évaluer l’impact potentiel et à définir des plans d’action pour les atténuer. Cette approche vous donne une longueur d’avance et renforce la résilience de votre projet.
Conseil pratique
Créez un registre des risques listant les menaces potentielles, leur probabilité, leur impact et les plans d’action associés.
7. Impliquer régulièrement les parties prenantes
Les parties prenantes jouent un rôle clé dans le succès d’un projet, car elles définissent les attentes et valident les résultats. Cependant, si elles sont insuffisamment impliquées, les changements de direction de dernière minute peuvent entraîner des retards. Maintenir une communication régulière avec elles permet de s’assurer qu’elles restent alignées sur les progrès du projet et les décisions prises, tout en anticipant leurs besoins ou objections.
Conseil pratique
Invitez une partie prenante clé à vos réunions d’avancement au moins une fois par mois pour valider les décisions et éviter les incompréhensions.
8. Prévoir des points réguliers avec l’équipe projet
Les réunions régulières sont essentielles pour maintenir le projet sur la bonne voie. Elles permettent de faire le point sur l’avancement, d’identifier les blocages, et de discuter des priorités à court terme. Ces échanges favorisent également la collaboration et la résolution proactive des conflits, tout en renforçant la cohésion d’équipe. Une réunion efficace est concise et orientée vers les solutions.
Conseil pratique
Organisez des réunions hebdomadaires d’une heure maximum pour suivre l’avancement, gérer les conflits et ajuster les priorités.
9. Organiser des REX et célébrer les petites victoires
Les projets sont souvent longs et exigeants, et il est crucial de maintenir la motivation des équipes. Prendre le temps de faire des retours d’expérience (REX) permet d’identifier les réussites et d’apprendre des erreurs. Célébrer les petites victoires, même modestes, renforce la cohésion et donne à chacun un sentiment d’accomplissement. Cela installe également une dynamique positive tout au long du projet.
Conseil pratique
Organisez un petit déjeuner ou une célébration informelle chaque mois pour fêter une étape clé ou une réussite collective.
10. Adoptez une approche agile
Plutôt que de poser la question sous la forme "Comment tenir les délais d’un projet ", il vaudrait sans doute mieux la poser sous la forme "Comment faire en sorte que le projet délivre l’essentiel de la valeur recherchée dans un délai donné ?". C’est l’approche sous-jacente des démarches agiles.
Plutôt que fixer un objectif de délai pour réaliser un besoin défini à l’avance l’équipe va se demander ce qu’elle peut réaliser dans un temps donné parmi l’ensemble des besoins identifiés. Elle sélectionne à cette occasion les besoins qui créent le plus de valeur pour le commanditaire du projet. Ce mode de gestion flexible permet de mieux gérer les changements, tout en respectant des délais réalistes pour des objectifs évolutifs.
Conseil pratique
Entraînez-vous à l’approche agile sur un projet de petite envergure pour tester et affiner cette méthodologie.
La planification, un équilibre entre approche structurée et adaptabilité
La planification exige un subtil équilibre entre rigueur et flexibilité. Si elle ne peut pas garantir une exécution parfaite ni éviter tous les imprévus, elle offre néanmoins une boussole pour guider l'équipe et permettre des ajustements en temps réel.
En tant que chef de projet, votre rôle est de poser des bases solides : clarifier les objectifs, anticiper les risques et aligner les efforts de votre équipe. Mais c'est aussi de rester agile. Adaptez vos plans à la réalité du terrain en gardant en tête que l'objectif ultime est de délivrer la valeur attendue par les parties prenantes.
La planification n'est pas un exercice figé. Elle est vivante et évolutive, portée par des outils, des échanges, et une collaboration constante. En maîtrisant cette discipline, vous transformerez les défis en opportunités et construirez un chemin vers le succès. Jalon après jalon !
