Gestion de projet et IA : 6 cas d’usage à tester !
La gestion de projet est une activité bien trop complexe pour être entièrement faite par une IA. Pour autant, l’intelligence artificielle s’avère être une formidable assistante du chef ou de la cheffe de projet. Ces derniers peuvent ainsi se libérer de nombreuses tâches fastidieuses. Voici 6 exemples de cas d’usage de l’IA dans la gestion de projet à toutes les étapes du projet.
La liste que je vous propose de cas d’usage de l’IA pour la gestion de projet n’est pas exhaustive. C’est une source d’inspiration ; à vous d’inventer et de tester les prompts qui vont permettre d’accroitre l’efficacité de vos projets.
Bien sûr, comme toujours avec l’IAgardez votre esprit critique par rapport aux réponses données. N’hésitez pas à les challenger pour l’intérêt du projet.
L’IA est une alliée dans les 4 grandes phases du projet telles que définies par le PMI : la phase d’opportunité, la phase de préparation, la phase d’exécution et la phase de finalisation.
Dans le tableau ci-dessous, retrouvez des idées pour lesquelles l’IA pourra vous aider. Et je vous propose d’en développer six d’entre elles.
Les apports de l’IA dans la phase d’opportunité du projet
La phase d’opportunité du projet est la phase au cours de laquelle nous devons répondre à une question principale : « Est-il opportun de lancer ce projet ? ». Cette phase se clôt par la réalisation d’une fiche de cadrage du projet et d’un business case destinés aux décideurs du projet. Ceux-ci, sur la base de ces documents, de la vision globale du portefeuille des projets et de la stratégie de l’organisation vont prendre la décision ou non de lancer le projet.
Comment l’IA peut-elle aider le chef ou la cheffe de projet dans cette phase ?
1. Rédiger la fiche de cadrage du projet
La fiche de cadrage est le document avec lequel les chefs de projet vont se mettre d’accord avec les commanditaires sur les objectifs du projet et les moyens mis en œuvre pour les atteindre. La fiche de cadrage contient à minima les rubriques suivantes : Contexte, Enjeux, Parties prenantes, Livrables, Risques, Ressources du projet, Stratégie de réalisation (agile ou prédictif ou hybride), Macro-planning du projet, Valeurs créées (économique, sociétale, environnementale).
Exemple de prompt :
Bonjour, dans le cadre du [contexte stratégique], je suis chef d'un projet de [objet du projet].Le [sponsor] souhaiterait que le projet se termine dans [délai] avec la remise du [livrable].Nous allons travailler avec [partenaires] pour [rôle du partenaire dans le projet].Les contraintes du projet sont [contraintes spécifiques du projet].Un budget de [XXX €] est alloué pour [postes principaux de dépenses].Réalise la fiche de cadrage du projet. Celle-ci devra comporter les rubriques suivantes : [Contexte, Enjeux, Parties prenantes, Livrables, Risques, Ressources du projet, Stratégie de réalisation (agile ou prédictif ou hybride), macro-planning du projet, valeurs créées (économique, sociétale, environnementale)]
Les apports de l’IA dans la phase de préparation du projet
La phase de préparation du projet est une phase importante. Il est coutume de dire que 80 % de la valeur future d’un projet est créée dans cette phase. Peu de moyens sont mobilisés dans cette phase et les coûts engagés sont donc encore faibles. À l’inverse la marge de manœuvre est élevée puisque la réalisation du projet n’a pas démarré.
C’est dans cette phase que les besoins précis du commanditaire et des futurs utilisateurs sont définis. Ces besoins vont générer des coûts futurs dans le projet qu’il faut savoir estimer. La juste prise en compte des besoins réels est aussi un facteur de satisfaction future des utilisateurs. Enfin, c’est dans cette phase que se met en place la planification et l’organisation des activités du projet. Comment l’IA peut-elle m’aider dans cette phase ?
2.Organiser le projet avec une matrice RACI
La matrice RACI est un outil qui permet de définir le rôle de chacun des membres de l’équipe projet pour l’ensemble des tâches du projet. Les tâches ont été déterminées dans une étape précédente avec l’organigramme des tâches. Il s’agit alors d’attribuer les tâches aux membres de l’équipe projet avec 4 niveaux d’implication possibles (responsable de la tâche, acteur dans la tâche, consulté et informé).
Lire aussi : RACI : comment éviter les pièges
L’IA est capable de proposer une matrice RACI. Il est conseillé de préciser qui seront les acteurs impliqués dans l’équipe projet. Sinon l’IA choisira des fonctions génériques qui peuvent ne pas correspondre aux fonctions existantes dans l’organisation. Attention la version anglaise de la matrice inverse la signification des lettres R et A par rapport à la version française. Faites préciser à l’IA le modèle utilisé.
Exemple de prompt
Je suis responsable du projet [Nom du projet]. L’objet du projet est de [éléments de contexte issus de la fiche de cadrage]. Réalise la matrice RACI du projet. Les acteurs du projet sont [liste des acteurs]
3. Créer un planning du projet
Le planning projet est la représentation temporelle de la réalisation des tâches du projet. La représentation la plus utilisée pour le planning est le diagramme de GANTT. Celui-ci consiste à représenter le planning sous forme de barres horizontales positionnées sur une échelle de temps.
Les IAG ayant des capacités graphiques limitées, il est possible de demander à réaliser le planning sous forme d’un tableau (tâches, durées, dates de début, dates de fin). Ces données peuvent ensuite être importées dans les principaux outils de planification (MS_Project, Project plan, gantt project, par exemple).
Exemple de prompt
Je suis responsable du projet [Nom du projet]. L’objet du projet est de [éléments de contexte issus de la fiche de cadrage]. Je dois réaliser le planning du projet sous forme de diagramme de GANTT. Définis un tableau incluant les tâches du projet, leurs durées, et les prédécesseurs de chacune des tâches. Ce tableau devra pouvoir être interprété par l’outil de planification [Mentionnez le nom de l’outil utilisé].
En complément de la réalisation du planning, il est possible de demander à l’IA de déterminer le chemin critique du projet c’est-à-dire la liste des tâches critiques qui ne peuvent subir aucun retard sous peine d’impacter la durée totale du projet.
Exemple de prompt
Détermine le chemin critique du projet.
Les apports de l’IA dans la phase d’exécution du projet
La phase d’exécution est la phase au cours de laquelle est réalisé le projet. C’est au cours de cette phase que le budget est dépensé et que la valeur est réellement créée pour l’organisation.
Au cours de cette phase nous allons faire appel principalement aux capacités de synthèse de l’IA. À partir d’un ensemble de données non structurées, l’IA sera capable d’extraire des synthèses et des plans d’actions. L’IA peut également vous aider à préparer un argumentaire pour une prise de décision du comité de pilotage ou du sponsor ou une négociation avec l’une des parties prenantes.
4. Préparer une décision auprès du comité de pilotage
De même l’IA peut vous aider à préparer un argumentaire pour une prise de décision auprès d’un décideur ou d’un comité de pilotage.
Exemple de prompt
[Joindre le planning du projet sous forme de tableau ou de diagramme de GANTT. Une image peut être interprétée par l’IA]
Je suis responsable du projet [Nom du projet]. L’objet du projet est de [éléments de contexte issus de la fiche de cadrage]. Je dois présenter l'avancement du projet au comité de pilotage. Les tests applicatifs de l'application ne sont pas satisfaisants et le projet accuse un retard de 2 semaines. Pour rattraper ce retard plusieurs options sont possibles [lister les options possibles]. Prépare un argumentaire permettant de favoriser la prise de décision.
5. Résoudre un problème
L’IA peut vous aider à résoudre un problème en analysant les causes possibles du problème et en vous proposant des actions correctives.
Exemple de prompt
Je suis chef de projet. Les réunions d'avancement quotidiennes du projet doivent durer 15 minutes. Or il est fréquent que ces réunions durent plus d'une heure car de nombreux problèmes sont exposés et résolus lors de ces réunions. Quelles peuvent être les raisons de cette dérive. Quelles actions peuvent être mises en place afin d'éviter ce problème ?
Les apports de l’IA dans la phase de clôture du projet
6. Formaliser le REX du projet
L'utilisation de l'IA dans la phase de clôture d'un projet peut permettre de capitaliser l’expérience du projet et ainsi d'améliorer la performance des projets futurs. Cette utilisation suppose toutefois collecter des données tout au long du projet à partir des rapports, documents, présentations e-mails, comptes-rendus de réunions... En préalable à la constitution de cette phase il est donc conseillé au chef ou à la cheffe de projet de définir un plan de stockage des données importantes du projet afin de pouvoir les analyser à la fin du projet.
N'hésitez pas à constituer un document (de type Word) dans lequel vous viendrez coller toutes ces informations. Ne vous préoccupez pas de la forme qui ne sera pas utile à l’IA. L’idéal pour le chef ou la cheffe de projet est de se constituer un journal de bord dans lequel il ou elle notera quotidiennement ou hebdomadairement tous les événements marquants de la journée ou de la semaine. Comme pour toutes les requêtes IA on prendra garde à la confidentialité des données fournies.
Exemple de prompt
[Fournir en pièces jointes du prompt les documents pertinents rassemblés sur le projet]
J’ai piloté le projet [Nom du projet] et je réalise l’analyse de retour d’expérience de celui-ci. L’objet du projet était de [éléments de contexte issus de la fiche de cadrage]. Sur la base du ou des documents fournis réalises moi une synthèse des éléments principaux du projet. Tu mettras en particulier en évidence les points forts du projet qui ont contribué au succès de sa réalisation, les difficultés principales rencontrées dans le projet et la façon dont elles ont été résolues, les recommandations et enseignements principaux du projet pour la réalisation des projets futurs.
Grâce au temps gagné sur ces différentes tâches, le chef de ou la cheffe de projet pourra se concentrer sur :
- La stratégie du projet et sa capacité à créer de la valeur pour l’organisation,
- Le management, l’animation et la motivation de l’équipe,
- La coordination et la communication avec les partie-prenantes du projet.
En plus des cas d’usages précités, certains outils d’IA permettent d’enregistrer les conversations réalisées lors de réunions à distance à l’aide d’un outil de vidéo-conférence (Teams et Copilot, par exemple). Toutes les conversations sont transcrites et un compte-rendu synthétique avec le relevé des actions et des décisions est alors proposé par l’outil. Cela permet de réduire sensiblement le temps de rédaction du compte-rendu.
