La matrice RACI est un outil de management de projet puissant, populaire, mais parfois mal utilisé. On vous explique comment il peut devenir un atout pour la réussite de votre projet.
RACI : définition de ces 4 lettres en management de projet
RACI est un acronyme désignant les 4 rôles qu’un membre d’une équipe projet peut avoir sur une tâche du projet :
R = Responsable, celui ou celle qui est redevable vis-à-vis du chef de projet de la réalisation de la tâche dans les délais impartis. Il ne peut y avoir qu’un seul responsable par tâche !
A = Acteur, ceux ou celles qui ont une contribution active à la tâche sous l’autorité du responsable de la tâche.
C = Consulté, il ou elle a une contribution ponctuelle à la tâche. Par exemple, un avis d’expert.
I = Informé, il ou elle ne contribue pas à la tâche mais doit être informé de l’avancement et des résultats de la tâche pour ses contributions à d’autres tâches du projet.
Qu’est-ce que la matrice RACI ?
Avec la matrice RACI, on définit le rôle de chacun des membres de l’équipe projet pour l’ensemble des tâches du projet. Toutes ces tâches ont été déterminées dans une étape précédente et essentielle du projet : l’organigramme des tâches.
Exemple du tableau de la matrice RACI
Elle se présente sous la forme suivante :
Le chef de projet peut ainsi visualiser les responsables de chacune des tâches en un seul coup d’œil. Et tous les participants savent exactement ce que l’on attend d’eux.
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Pourquoi faire un RACI ?
Pour les besoins d’un projet, une organisation sur mesure, temporaire et transversale est définie. La matrice RACI constitue ainsi l’image de cette organisation temporaire. Cette dernière coexiste avec l’organisation permanente de l’entreprise. Sans cette définition détaillée des rôles de chacun dans le projet, il est facile d’imaginer les ambiguïtés qui peuvent apparaitre et les impacts en termes de désorganisation.
Cette matrice doit être partagée avec toutes les partie-prenantes du projet. Elle constitue ainsi un moyen d’information et valide l’acceptation par les managers de l’organisation permanente de l’implication de leurs collaborateurs.
Comment faire un RACI ?
Le chef de projet ne décide pas du contenu de la matrice RACI seul dans son coin. C’est lors d’entretiens individuels pendant la préparation du projet qu’il partage et construit la matrice RACI avec chaque membre de l’équipe.
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Quels sont les pièges de la matrice RACI ?
Il y a 4 pièges principaux dans la mise en œuvre d’une matrice RACI.
Piège 1 : La réaliser quand ce n’est pas nécessaire !
La méthode RACI est un puissant outil d’organisation d’un projet complexe et transversal impliquant de nombreux acteurs. Si le projet est simple (10 à 20 tâches) avec peu d’acteurs (4 à 5), il peut être suffisant de faire un tableau allouant les tâches à ceux qui les réalisent, ou mieux, indiquer sur la tâche, dans le planning du projet, le nom de l’acteur la réalisant. Cela revient à ne définir que le responsable de chaque tâche qui saura impliquer lorsque nécessaire les autres membres de l’équipe.
Piège 2 : Ne pas la communiquer, la partager, la faire approuver par les partie-prenantes
Face aux résistances internes, il peut être tentant de se passer de l’approbation de la matrice RACI par les partie-prenantes. Grosse erreur. Vis-à-vis de l’équipe projet, la matrice RACI est avant tout un outil de management. En précisant à chaque acteur sa place dans le projet, son niveau de responsabilité et ce qui est attendu de lui, la matrice RACI est un formidable levier de motivation, à condition bien sûr que l’acteur concerné soit d’accord.
Il est impératif que cette matrice soit partagée avec chacun des managers des membres de l’équipe projet afin de garantir l’approbation de la hiérarchie. Une fois validée par les managers, la matrice RACI devient un contrat interne entre les managers et le chef de projet.
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Piège 3 :Vouloir organiser le travail à un niveau trop détaillé
C’est bien connu, le mieux est l’ennemi du bien. À vouloir trop bien faire, un chef de projet peut avoir tendance à entrer dans un niveau de détail des tâches très fin pour s’assurer que chacun a bien compris ce qu’il avait à faire. Le risque : une matrice RACI illisible avec de nombreuses redondances. L’esprit du RACI n’est pas de détailler le travail à réaliser, mais plutôt de fournir les grandes lignes de l’organisation du projet.
Pour simplifier la matrice RACI, le chef de projet a intérêt à grouper les tâches au sein de lots dont vous pourrez confier la responsabilité à des membres bien identifiés de l’équipe.
Piège 4 : Les malentendus à cause du nom des rôles
En anglais le modèle RACI devient ARCI. S’il n’y a pas vraiment de problème avec le rôle de Responsable qui correspond à Accountable en anglais, les choses se corsent avec Responsible. Responsible en anglais équivaut à Acteur en français, et non Responsable. Ce détail, qui est loin d’en être un, peut-être source de nombreux malentendus dans les équipes internationales. De même, certains professionnels ont l’habitude d’utiliser le mot Réalisateur à la place d’Acteur. Là encore cela peut-être une source de quiproquos.
Le conseil est simple : quel que soit le modèle utilisé, il faut se mettre d’accord sur la signification de l’acronyme dès le début.
