Lorsque nous animons une réunion, nous avons tendance à nous placer face au reste du groupe. Cette posture "centrale" est utile, bien sûr, mais ce n'est pas la seule - ni la plus efficace pour atteindre l'objectif de la réunion et exploiter la richesse du groupe. Passons en revue les trois postures de l'animateur de réunion.
1. La posture "centrale" : à consommer avec modération
La posture centrale est celle que nous adoptons le plus naturellement - normal, puisque nous sommes l'animateur ! Elle se traduit par un positionnement bien visible dans l'espace de la salle. En bout de table si nous n'avons rien à projeter sur l'écran, sur le bord extrême si nous commentons une présentation, ou encore debout.
Elle est utile pour structurer la réunion. Au début, pour en rappeler les enjeux et l'objectif. À chaque fois que nous lançons une consigne de travail. Lorsque nous faisons des synthèses partielles entre deux séquences. À la fin, pour acter le plan d'action.
C'est aussi bien sûr la posture adéquate pour faire un exposé. Mais attention à la durée de ces séquences didactiques. Non seulement elles n'exploitent pas la richesse du groupe, mais en plus, elles ne garantissent pas l'atteinte de l'objectif. Si elles sont trop longues, la capacité d'attention des participants ne leur permettra de toute façon pas de tout retenir. Leur passivité durant l'exposé ne les aidera pas non plus à s'approprier les actions à mettre en œuvre suite à la réunion.
2. La posture "à côté" : prendre du recul sur le processus
Elle est particulièrement pertinente pour exploiter la richesse des participants. Leur connaissance d'une situation, leur expertise technique ou métier, leur rôle dans le déploiement d'une solution. Elle nous permet alors, en tant qu'animateur, de rester focalisé sur la méthode de travail.
Sans participer aux échanges, nous pouvons inviter les participants à passer à l'action plutôt que de poursuivre un débat qui tourne en rond. À écrire plutôt que parler, à classer les différents points de vue en critères objectifs plutôt que de contre argumenter.
Concrètement, cette posture nécessite une certaine autodiscipline. Il s'agit de nous retenir d'intervenir sur le fond pour nous concentrer sur le processus de production du livrable de la réunion. La constitution de sous-groupes peut nous aider. Il est plus facile de garder une certaine distance en circulant de groupe en groupe qu'en écoutant l'intégralité d'une conversation.
La posture "à côté" est aussi très puissante pour observer le fonctionnement d'un ou plusieurs groupes. Observer la manière dont les échanges se déroulent, mesurer le niveau d'écoute mutuel, la capacité à agir ou à prendre des décisions. Ces observations feront ensuite l'objet d'un feedback aux participants - en posture "centrale". Nous pourrons alors valoriser les points forts du groupe (par exemple son engagement, sa créativité) et mettre en lumière ses axes d'amélioration.
L'avantage est le suivant : en profitant de l'opportunité de la réunion, nous ancrons des nouveaux réflexes de travail collectif, valables en réunion mais aussi sur le terrain !
3. La posture "avec" : ni plus ni moins !
Lorsque nous sommes aussi légitimes que les participants pour apporter notre contribution sur le fond, nous pouvons choisir délibérément la posture "avec". Dans ce cas, notre voix compte autant que celle des autres, ni plus, ni moins. Nous devons donc être vigilants à laisser les autres s'exprimer, même si nous avons notre point de vue à défendre. De la même manière que nous attendons de nos collègues qu'ils nous écoutent !
En posture "avec", nous laissons le groupe s'auto-réguler - jusqu'à un certain point bien sûr ! Car nous pouvons toujours intervenir, comme n'importe quel participant d'ailleurs, lorsque la discussion dérape ou que le groupe est hors sujet.
Pour bien incarner cette posture sans abuser de notre rôle d'animateur pour pousser nos propres idées, nous avons intérêt à nous déplacer physiquement. Rejoindre un sous-groupe de travail ou nous asseoir au sein du cercle des participants. Cela facilitera d'ailleurs notre changement de posture lorsque nous nous lèverons pour reprendre une place "centrale" afin d'orchestrer la synthèse et passer à la séquence suivante.
C'est une juste alternance entre ces trois postures qui nous donne notre légitimité d'animateur de réunion... et qui donne toute sa puissance au groupe.
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