Par quoi remplacer les débats stériles en réunion ?

Pascale BélorgeyExperte Efficacité professionnelle et autrice de La Boîte à outils Process Communication Model®

Qu'en pensez-vous ? Eh voilà ! c'est parti ! Le débat est lancé ! Il est d'ailleurs plus facile à démarrer qu'à arrêter... et ne débouche pas toujours une solution qui sera adoptée par tous. Le débat est utile, bien sûr. Mais pour être efficace, il demande à être canalisé. Attention ! Canalisé ne veut pas dire orienté. Il s'agit au contraire d'orchestrer les échanges pour garantir un maximum d'objectivité et obtenir la participation du plus grand nombre plutôt que de quelques uns.

1. Faire co-construire plutôt que faire réagir

Une solution, quelle qu'elle soit, change quelque chose. En mieux, pensons-nous. En tant qu'experts, nous avons mis toute notre intelligence à la construire. Cependant, cette solution peut bousculer des habitudes établies, confronter des représentations, heurter des intérêts claniques ou individuels. En bref, toute solution aboutie risque de provoquer des résistances. Résistances qui peuvent se manifester vis-à-vis de la solution elle-même (et parfois de celui ou celle qui l'a proposée) ou entre les participants (les pour face aux contre). À la fin de la réunion, rien n'est décidé ou une pseudo décision a été prise qui ne sera pas appliquée sur le terrain.

Au contraire, une solution construire ensemble a plus de chances de remporter l'adhésion de tous. Elle sera discutée mais surtout ajustée pour convenir aux besoins et contraintes de chacun. Elle sera imparfaite, mais mise en œuvre.

Mieux vaut donc poser le problème, les objectifs et enjeux, préparer les différentes options, puis orchestrer la réunion pour faire émerger la solution du groupe.

2. Faire participer tout le monde plutôt que quelques-uns

En général, les personnes qui participent activement au débat sont celles qui ont une opinion tranchée sur le sujet ou des idées bien arrêtées sur ce qu'il faut faire. Lorsqu'elles constituent la majorité du groupe, il est fréquent que le niveau d'écoute mutuelle baisse drastiquement, chacun ayant à cœur de défendre son point de vue.

Pendant ce temps, les personnes plus réservées, celles qui ont des avis plus nuancés ou celles qui n'ont simplement pas encore eu l'opportunité de réfléchir à la question demeurent silencieuses. Et c'est dommage, car nous risquons de ne pas tenir compte de toutes les situations et nous n'exploitons pas toute la richesse du groupe.

Pour pallier cet écueil, nous pouvons utiliser plusieurs techniques d'animation :

• Les sous-groupes de travail de 3 ou 4 personnes. En effet, les personnes les plus réservées sont beaucoup plus à l'aise pour prendre la parole en petit groupe que devant un public plus large. Cette disposition présente également l'avantage de casser les antagonismes si nous avons pris soin de placer dans des groupes distincts les personnes qui ont des intérêts trop divergents.
• La technique des post-it™ permet à chacun de s'exprimer librement - et silencieusement au départ ! Le principe est simple : chacun dispose d'une pile de post-it™ vierges et note une idée par post-it™. Ensuite, les post-it™ sont partagés sur un mur de papier (de façon anonyme ou non), regroupés en catégories, exploités. Les idées des personnes auparavant silencieuses sont donc autant valorisées que celle des plus loquaces. L'étape de rédaction des post-it™ donne en outre un espace de réflexion à ceux qui ont besoin de s'approprier le sujet.
• Le vote par gommette garantit une prise de décision démocratique, puisque les voix des personnes habituellement silencieuses comptent autant que celles des plus affirmées.

Pour en savoir plus sur ces techniques et vous entraîner à les utiliser, je vous recommande la formation Cegos "Réussir sa réunion" qui vous apporte méthodologie et conseils pratiques pour préparer, conduire et conclure vos réunions avec efficacité.

3. Structurer les échanges avec une succession de questions précises

Les débats les plus stériles sont ceux qui partent dans tous les sens. Une personne argumente une solution tandis qu'une autre conteste le diagnostic et qu'une troisième remet en question l'intérêt du sujet en lui-même. Les parties de ping-pong, également, sont peu productives. Chaque camp défend sa solution en mettant en avant ses avantages, et critique celle de l'autre en pointant ses inconvénients ou ses risques. Or, bien souvent, chaque solution comporte des avantages, des inconvénients et une part de risques à maîtriser.

Tout animateur souhaitant rendre plus productifs les échanges aura intérêt à préparer soigneusement sa réunion et respecter 3 clés d'efficacité :

• structurer la réunion en plusieurs séquences. Par exemple, commencer par poser le problème, puis lister les leviers d'action, en sélectionner trois et enfin définir le plan d'actions. L'intérêt de procéder par séquences successives est de valider l'accord du groupe à chaque étape avant de poursuivre.
• Diverger avant de converger. Par exemple, lister toutes les causes possibles du problème avant de sélectionner les deux ou trois plus importantes à traiter. Lister toutes les options possibles avant de sélectionner une solution. Cela permet d'exploiter toute la richesse du groupe et évite les frustrations. Chaque idée est entendue, même si elle est écartée dans un second temps par un vote démocratique.
• Poser des questions précises. Plutôt que "quelle solution préférez-vous ?", il vaut mieux amener les participants à élaborer des arguments objectifs grâce à des questions ciblées : "quels sont les avantages de la solution A ?"; "quels sont ses inconvénients, limites ou risques ?". Mêmes questions pour la solution B. De la même manière, la consigne d'un vote par gommettes sera plus efficace s'il est assorti de critères précis : "gommettes rouges : la solution la plus impactante; gommettes bleues : la plus facile à mettre en œuvre à court terme."

Le temps investi dans la préparation de la réunion est largement rentabilisé. Les réunions sont plus courtes et les décisions prises sont réellement suivies d'effet sur le terrain.

Ecrit par

Pascale Bélorgey

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