Diviser par deux le temps passé en réunion, c'est possible !

Selon une étude réalisée en 2014 par le cabinet Perfony, sur 40 ans de vie professionnelle, un cadre passerait en moyenne 16 ans de sa vie en réunion. Si l'utilité de ces dernières n'est pas contesté, les cadres interrogés admettent également y perdre beaucoup de temps. Il ne s'agit donc pas de les supprimer, mais de faire la chasse au temps stérile et d'en optimiser l'efficacité. Voici une liste de 10 bonnes pratiques pour relever le défi : diviser par deux le temps que nous passons en réunion.

1. Questionner le rôle de chacun en réunion

Inviter une personne à une réunion uniquement parce qu'elle est concernée par le sujet n'est pas une raison suffisante. En posant la question du rôle de chacun, nous ouvrons la porte à d'autres alternatives moins coûteuses en temps que la réunion. Si la contribution attendue est de produire des idées, de construire un plan d'action avec des collègues, oui, la réunion est un mode de travail efficace. S'il s'agit juste de donner un avis d'expert sur un point particulier, lui demander d'être joignable à distance est certainement suffisant. Ainsi, lui seront épargnés les dérapages de temps et les échanges en marge de son sujet d'expertise.

Bien sûr, cette bonne pratique vaut dans les deux sens. A chaque fois que nous recevons une invitation à participer à une réunion, demandons ce qui est attendu de nous. Le cas échéant, négocions notre présence :

• présence partielle sur une étape bien précise de la réunion,
• rester joignable à distance,
• aider l'animateur à préparer une séquence ou fournir des éléments en amont de la réunion.

2. Démarrer à l'heure

Mises bout à bout, les quelques 10 ou 15 minutes de retard à chaque réunion représentent un temps considérable. Sans compter l'effet boule de neige : je n'arrive pas à l'heure parce que les réunions ne démarrent jamais à l'heure, mais elles ne peuvent pas démarrer à l'heure si personne n'est présent à l'heure ! C'est un cercle vicieux.

Pour reprendre collectivement l'habitude de commencer à l'heure, mieux vaut annoncer un temps de réunion court (45 minutes à 1h). Et annoncer le défi : tenir le timing au départ et à l'arrivée ! Bien sûr, tout aura été organisé en amont : réservation de la salle, du matériel nécessaire (vidéoprojecteur, feuilles de paper board, feutres qui marchent, etc.). Une bonne pratique de l'animateur : être présent 5 minutes avant le début pour tout mettre en place et accueillir les premiers arrivants. Cerise sur le gâteau : le café, le thé, l'eau disponibles dans la salle, pour inciter chacun à rester plutôt que de courir au distributeur parce que la réunion n'a pas encore démarré.

3. Définir un objectif clair et concret, partagé par tous

L'objectif clarifie le rôle de chacun. Il est envoyé en amont de la réunion aux participants pressentis, qui pourront se préparer ou négocier leur présence. Pendant la réunion, il donne un cap pour tenir le timing et éviter les digressions stériles. Il focalise l'énergie du groupe vers la production d'un livrable concret. Pour (re)découvrir l'art et l'utilité de définir un bon objectif de réunion, lisez l'article les 7 vertus d'un objectif de réunion efficace.

4. Structurer le travail en sous-objectifs

Cette pratique offre plusieurs avantages. Elle facilite la concentration du groupe en jalonnant le chemin de livrables intermédiaires concrets. Par exemple, pour résoudre un problème, nous pouvons découper le temps en quatre séquences : produire une liste des causes du problème, sélectionner les  trois causes les plus impactantes, trouver des solutions pour chacune, sélectionner une ou deux solutions qui seront mises en œuvre sur le terrain à très court terme.

Grâce à ce découpage préparé en amont, le groupe peut être à géométrie variable : de nouveaux experts peuvent rejoindre le groupe pour enrichir la palette des solutions, des décideurs peuvent assister à la dernière séquence pour donner le "go" de la mise en œuvre.

Enfin, le séquencement de la réunion permet de varier les méthodes de travail pour choisir la la plus efficace pour un sous-objectif donné. Effet de bord positif, ce changement de rythme soutient l'énergie du groupe !

5. Eviter les tours de table interminables

Le tour de table est la technique à éviter pour demander à chacun son avis. Pour plusieurs raisons. Parce que les derniers sont tentés de penser à ce qu'ils s'apprêtent à dire plutôt qu'à écouter les interventions des premiers. Parce que si le débat s'enflamme, le risque est grand de ne pas finir le tour de table, pour la plus grande frustration de ceux qui n'ont pas parlé. Surtout, parce qu'il existe des techniques beaucoup plus efficaces pour recueillir et exploiter les opinions ou idées des participants.

Un tour de table efficace est court, dynamique, rythmé. Il porte sur des informations factuelles et ciblées, utiles à l'ensemble du groupe. Par exemple, l'expertise ou le rôle de chacun dans une réunion de lancement de projet. Astuce supplémentaire : laisser un temps de réflexion collectif avant de démarrer le partage, pour que chacun puisse se préparer avant d'écouter ce que les autres ont à dire.

6. Utiliser des techniques de production actives

L'action est un facteur d'implication et de créativité. Les techniques de production actives permettent d'augmenter le temps où chacun est actif. Par exemple, la technique du brainstorming post-it™ favorise l'expression de chacun plutôt que de quelques uns.

L'action passe aussi par le corps. Passer de la position assise à la position debout redonne une bouffée d'oxygène au cerveau, les idées sont plus claires et plus foisonnantes. A cet égard, travailler autour d'un paper board ou d'un tableau numérique interactif est plus efficace que de débattre assis et noter les idées sur un ordinateur. De plus, la disposition d'un groupe autour d'un tableau invite à construire ensemble concrètement sans se limiter au débat d'idées.

Dans la même veine, produire un prototype ensemble est une technique d'une efficacité redoutable. Les idées s'affûtent en construisant et la motivation est décuplée par l'émergence d'un résultat concret.

7. Travailler en parallèle

C'est une manière très efficace d'optimiser le rapport entre la production du groupe et le nombre de participants. Sur certaines séquences de la réunion, être trop nombreux peut même s'avérer contreproductif. Il vaut mieux séparer le sujet en plusieurs aspects traités par des sous-groupes différents. Par exemple, pour une réunion de résolution de problème, chaque sous-groupe peut s'attaquer à une cause différente et rechercher les solutions adéquates.

Seul point de vigilance : le temps de restitution des travaux de groupe. Pour pallier ce risque, la technique de co-production en atelier prévoit de faire tourner les groupes pendant la phase de production : chaque groupe prend connaissance du résultat produit par un autre groupe et complète sa production d'une autre couleur. Ainsi, le partage des dernières idées est très rapide.

8. Réaliser le compte-rendu pendant la réunion

Le compte-rendu est un outil d'animation de la réunion. Il permet de valider l'accord de tout le monde à chaque fin d'étape avant de passer à la suivante. Il sert aussi de "pousse décision" lorsque les débats s'éternisent : "alors, j'écris quoi dans le compte-rendu ?".

Pour réussir à le remplir en direct, plusieurs astuces :

• le faire au moment de la synthèse à chaque point d'étape,
• déléguer cette mission à un scribe qui jouera le rôle de "pousse-décision",
• préparer en amont le canevas (le plus simple étant un tableau à 3 colonnes : Décisions prises ou actions à entreprendre / Qui / Quand) ainsi que le brouillon du mail d'envoi (destinataires, objet, phrase d'introduction),
• prendre en photo les paper boards ou le prototype pour les joindre au mail.

9. Réserver 10 minutes à la fin pour définir les prochaines étapes

Cette phase est essentielle. La réunion n'aura servi à rien si elle n'est pas suivie d'effet. Si le compte-rendu actif facilite la prise de décision tout au long de la réunion, il reste néanmoins à synthétiser ce que chacun s'engage à réaliser et définir de quelle manière seront suivies ces actions. C'est le moment de fixer la date et surtout l'objectif de la prochaine réunion si le sujet n'est pas épuisé.

Une astuce supplémentaire pour maximiser l'efficacité de la prochaine rencontre : inscrire son objectif (le livrable à produire) dans le rendez-vous de l'agenda électronique partagé. Y joindre également tous les documents utiles, tels que le compte-rendu de la présente réunion.

10. Terminer à l'heure

Que l'objectif soit atteint ou non, terminer à l'heure garantit à chacun de démarrer à l'heure sa prochaine réunion. C'est un cercle vertueux ! De toute façon, les dix minutes précédentes ont permis de définir qui finalisait le livrable encore peu présentable, qui communiquait les décisions, quel sous-groupe de travail travaillerait sur un aspect à approfondir.

Pour plus d'astuces, retrouvez la boîte à outils de la gestion du temps