Techniquement viable et déployée depuis le milieu des années 2000, la classe virtuelle est devenue en quelques temps une modalité pédagogique phare de la formation professionnelle.
Le baromètre CEGOS 2017 des chiffres clés de la formation montre que 41% des entreprises qui proposent du digital learning à leurs salariés, ont déjà utilisé la classe virtuelle comme modalité.
Mieux, la classe virtuelle se classe comme la modalité à distance préférée de ces salariés.
L’occasion pour nous de faire le point sur les bénéfices (apprenants et organisation) de cette modalité et sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour en garantir la pertinence et l’efficacité pédagogique.
Définition de la classe virtuelle
La classe virtuelle est définie comme le fait de rassembler par un système de visioconférence un groupe de personnes, généralement un formateur et des apprenants, pouvant se voir, partager des documents et des affichages, discuter par audio ou chat, réaliser seul ou à plusieurs des activités interactives.
C’est donc une activité synchrone et distancielle, à la différence du e-learning (distancielle et asynchrone) ou de la formation en salle (synchrone et présentielle).
Les conseils avant de se lancer
Passons en revue les éléments à prendre en compte pour se lancer, en tant qu’entreprise ou organisation, dans l’usage de cette modalité.
Un débit réseau important et stable
D’un point de vue technique tout d’abord, la classe virtuelle nécessite un débit réseau important et stable, du côté du formateur ET de l’apprenant. Un Wi-Fi performant, ou mieux une connexion filaire, ou un réseau 4G sont requis pour une expérience utilisateur satisfaisante. En effet, et même si des documents peuvent être pré-chargés dans la salle virtuelle qui accueille la session, nous parlons ici de flux importants de données (vidéo, son, documents) échangés en direct par les participants.
La qualité d’expérience, et la qualité de l’événement synchrone dépendent en premier lieu de ce facteur. Une préconisation auprès des stagiaires, dans l’invitation, dans la salle d’attente virtuelle, à se connecter en filaire est donc fortement conseillée.
Doubler la liaison audio par un réseau téléphonique
C’est en raison de ce pré-requis technique que nous préconisons également dans nos classes virtuelles de doubler la liaison audio par un réseau téléphonique, plus fiable que la voix sur IP. En effet, en cas de rupture réseau ou de baisse de débit, même mineure ou de l’ordre de la micro-coupure, le formateur reste ainsi toujours en lien avec ses participants. Et nous le verrons plus bas, ce lien est essentiel pour la réussite d’une session.
Choisir sa solution logicielle
Deuxième point de vigilance technique, les solutions logicielles sont nombreuses : Adobe Connect, Webex, Skype for Business, GotoTraining pour les plus connues, et il peut être parfois difficile de faire un choix.
Nous retenons ici deux critères :
- En intra entreprise (tous les participants appartiennent à la même organisation), la prise en compte de l’environnement de la société, notamment sur sa solution de téléphonie et de messagerie instantanée, est primordiale. Ne serait-ce que pour ne pas multiplier les solutions de messageries utilisées par l’utilisateur.
- En inter entreprise (les participants peuvent appartenir à des organisations différentes), on veillera principalement à la mise en place d’une solution d’administration capable d’inter-opérer avec plusieurs solutions logicielles tierces et fonctionnant pour le maximum d’utilisateurs.
Dans tous les cas, et afin d’intégrer la classe virtuelle comme une réelle modalité pédagogique avec un suivi individualisé, une intéropérabilité entre la LMS utilisée et la solution de classe virtuelle retenue sera requise.
L’optimisation des coûts, un critère de choix
On l’a vu, la mise en place de conditions techniques optimales est un pré-requis à tout déploiement et, comme toute phase de mise en place, ceci peut prendre temps et argent.
Néanmoins, et cela est d’autant plus vrai dès que le volume de sessions augmente, la classe virtuelle est généralement louée pour l’économie de coûts substantielle qu’elle peut engendrer par rapport au présentiel.
« Rassembler » des personnes distantes, les faire travailler ensemble et en même temps, sans frais de déplacement ni de location de salle, peut en effet présenter un réel avantage dans le cas de déploiements internationaux ou de projets réunissant des personnes distantes.
De la même manière, la modalité de classe virtuelle peut permettre un suivi ponctuel moins coûteux que s’il était réalisé à distance. Des formes de tutorat, avec des rendez-vous individuels et collectifs peuvent être mis en place permettant un suivi, voire une personnalisation de l’apprentissage par le formateur.
Deux points de vigilance :
Attention néanmoins à deux choses dans l’analyse préalable au choix de la classe virtuelle dans le dispositif de formation :
- S’assurer que le programme nécessite du synchrone et de l’interaction entre participants, car sinon la solution e-learning (dont les coûts de production ne cessent de baisser) peut être la meilleure alternative ;
- Disposer d’un backoffice et d’un système d’administration performant (convocation, suivi, relance, reporting) quasi similaire à celui du présentiel.
Si le coût est un facteur majeur de choix, c’est en ce sens qu’il faudra identifier le point d’équilibre entre des sessions présentielles, du e-learning asynchrone et des sessions de classes virtuelles. Les objectifs pédagogiques, le nombre et la localisation des participants seront les variables clés.
Aussi, et afin de bien comparer toute chose comparable, on veillera à n’oublier aucun coût de la classe virtuelle :
- temps du formateur en animation et conception,
- coût audio,
- administration,
- licences,
- solutions techniques.
Côté utilisateurs (animateur et stagiaire)
La classe virtuelle a ceci de particulier qu’elle rassemble tout en ménageant une certaine distanciation. Tout le monde est ensemble au même moment, mais à distance, derrière son écran. Aussi il n’est pas rare de constater que certains stagiaires peuvent être plus en confiance pour poser une question par chat ou écran interposé que dans une salle. Participer au sein du groupe, même un peu, devient plus facile.
Dans la même logique, certaines activités interactives peuvent se révéler plus riches qu’en présentiel :
- sondages en temps réel et cumulatifs de l’ensemble des sessions,
- jeux et quizz timés et médiatisés,
- éclatement de salles virtuelles pour travailler en petit groupe,
- simulations…
Le champ des possibles s’élargit pour les concepteurs pédagogiques.
Enfin, la collecte des données et actions de l’utilisateur doivent permettre un suivi précis et par conséquence des formes de tutorat adaptées à sa réalité.
Côté formateur
La classe virtuelle apporte de nouveaux défis, autant en conception qu’en animation. Comme scénariser de manière encore plus précise qu’en présentiel, la durée d’une session ne devant pas excéder selon nous 1h30 sans pause ou 3h avec pauses et travaux en sous-groupes.
Il n’est pas rare de comparer l’animation d’une classe virtuelle avec l’animation radio. En effet, un déroulé à la minute est requis et des techniques d’animation spécifiques sont exigées :
- savoir porter sa voix,
- gérer la répartition et les temps de parole,
- maîtriser les interactions destinés à maintenir l’engagement des participants, etc.
Ce n’est pas un nouveau métier, mais une nouvelle manière de faire son métier… et des formations existent sur le sujet !
Aussi, aux vues de ces nouveaux défis, les aléas techniques que nous évoquions en début de billet ne doivent selon nous pas être gérés par l’animateur.
Être confort sur les aspects techniques et ne pas en faire une préoccupation est nécessaire pour le formateur.
Raison pour laquelle nous préconisons également la présence d’une assistance technique dédiée lors des sessions, capable de gérer les aléas (chute de débit, connexion au serveur audio des participants, difficulté de connexion des stagiaires), afin de laisser au formateur le temps et l’opportunité de faire son travail avec aisance et talent !
En conclusion, si la classe virtuelle est une modalité séduisante pour la réduction des coûts qu’elle peut engendrer, le suivi facilité des stagiaires ou encore les nouvelles opportunités pédagogiques qu’elle présente pour les concepteurs, choisir de l’utiliser comme modalité pédagogique, voire la massifier, doit s’accompagner d’une analyse préalable prenant en compte un ensemble de facteurs clés :
- le choix de la solution technique et la suppression de tous les irritants potentiels pour assurer une expérience utilisateur optimale ;
- la réalisation d’une analyse de coûts précise entre les modalités synchrones, asynchrones, présentielles et distancielles ;
- la formation des formateurs aux techniques d’animation spécifiques de la classe virtuelle ;
- la mise en place d’un back-office capable de gérer les montées en volume du nombre de sessions ;
Ces quelques pré-requis mis en place, rien ne devrait empêcher sa généralisation !
