Vous devez animer une formation ? Alors préparez-vous à rencontrer quelques comportements et situations difficiles. Un apprenant qui monopolise la parole, c’est un classique. Il peut y avoir aussi des bavardages, et même des apprenants qui ne montrent aucune motivation… Cela peut se produire aussi bien en présentiel ou à distance. Quelles attitudes adopter ? Quelles parades trouver aux perturbateurs ? Notre expert vous donne quelques pistes.
Situations difficiles en formation : de quoi parle-t-on ?
Si vous vous apprêtez à animer une formation, il est très possible que certains comportements individuels vous déstabilisent. Et cela peut aussi déranger les autres apprenants. C’est par exemple le cas – pour ne citer que les plus fréquents – des personnes bavardes, qui prennent trop la parole et qui finalement "écrasent", par leur sur-présence, les apprenants plus discrets. Ou encore des participants démotivés, qui font uniquement acte de présence et ne montrent aucun intérêt pour la formation. Ou enfin des plaisantins qui aiment faire rire la galerie et – effet collatéral – nuisent à la concentration du groupe. Sans parler des personnes agressives, qui coupent la parole des autres et les dévalorisent ou, à l’inverse, de celles qui se murent dans le silence, ne participent à aucune sollicitation, et éteignent leur caméra en visioconférence…
En plus de ces situations individuelles, qui relèvent souvent de la personnalité des apprenants, certains mouvements collectifs peuvent perturber le déroulement d’une formation. « Il arrive par exemple qu’un groupe d’apprenants issus de la même entreprise vivent une grande transformation en interne et doivent se former sur de nouveaux sujets. S’ils n’ont pas encore fait le deuil de leurs anciennes pratiques et qu’ils sont vent debout, il est difficile de les intéresser aux prochains challenges », explique Grégory Gallic, manager de l’offre Ingénierie Pédagogiques au sein du Groupe Cegos. Enfin, au cours d’une formation en présentiel, il n’est pas rare qu’un groupe de participants discutent en aparté, alors que d’autres s’expriment sur le sujet de la formation, mettant ainsi un frein à la dynamique de groupe.
Les situations difficiles en formation, ça s’anticipe !
La majorité du temps, il est possible d’anticiper les situations dites difficiles et ainsi de les contourner. « Pour éviter que ce type de comportements émergent, il convient d’abord de bien se préparer, c’est-à-dire d’avoir un contenu adapté, crédible, étayé d’exemples précis et de chiffres », indique Grégory Gallic. Plus la formation aura été construite, moins il y aura de place pour d’éventuels comportements perturbateurs le jour J. Ensuite, dès les premières minutes de la formation, après avoir accueilli les apprenants avec sincérité, un protocole simple peut être mis en place. « Il peut consister à présenter le programme de la formation, le déroulement de la journée, l’heure des moments de pause… C’est également l’opportunité de poser le cadre de la formation, c’est-à-dire de rappeler les règles de vie du groupe : ne pas couper la parole, s’écouter les uns les autres avec respect… », illustre notre expert.
Enfin, le formateur doit, lui aussi, être dans de bonnes dispositions. Autrement dit, il doit aborder la session de manière positive. « S’il l’aborde avec des préjugés négatifs, il interprètera mal les informations qu’il recevra de la part du groupe et cherchera à se faire confirmer ses préjugés. C’est ce qu’on appelle la prédiction inductrice. Alors, des difficultés apparaîtront et le formateur sur-réagira face aux comportements déviants », prévient Grégory Gallic. Mieux vaut donc aborder la formation dans un état de confiance : c’est aussi et surtout cette attitude positive qui aboutira sur le bon déroulement de la session, que celle-ci se déroule à distance ou en présentiel.
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Des situations difficiles émergent : que faire ?
Quand les formateurs doivent rester souples
Si, d’aventures, des situations difficiles émergent au cours de la session de formation, le premier réflexe du formateur est de garder la tête froide. Et de se demander : "Objectivement, cette situation gêne-t-elle l’atteinte des objectifs et plus globalement le groupe ou ne gêne-t-elle que moi ?". Si les comportements des apprenants n’entravent que le formateur, il n’a d’autre choix que de composer avec la situation quand il anime la formation.
Quand les formateurs doivent reprendre la main
À l’inverse, si ceux-ci perturbent le reste du groupe, il convient de réagir de manière progressive. « Au début, il est important de faire preuve de souplesse, voire de laisser faire », admet Grégory Gallic. Si les apprenants ne corrigent pas d’eux-mêmes leurs comportements, reprendre la main sur la situation, sans jamais durcir le ton, peut s’avérer utile. « L’une des astuces est de transformer une contrainte en une opportunité. Un participant qui regarde toujours sa montre peut être nommé time keeper pendant les activités de formation. Tandis qu’un expert d’un sujet peut être régulièrement sollicité pour apporter des exemples », illustre Grégory Gallic.
Quand il faut choisir l’esquive
L’art de l’esquive peut être intéressant à maîtriser dans certaines situations, par exemple celles où un apprenant est revendicatif ou cherche à se confronter avec le formateur. S’il n’a pas de prise et que son comportement ne suscite aucune réaction de la part d’autrui, il s’arrêtera de lui-même. Les formateurs peuvent enfin capitaliser sur le groupe, qui a une capacité d’auto-régulation. « Le plus souvent, lorsqu’un participant a un comportement perturbateur, les autres le lui disent et réagissent. Face à des situations difficiles, il faut faire confiance au groupe. »
Toujours savoir s’adapter pour animer une formation
Dans tous les cas, les formateurs doivent savoir s’adapter aux apprenants qu’ils ont en face d'eux. Par exemple si les apprenants sont peu motivés par la formation, la méthode magistrale est à oublier au profit d’activités plus participatives ou d’ateliers en sous-groupe. Surtout à distance, lorsque la dynamique de groupe est plus difficile à générer. Si les participants semblent fatigués, un moment régénératif peut être improvisé : par exemple 5 minutes de respiration profonde, un jeu de groupe…
Recadrer un élément perturbateur en formation : les DO’s et les DON’TS
À chaque situation, une parade existe.
Face à un profil "contradicteur"
Le profil contradicteur, c’est celui qui émet spontanément un avis différent de celui présenté.
- Ce qu’il faut éviter : chercher à le faire changer d’avis
- Ce qu’il faut privilégier : lui demander d’exprimer son point de vue après celui des autres
Face à un profil "bavard"
Le profil bavard, c’est celui qui s’exprime trop facilement et qui a du mal à gérer son temps de parole.
- Ce qu’il faut éviter : vouloir le faire taire à tout prix
- Ce qu’il faut privilégier : résumer ce qu’il dit et lui demander d’être bref
Face à un profil "d’expert"
Le profil expert, c’est celui qui tend à prendre la place du formateur.
- Ce qu’il faut éviter : se mettre en concurrence et le laisser développer des cas particuliers
- Ce qu’il faut privilégier : reconnaître son expertise tout en demandant l’avis du reste du groupe
Face à un profil "discret"
Le profil discret, c’est celui qui reste en retrait lors des échanges.
- Ce qu’il faut éviter : vouloir le faire parler à tout prix ou, à l’inverse, l’oublier
- Ce qu’il faut privilégier : l’encourager à s’exprimer (par le regard) et valoriser ses interventions
Il arrive que malgré les efforts des formateurs, certains participants adoptent un comportement particulièrement difficile à gérer. « Dans ce cas, les formateurs peuvent attendre un moment de pause pour recadrer la personne en one-to-one. Il convient ici de s’appuyer sur des faits précis, de donner des exemples et d’expliquer les raisons pour lesquelles ce comportement est néfaste », explique Grégory Gallic. En aucun cas, cet épisode de recadrage ne doit être réalisé face aux autres, par exemple au moment même où le comportement déviant est constaté, au risque d’humilier la personne incriminée.
