7 conseils pour convertir vos formations présentielles en formation à distance

Vous avez été mandaté.e pour convertir toutes vos formations présentielles en format distanciel ? Voici 7 recommandations issues de notre retour d’expérience. 

1. Identifiez ce que vous pouvez convertir… ou non 

Certains sujets qui semblaient totalement inabordables dans un contexte distanciel ont été convertis avec succès au cours des derniers mois ! 

Mais dans certains cas, lorsque la formation est très expérientielle, ou qu'elle repose sur de la pratique gestuelle, il est difficile de couvrir les mêmes objectifs pédagogiques à distance.  

Nous vous recommandons alors d'adopter un principe des projets agiles : en faire moins, mais le faire bien.  

Par exemple : j'ai 3 jours de formation qui intègrent des manipulations techniques ou de la pratique gestuelle. Je convertis les 2 jours qui portent sur de l'appropriation de procédures clés, et je conserve le 3^e jour en présentiel pour s'entrainer sur les manipulations.

2. Misez sur les interactions humaines à valeur ajoutée 

Une fois que vous avez cerné le périmètre de ce que vous allez convertir, il vous reste à répartir les objectifs pédagogiques entre activités synchrones et asynchrones. En effet, distanciel ne veut pas dire sans interactions humaines ! Ces dernières jouent un rôle essentiel dans le processus d'apprentissage :  

• Dans le cadre des formations métiers/techniques, elles permettent d'obtenir le feedback d’un expert ou de pairs sur une nouvelle pratique professionnelle 
• Dans le cadre de formations comportementales, elles contribuent à la confrontation de points de vue au sein d'un groupe qui aide à remettre en cause nos croyances et certaines de nos routines mentales (le fameux conflit socio-cognitif) 

Les interactions humaines permettent également de jalonner la formation à distance de "rendez-vous", qui suscitent de l'engagement et donnent du tempo au parcours. Ces interactions humaines sont donc incontournables, mais nécessitent une attention plus pousséeen distanciel. En cause : l’impossibilité de s’appuyer sur le langage corporel des interlocuteurs. Les méninges des formateurs doivent donc fonctionner à plein régime pour compenser et parvenir à lire les signaux non verbaux, comme le ton de la voix. 

En conséquence, réservez autant que possible les activités synchrones (telles que les classes virtuelles) à : 

- de l'entrainement, 

- des simulations, 

- des résolutions de problème (co-développement), 

- des confrontations de points de vue, 

 et traitez le reste… autrement ! 

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Transformer une formation présentielle en parcours mixte ou à distance

3. Donnez du travail personnel ou collectif entre chaque classe virtuelle  

Les ressources asynchrones peuvent permettre aux apprenants de s'approprier du contenu (dans une logique de classe inversée), mais aussi, et surtout, de s'entrainer pour ancrer de nouvelles manières de faire, ou de pratiquer en situation de travail.  

Un des enseignements clés de la période que nous vivons, c'est que l'usage de ces activités pré/post classes virtuelles a fortement évolué : là où auparavant un module e-learning était perçu comme accessoire, et se réalisait plutôt seul au moment de son choix (et parfois jamais), il devient maintenant un maillon essentiel de la chaine d'apprentissage, et se réalise "avec les autres", dans la même temporalité.  

C'est ainsi que de nouvelles formes de collaboration pair-à-pair sont apparues : telles que le co-watching où les participants réalisent en même temps un module, et partagent leurs commentaires en direct ou après visionnage. Les activités asynchrones deviennent donc ainsi de plus en plus… des activités synchrones ! 

4. Choisissez entre un format distribué ou resserré dans le temps pour votre formation 

Vous allez maintenant devoir prendre une décision structurante pour votre conversion : distribuer ou resserrer.  

Distribuer consiste à étirer votre dispositif dans le temps, sur plusieurs jours, semaines ou mois.  

• AVANTAGE : le fait de remobiliser l'attention des apprenants sur certains concepts à plusieurs reprises contribue à un meilleur ancrage. Le temps permet également aux apprenants de commencer à pratiquer, et à identifier plus nettement leurs acquis et champs de progrès.  
• POINTS DE VIGILANCE : génère un coût de planification, puisque vous fractionnez un événement présentiel en plusieurs événements distanciels. 

Resserrer consiste à coller au format présentiel initial, et donc jouer un parcours de classes virtuelles et d'activités sur 2 jours. 

• AVANTAGES : vous n'avez pas de modification à faire par rapport à votre planning initial de sessions, et certains apprenants trouvent plus facile de mobiliser deux jours d'affilée que plusieurs événements dans la durée. 
• POINTS DE VIGILANCE : demande plus de concentration de la part du formateur et des apprenants, et la présence d'un outillage qui aidera les apprenants à transposer en aval.  

Pour illustration (et inspiration !), voici des exemples de formats issus de l'offre Cegos, du plus resserré au plus distribué : 

• 3h Chrono (sur 3 heures) : une classe virtuelle rythmée par 3 temps forts
  • Je m'approprie un outil/une méthode très ciblée avec le formateur et le groupe 
  • Je m'entraine et je transpose  
  • Je partage mes réussites et questions 
• Full digital (sur 12 heures en 2 jours) : 2 classes virtuelles + des entrainements intermédiaires. C'est un peu le même principe qu'un 3 heures Chrono, mais avec plus de contenus et de temps de transposition entre les deux classes virtuelles.  
• Classes à distance (sur 14 heures en 2 jours) : elles récréent l'expérience d'une formation en présentiel, avec durée et programme identiques, et interactivité tout au long des 2 jours.   
• #UP (sur 14 heures en 6 semaines) : 2 classes virtuelles + un tutorat + une certification sur dossier de preuves. C'est une solution centrée sur la mise en pratique des Soft skills en situation de travail, ce qui explique qu'elle s'étire dans le temps (afin de multiplier les occasions de pratiquer).  

Tous les formats ont leurs avantages et leurs limites. L'enjeu est de trouver celui qui correspond le mieux à votre culture d'entreprise et au degré d'autonomie des apprenants. Certains apprécieront par exemple de travailler en totale autonomie pendant plusieurs heures ou jours, d'autres préfèreront au contraire retrouver le rythme du présentiel et d'être "portés" par le groupe et l'animateur.   

5. Capitalisez sur des gabarits pour réduire la charge cognitive des apprenants 

Imaginez la situation suivante : vous vous connectez sur votre application préférée, et… les boutons qui vous permettent habituellement de naviguer ont disparu. Ah non, en fait, ils ont été déplacés…. Ah mais mince, ils changent de place à chaque fois !  

Le risque, c'est que les apprenants dépensent plus d'énergie à s'approprier le nouveau mode d'interaction qu'à s'approprier le contenu ! Et dans une classe virtuelle, cela peut être toxique.  

Votre enjeu est donc de réduire la charge cognitive des apprenants, en capitalisant sur des gabarits de slides, ou de "zoning" de salles de classes virtuelles, qui leur permettront de savoir immédiatement ce qu'ils doivent faire et comment le faire. 

Et cerise sur le gâteau : cela vous permettra de baisser vos coûts de conception en réutilisant des approches qui fonctionnent.  

Ce conseil s’ajoute aux pratiques clés que nous avons déjà partagées pour concevoir une classe virtuelle efficace. 

6. Formez vos formateurs à l'animation distancielle 

Un dispositif distanciel ne s'anime pas comme du présentiel : les rythmes sont différents, il y a plus d'angles morts dans la perception de la compréhension ou de l'adhésion des apprenants, et surtout, il faut maitriser suffisamment l'environnement technologique… pour qu'il ne se voit plus !  

Vous allez devoir former vos formateurs avec une triple approche :  

• Maitriser les fonctionnalités de la plateforme de classe virtuelle retenue dans votre organisation 
• Savoir animer "comme à la radio": chez Cegos, nous nous appuyons par exemple sur l'acronyme LIVE, qui consiste à créer du Lien à distance, Immerger les apprenants dans des situations qui leur parlent, apporter de la Valeur en rendant chaque minute utile, et créer de l'Émotion  
• Accompagner les apprenants dans le cadre de leurs activités pré/post classes virtuelles : cela suppose de se rapprocher de postures plus tutorales, et de passer de l'animation de groupe à l'accompagnement individuel 

7. Préparez votre back-office   

Vos solutions sont conçues, vos formateurs sont habilités, vous êtes prêt.e à diffuser le planning des sessions… bravo !  

Mais attention, l'efficacité de votre action de formation repose à la fois sur sa pertinence pédagogique… et sur la maitrise de vos coûts de back-office. Il est important de bien sécuriser vos processus d'administration en amont de vos déploiements, qu'il s'agisse de la gestion des salles de classes virtuelles, de l'inscription, de la validation de présence aux classes virtuelles, ou de l'évaluation en termes de satisfaction, d'acquis ou de transfert des acquis.  

Avant de vous lancer à grande échelle, faites un testsur quelques sessions pour vérifier que votre chaine d'administration est bien alimentée, et que le déploiement ne génère pas de surcoûts d'administration.  

Ces 7recommandations essentielles ne sont pas forcément à suivre de manière séquentielle. Votre réseau d'intervenants est peut-être déjà très à l'aise avec le distanciel (chez Cegos, par exemple, nous avions déjà mis en place un Certificat Formateur Digital dès 2017), ou alors vous disposez déjà de gabarits de conception éprouvés… Comme dans une formation, capitalisez sur vos acquis, et entrez dans la zone de flow pour vous atteler au reste !  

Retrouvez les retours d'expérience de certains de nos clients sur de projets de conversion