- 1er pilier : la systématisation d'un alignement stratégique
- 2ème pilier : une cartographie des risques commune à l’ensemble des dispositifs
- 3ème pilier : une cartographie des processus unique avec un niveau de granularité compatible avec l’ensemble des dispositifs
- 4ème pilier : la production d’un dashboard intégré par processus
- La maîtrise des interfaces entre processus et projets
Suite du dossier qui présente les bonnes pratiques en termes de construction d’un dispositif de pilotage intégré de la performance et de la conformité. Voyons aujourd'hui quels sont les 4 piliers le constituant.
1er pilier : la systématisation d'un alignement stratégique
Le premier pilier constitutif d’un pilotage intégré de la performance est la systématisation de l’alignement stratégique entre les processus / projets et les objectifs du plan via la méthodologie du Balanced scorecards.
Cette méthodologie, développée initialement par les directions planification des groupes cotés, impliquait initialement les membres des Comex ou des Conseils d’administration dans un processus collégial et partagé de planification stratégique.
La nouvelle certification ISO 9001 2015 impose cette démarche au niveau des pilotes de processus, qui doivent de surcroît réaliser une analyse SWOT de leur processus.
2ème pilier : une cartographie des risques commune à l’ensemble des dispositifs
Le deuxième pilier constitutif d’un dispositif de pilotage intégré de la performance et de la conformité réside dans la production d’une cartographie des risques avérés et potentiels, avec un niveau de granularité compatible avec le niveau d’exigence de chaque dispositif.
Cette cartographie des risques décrira, tant les risques exogènes que les risques endogènes impactant les processus métier, support et pilotage de l’entreprise.
La cartographie des risques est constitué de 3 niveaux :
- méta risques,
- micro risques,
- risque élémentaire.
Ainsi le risk management se concentre sur les méta-risques alors que le contrôle interne propose des activités de contrôle visant à couvrir des risques élémentaires associés aux tâches décrites dans les procédures.
3ème pilier : une cartographie des processus unique avec un niveau de granularité compatible avec l’ensemble des dispositifs
Le troisième pilier constitutif d’un dispositif de pilotage intégré de la performance et de la conformité, réside dans la production d’une cartographie des processus unique, intégrée dans les systèmes d’information, structurée en différenciant 3 niveaux de processus :
- Macro processus : superviser le contrôle de gestion ;
- Micro processus : superviser le budget ;
- Tâches : saisir les prévisions budgétaires, analyser les écarts élémentaires.
La prise en compte systématique de cette granularité est essentielle car le niveau de maillage demandé par chaque dispositif est différent.
Le contrôle de gestion s’intéresse aux macro ou micro processus, en vue par exemple de chiffrer le coût des processus (méthode activity based costing) ou de construire une carte de performance.
Le contrôle interne, s’intéresse aux tâches élémentaires, décrites dans le cadre des procédures ou des contrôles embarqués dans les systèmes d’information.
4ème pilier : la production d’un dashboard intégré par processus
Le quatrième pilier, constitutif d’un système de pilotage intégré de la performance et de la conformité, passe par la production d’un tableau de bord intégré par processus, permettant au pilote de processus d’avoir une vision intégrant l’ensemble des dispositifs l’impactant.
Le tableau de bord intégrera cinq typologies d’indicateurs :
- Performance : les objectifs associés au processus ont-ils été atteints ?
- Pilotage : quels sont les dysfonctionnements ayant impacté le processus ? Quelle est l’allocation de ressources associées au déroulement normatif des activités ?
- Eclairage : quels sont les paramètres exogènes pouvant impacter positivement ou négativement le processus et par voie de conséquence l’atteinte des objectifs ?
- Impact : En quoi l’atteinte des objectifs impactes positivement ou négativement l’environnement socio-économique ?
- Risque : quels risques majeurs peuvent affecter le déroulement normatif du processus ?
La maîtrise des interfaces entre processus et projets
Un pilotage intégré de la performance n’est possible que si la cartographie des interfaces entre processus eux-mêmes, mais aussi entre processus et projets, a été réalisée.
De nombreux dysfonctionnements au sein des entreprises ne sont pas liés aux processus eux-mêmes mais à leurs interfaces.
Un travail systématique est nécessaire entre pilotes de processus et project managers pour identifier :
- La nature des dysfonctionnements entre interfaces (flux d’information ou logistiques),
- Les causes et la racine des dysfonctionnements,
- Les conséquences pour les processus récepteurs via une cotation brute du risque,
- L’analyse des difficultés rencontrées pour l’émetteur de l’interface,
- Des propositions de plans d’action réalistes permettant de fluidifier les échanges entre processus et projets..
Pour aller plus loin, retrouvez l’intégralité de notre dossier sur le Pilotage intégré de la performance et de la conformité.
