Nous connaissons tous ces réunions cycliques qui ont le même ordre du jour, se déroulent à une même date ou un même jour, au même endroit, animées par la même personne, où chacun se met à la même place et où il ne se passe… rien de neuf, ou pire, rien.
Alors que nous devrions échanger, parler, discuter, partager, bref, être ensemble, nous attendons notre tour et que cela finisse. Ces réunions dont un objectif implicite était l’échange et la cohésion, se réduisent à des réunions aux objectifs explicites d’information, certes, mais désincarnée.
Le bon sens nous dit qu’il est vain de faire toujours la même chose et de s’attendre à des résultats différents. Alors quelles astuces pour casser la routine de ces réunions ?
Astuce n°3 : Changer les rôles
D’habitude, qui fait quoi ? Changeons cela régulièrement !
D’une part d’un point de vue fonctionnel : y a-t-il un gardien du temps ? de l’ordre du jour ? de la réalisation du compte-rendu ? et bien partageons, échangeons nos rôles ! Et pourquoi pas aussi le rôle d’animateur de réunion.
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Retrouvez les astuces 1 et 2 de notre expert :
Remettre de l’énergie dans nos réunions grâce au changement
Remettre de l'énergie dans nos réunions grâce à l'humain
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Les fois où cela a marché : Témoignages(***)
« Si cela ne vient pas du groupe, ou si des personnes le vivent comme une charge supplémentaire, cela ne peut pas marcher. Il faut trouver un point commun entre la personne et le rôle qui lui est attribué, ou qu’elle s’attribue elle-même. J’ai commencé par demander « pour qui est-il important de finir à temps ? » et la première personne qui s’est montrée a accepté d’être gardien du temps. A chacune de ses alertes, je disais « où en sommes-nous globalement ? », puis « qui peut le noter ? » et petit à petit les rôles ont tourné. A une autre occasion, j’ai profité d’un évènement exceptionnel dans un service pour laisser son représentant animer une partie de la réunion… et cela a fait école : les représentants proposent eux-mêmes d’animer telle ou telle partie dès lors qu’il ont quelque chose d’important à dire ou à faire passer. Il n’y a rien d’obligatoire, c’est juste du bon sens partagé. »
D’autre part il est possible, sur certains sujets, d’utiliser la méthode d’Edward de Bono(*) des 6 chapeaux, ou une variante. En voici les principes : il s’agit de séquencer les modalités d’expression du groupe sur un sujet donné. Par exemple : on ne parlera plus que des perspectives positives (optimisme), tout autre apport est interdit à ce moment-là ; puis on n’évoquera plus que les risques (rationnel négatif), tout autre apport est interdit à ce moment-là ; puis on évoquera les idées concrètes (rationnel positif), tout autre apport est interdit à ce moment-là, puis les émotions, etc. Le fait de contraindre chaque participant à n’exprimer qu’une forme de pensée à la fois est une façon efficace de déjouer des conflits (de type « pour/contre ») et de recueillir des feedbacks de qualité.
Comment faire ?
Présenter la méthode et son bénéfice. Puis l’essayer sur un sujet anodin, avec peu d’enjeu, pour valider avec le groupe les règles, les cadres et formes de recadrages, et les bénéfices.
Certains participants se plaindront de « censure » ou de contrainte excessive à leur expression ; insister sur le fait qu’il s’agit d’une méthode et que l’expression reste libre à chaque séquence.
« J’ai décidé d’animer suivant le principe de De Bono le jour où je devais présenter la nouvelle organisation du service. Je savais que ce changement allait déclencher des réactions vives et multiples. J’ai commencé ma réunion en le disant ; en disant que j’étais conscient qu’ils allaient réagir et qu’il me semblait important que chacun ait l’occasion de s’exprimer complètement sur le sujet. Du coup ils ont accepté de tester. Cela n’a pas été toujours fluide, mais globalement nous avons pu parler de tout, sans conflit ; et ça, pour moi, c’était important. »
En bref, pour éviter que le triste effet de mécanique se produise, il peut être utile d’oser des « Minnovations(**)». C'est-à-dire des changements mineurs, qui peuvent eux-mêmes changer (du changement de rôles ce trimestre à l’histoire du jour le mois prochain…) et qui auront pour mérite essentiel de redéfinir l’espace de chacun et sa place dans l’événement récurrent.
L’effet de clonage rompu, il est possible d’espérer que ces réunions réunissent effectivement leurs participants, et retrouvent leurs mérites implicites : l’échange et la cohésion. Pour être averti(e) de la prochaine astuce, abonnez-vous aux alertes.
Rentrez votre adresse e-mail * Edward de Bono “Les 6 chapeaux de la réflexion” – Editions Eyrolles** cf Harvard Business Review - Blog “Entrepreneurs Stop Innovating, Start Minnovating” by Daniel Isenberg Nov-2009
*** Les paragraphes entre guillemets sont issus de mes carnets. Strictement il ne s’agit pas de citations, mais plutôt de retranscriptions de mes propres notes, prises à la volée au cours de différentes missions. C’est pour cela qu’ils restent anonymes.
